Условия военного положения создают все большее количество вызовов для бизнесов. Один из них – это организация событий. Как сделать так, чтобы воздушные тревоги, ракетные обстрелы, проблемы с электроэнергией и нахождение участников в разных уголках мира не помешали привлечению аудитории и времяпрепровождению, и позаботиться обо всех тонкостях.
Прежде всего определите цель мероприятия
Благодаря инвентам сотрудники компании и клиенты получают ряд инсайтов для развития. Начинать подготовку мероприятия следует с определения его цели, включающей в себя ожидаемые результаты от мероприятия. Правильно поставленная цель позволяет провести точный анализ целевой аудитории, ее потребностей и создать портрет участника. А это влияет на написание сценария, максимально подходящего для формата события.
«Успешность инвента – это достижение цели, и нужно измерять и анализировать, что удалось после».
Место проведения онлайн-ивента
Реалии жизни в условиях карантина и военного положения научили украинцев быть готовыми к любым внезапным ситуациям. Поэтому лучше выбирать место проведения (студию), где обязательно есть:
- альтернативный вид питания (генератор);
- высокоскоростной интернет: желательно несколько линий, между которыми удобно переключаться;
- старлинк: на случай экстренных ситуаций, когда локальная сеть недоступна;
- помещение с хорошим уровнем шумоизоляции;
- укрытие.
Нужно определить, насколько важен задний фон, а в зависимости от этого обратите внимание на интерьер. Если же кто-то использует специальные технологии, то с этим будет проще, главное – наличие хорошего освещения.
Советуем всегда иметь план Б на случай форс-мажора (например, когда формат мероприятия меняется на онлайн). Если на мероприятии будет онлайн-трансляция, обязательно разместите аппаратуру в таком месте, что больше всего передаст атмосферу ивенту.
Международный онлайн-ивент. Что важно учесть
Мероприятия, где принимают участие иностранные спикеры, становятся все популярнее. Ивент такого типа позволяет участникам обмениваться опытом экспертов из разных стран. Следует учитывать разные часовые пояса стран, языки общения и особенности самопрезентаций. Будет уместным, если до начала мероприятия провести брифовку иностранных гостей и небольшую репетицию их выступления. Так они поймут, как будет происходить, и внезапных ситуаций не возникнет.
Уникальный онлайн-ивент
Многие согласятся, что долгое время слушать спикера, просто сидящего за столом, становится скучно и неинтересно. Другое дело, когда это происходит с привлечением новейших технологий, таких как:
1. Виртуальная студия. Здесь все зависит от полета фантазии. Можно сделать студию на хромакее, где участники будут находиться рядом, как в аудитории. Хорошо обращают внимание на добавление различных элементов в процессе выступления. Еще интересен эффект изменения местоположения спикера, с помощью которого определенные моменты становятся более выразительными.
2. XR-студия. С этой технологией можно почувствовать себя прямо в студии благодаря правильному расположению диодных экранов и графика.
Регистрация участников
Чтобы детально спланировать все моменты ивента, важно понимать точное количество присутствующих участников. Для этого предварительно производят регистрацию на платформах типа regtoevent. Следует сделать этот процесс максимально быстрым и комфортным. Запрашивать только ту информацию, которую участник может с легкостью указать, не превращайте регистрацию в открытие суперсекретного счета в банке.
Если мероприятие платное, следует проанализировать, какой способ оплаты подойдет аудитории. Билеты для любого формата лучше подойдут электронные, ведь будущим гостям не нужно будет еще тратить время на их распечатку. Если мероприятие онлайн, то во избежание незваных гостей ссылку на приглашение следует присылать на указанный участником e-mail адрес к началу. В случае проведения ивента в формате офлайн можно добавить на билеты уникальный номер гостя или QR-код, который считывается прямо с телефона.
Чем заинтересовать аудиторию
Дайте возможность зрителям влиять на ход мероприятия. Можно проводить опрос в реальном времени, позволить задавать вопросы по существу выступлений, выслушать мнение зрителя. Взаимодействовать с аудиторией в течение всего времени, не давать скучать. Для этого необходимо учесть опыт других событий и выбрать максимально удобную платформу.
Преимущества привлечения режиссера
Чтобы ивент был интересен и все время держал внимание зрителя, к сотрудничеству обычно привлекают режиссера. Специалист профессионально объединит контент, будет своевременно освещать элементы в нужном порядке и спасет от возможных форс-мажорных ситуаций в этом плане.