Команда IT-Enterprise завершила другий етап робіт із цифровізації «Повернись живим» і впровадження єдиної платформи керування бізнес-процесами Фонду. Під час проєкту замінено розрізнені програмні продукти, включно з російською 1С, Asana, Dilovod та Excel.
«Команда мала максимально швидко та гнучко керувати всіма процесами Фонду. Це була пріоритетна ціль. Для проєкту цифровізації ми обрали українського вендора за його експертизу, досвід та ресурсність. Результат, який отримали, це — прозорі цифрові процеси, дані в режимі реального часу та точна аналітика. Усе це прискорює наші щоденні дії із залучення коштів, закупівель, передачі та звітності», — розповів Тарас Чмут, директор «Повернись живим».
Ключові етапи проєкту реалізовано під час повномасштабної війни. А саме завдання із забезпечення комплексного управління бізнес-процесами реалізовано з урахуванням безпекових чинників, що мають значну вагу, з огляду на чутливість і важливість діяльності Фонду.
«Залучена команда IT-Enterprise запровадила наскрізні бізнес-процеси. Тепер з допомогою нових цифрових інструментів внутрішня команда ефективно обробляє заявки від військових частин, управляє закупівлями та рахунками, приймає та видає товари, веде бухгалтерський облік і формує Cash Flow. Цифрові й оптимізовані процеси дали змогу працювати швидше та мати «helicopter view» над всією діяльністю Фонду», — зазначив Олег Карпенко, заступник директора «Повернись живим».
Він додав, що завдяки єдиній платформі наскрізно відстежується кожен етап процесів — від зарахування коштів і заявки до закупівлі і видавання. ERP-система автоматично контролює проєкти та напрями діяльності Фонду щодо погодження закупівель, заповнення фінансових аналітик, формування Cash Flow і бухгалтерських проводок.
У фінансовому блоці автоматично обробляються понад 70 тис. банківських виписок щомісяця. Це обумовлено специфікою залучення громадських коштів через велику кількість донатів і надходжень. Вдосконалення казначейських процесів забезпечило точність автоматичної обробки банківських виписок до 99,5%. Крім того, автоматично формуються і звіти Cash Flow. Також додано автообробку витратних виписок і формування звітів про закупівлі з оприлюдненням на офіційному сайті Фонду.
Новий ШІ-помічник завдяки натренованому штучному інтелекту перебрав на себе повноваження з обробки рахунків та їхньої прив’язки до потреб військових частин і внутрішніх аналітик. Оскільки всі процеси — облік, закупівлі та складські операції — відтепер опрацьовуються за єдиними стандартами, це усуває дублювання інформації, підвищує точність даних і спрощує процесні комунікації всередині команди.
Заявки від військових частин опрацьовуються і обробляються централізовано на платформі IT-Enterprise, яка автоматично резервує товари під потреби ВЧ, відстежує їхнє переміщення і контролює статус підписання актів видавання. Водночас забезпечено системний облік товарів за серійними номерами, як-от: автомобілі, БПЛА, радіостанції, резервне живлення, нічна оптика тощо. Згідно із серійними номерами можна прослідкувати всі етапи переміщення дрона чи ноутбуку — від придбання до передачі у військову частину під відповідальність чітко визначених осіб. Це допомагає уникнути інцидентів, коли б закуплені Фондом товари потрапляли б не за призначенням.
Дані щодо діяльності Фонду доступні в режимі реального часу. Це дає нагоду швидко формувати зведені звіти за витратами, закупівлями, заявками і Cash Flow. Блок публічної звітності має важливе суспільне значення, тож аналітичні дашборди доступні на сайті «Повернись живим» у розділі «Звітність». Окрім того, працює безпековий контур — встановлені єдині правила доступу до IT-системи, що гарантують безпеку та захист інформації. Кожна дія користувача реєструється, зберігаються його дані, час і деталі змін, а профілі безпеки закривають доступ до чутливих даних.