Врахувати інтереси кожного: оновлена механіка проведення продакшн-тендерів у креативній індустрії
02 Чер 2025, 15:49

Врахувати інтереси кожного: оновлена механіка проведення продакшн-тендерів у креативній індустрії

Креативна індустрія в Україні активно зростає. Бренди вкладаються у відеоконтент, створюють оригінальні рекламні кампанії, і з кожним роком дедалі більше компаній починають працювати з креативними агенціями та продакшн-командами. Але там, де багато сторін і власних процесів, неминуче з’являються непорозуміння. Відсутність чітких та актуальних правил, різне розуміння ролей і відповідальностей — усе це може перетворити тендер не на точку старту класного проєкту, а на зону ризику.

Щоб забезпечити максимально партнерську взаємодію, МХП за підтримки Всеукраїнської рекламної коаліції (ВРК) та у співпраці з представниками креативного ринку, розробили рекомендації для проведення продакшн-тендерів. Їхня мета — не зарегулювати процес, а навпаки: зробити його прозорим, передбачуваним і зручним для всіх сторін.

До розробки рекомендацій долучилися представники МХП, ВРК, Adje, Tomin Film, the.eyes.views.

Ми з колегами детально проаналізували кожен етап тендеру, щоб знайти всі слабкі місця та запропонувати рішення, які зроблять процес прозорішим і зрозумілішим для ринку. Віримо, що наш досвід буде корисним і допоможе якісно проводити продакшн-тендери.
Анастасія Ливинець
керівниця центру маркетингових комунікацій МХП

Відкритість та передбачуваність з першого кроку

Тендер має починатися не з розсилки брифу, а з формування чіткої логіки процесу. Формується лонг-лист — це попередній список студій, які можуть взяти участь у тендері, до нього можуть потрапити усі бажаючі. Потім на основі об’єктивних критеріїв (портфоліо, релевантність проєктів, команда, репутація) формується шорт-лист з трьох-п’яти учасників.

Ключове правило — усі критерії мають бути прозорими, а студії — поінформовані, чому саме вони потрапили або не потрапили до наступного етапу. Це не лише про повагу, а й про зміцнення довіри на ринку.

Водночас ще до старту робіт із концепцією важливо узгодити технічне завдання. Чіткий, вивірений бриф із реалістичним бюджетом і таймінгом — половина успіху. Якщо ці елементи розмиті або змінюються в процесі, результат буде компромісним або взагалі не реалізованим.

Я добре розумію занепокоєння студій щодо критеріїв та прозорості. Як замовниця, я теж прагну чітких правил і якісного зворотного зв’язку. Саме тому ми в МХП змінили підхід і впровадили нову, покрокову систему відбору партнерів — відкриту, зрозумілу і чесну. Вона передбачає: чіткі критерії відбору компаній до шорт-листа, зафіксовані та незмінні протягом тендеру критерії оцінювання пропозицій, відкритий лист учасників та їх оцінка в розрізі кожного критерію.
Ірина Гончаренко
керівниця управління закупівель послуг МХП

Прозорість у виборі режисерів

У тендері кожна студія подає свою ідею разом із режисером — адже саме він або вона формує настрій, ритм і силу майбутнього відео.

Але проблема ринку в тому, що учасники не знають, які саме режисери були запропоновані іншими студіями — і тим більше, хто потрапив до фінального відбору. Це створює відчуття непрозорості та нерівних умов.

Щоб це змінити, важливо запровадити спільну практику: публічний перелік відібраних режисерів — це означає, що всі учасники тендеру мають знати, з якими студіями конкурують, і які режисери були подані кожною з них. Це забезпечує рівні можливості, чесну конкуренцію й довіру між усіма сторонами.

Дебрифінг, презентації, аргументовані рішення

Перед презентацією ідей з усіма учасниками відбувається дебрифінг — спочатку спільний, далі індивідуальні сесії. Команди можуть поставити уточнювальні запитання, верифікувати деталі та звірити очікування. Такі зустрічі проводяться онлайн або вживу з обов’язковим записом.

На підготовку дається щонайменше п’ять робочих днів. Презентації проходять в офісі замовника або онлайн протягом одного-двох заздалегідь визначених днів. Присутність ключових осіб — обов’язкова.

Після презентації студія отримує усний зворотний зв’язок одразу під час зустрічі. Це принципово важливий крок — чесне обговорення, а не шаблонна відповідь на пошту. Усі подані матеріали (режисерський тритмент, тритмент студії, бюджет у форматі Excel) потім зберігаються в архіві тендера як конфіденційні.

Тендер — це не тільки про вибір. Це можливість побудувати партнерство, побачити, як мислить потенційний підрядник. А якісний фідбек формує здорову культуру співпраці.
Микита Кукоба
співвласник продакшну Adje

Завершення з повагою: укладання договору

Після оцінювання пропозицій замовник повідомляє результати всім учасникам. Це має супроводжуватись аргументованим рішенням — чому обрали саме цю студію. Публікація або передача матеріалів третім особам без згоди — неприпустима. Термін зберігання даних — не менше, ніж строк дії прав на матеріали (часто це два роки).

Укладання договору — завершальний, але критичний етап. Якщо хтось зі сторін після перемоги раптом змінює умови або відмовляється від угоди, інша сторона має право скасувати результати тендера.

Тут велику роль відіграє добросовісність. Не на папері, а в діях. Бо тендер — це лише початок. А що буде далі, залежить від того, наскільки ми вміємо грати за чесними, а головне — спільно визначеними правилами.

Усі ці рекомендації — не догма. Це жива рамка, яку можна адаптувати під свої реалії. Але найважливіше — ми як ринок починаємо говорити про правила. І не через примус, а через бажання зробити взаємодію прозорою, чесною та передбачуваною.
Олена Андрієнко
членкиня Наглядової Ради ВРК, заступниця директора з правових питань Publicis Groupe Ukraine

Компанія МХП вже впровадила новий підхід до проведення продакшн-тендерів.

Розкажіть друзям про новину