Умови воєнного стану створюють все більше викликів для бізнесів. Один із них – це організація подій. Як зробити так, щоб повітряні тривоги, ракетні обстріли, проблеми з електроенергією та знаходження учасників у різних куточках світу не стали на заваді залученню аудиторії та проведенню часу з користю, та подбати про всі тонкощі.
Перш за все, визначте мету заходу
Завдяки івентам працівники компанії та клієнти отримують ряд інсайтів для розвитку. Починати підготовку заходу варто з визначення його мети, що включає в себе очікувані результати від заходу. Правильно поставлена мета дає змогу провести точний аналіз цільової аудиторії, її потреб та створити портрет учасника. А це впливає на написання сценарію, який буде максимально підходящим для формату події.
“Успішність івенту – це досягнення мети, і потрібно вимірювати та аналізувати, що вдалося після”.
Місце проведення онлайн-івенту
Реалії життя в умовах карантину та воєнного стану навчили українців бути готовими до будь-яких раптових ситуацій. Тому краще обирати місце проведення (студію), де обов’язково є:
- альтернативний вид живлення (генератор);
- високошвидкісний інтернет: бажано декілька ліній, між якими зручно перемикатися;
- старлінк: на випадок екстрених ситуацій, коли локальна мережа недоступна;
- приміщення з гарним рівнем шумоізоляції;
- укриття.
Потрібно визначити, наскільки важливим є задній фон, а залежно від цього зверніть увагу на інтер’єр. Якщо ж хтось використовує спеціальні технології, то з цим буде простіше, головне – наявність гарного освітлення.
Радимо завжди мати план Б на випадок форс-мажору (наприклад, коли формат заходу змінюється на онлайн). Якщо на заході буде онлайн-трансляція, обов’язково розмістіть апаратуру в такому місці, що найбільше передасть атмосферу івенту.
Міжнародний онлайн-івент. Що важливо врахувати
Заходи, де беруть участь іноземні спікери, стають все більш популярними. Івент такого типу дає учасникам змогу обмінюватися досвідом експертів з різних країн. Варто враховувати різні часові пояси країн, мови спілкування та особливості самопрезентацій. Буде доречним, якщо до початку заходу провести брифування іноземних гостей та невеличку репетицію їх виступу. Так вони зрозуміють, як буде все відбуватися, і раптових ситуацій не виникне.
Унікальний онлайн івент
Багато хто погодиться, що упродовж довгого часу слухати спікера, що просто сидить за столом, стає нудно та нецікаво. Інша справа, коли це відбувається з залученням новітніх технологій, таких як:
1. Віртуальна студія. Тут все залежить від польоту фантазії. Можна зробити студію на хромакеї, де учасники будуть знаходитися поряд, наче в аудиторії. Добре привертають увагу додавання різних елементів у процесі виступу. Ще цікавим є ефект зміни місцезнаходження спікера, за допомогою якого певні моменти стають виразнішими.
2. XR-студія. З цією технологією можна відчути себе присутніми прямо в студії завдяки правильному розташуванню діодних екранів та графіка.
Реєстрація учасників
Щоб детально спланувати всі моменти івенту, важливо розуміти точну кількість учасників, що будуть присутніми. Для цього попередньо проводять реєстрацію на платформах типу regtoevent. Потрібно зробити цей процес максимально швидким та комфортним. Запитувати лише ту інформацію, яку учасник може з легкістю вказати, не перетворюйте реєстрацію на відкриття супер секретного рахунку в банку.
Якщо захід є платним, варто проаналізувати, який спосіб оплати підійде аудиторії. Квитки для будь-якого формату краще підійдуть електронні, адже майбутнім гостям не потрібно буде ще витрачати час на їх роздрукування. Якщо захід онлайн, то, щоб уникнути непроханих гостей, посилання на запрошення варто надсилати на вказану учасником e-mail адресу до початку. У разі проведення івенту у форматі офлайн можна додатки на квитки унікальний номер гостя чи QR-код, який зчитується прямо з телефону.
Чим зацікавити аудиторію
Дайте змогу глядачам впливати на хід заходу. Можна проводити опитування в реальному часі, надати змогу ставити запитання по суті виступів, вислухати думку глядача. Взаємодіяти з аудиторією протягом всього часу, не давати сумувати. Для цього потрібно врахувати досвід інших подій та обрати максимально зручну платформу.
Переваги залучення режисера
Щоб івент був цікавим та весь час тримав увагу глядача, до співпраці зазвичай залучають режисера. Спеціаліст професійно поєднає контент, буде вчасно висвітлювати елементи в потрібному порядку та врятує від можливих форс-мажорних ситуацій в цьому плані.