Агенція Vandog підготувала гайд із доброчесних комунікацій для замовників та виконавців про те, як не зашкваритися та працювати в плюс.
У першій частині агенція розповіла, як знайти адекватних партнерів. Тепер пропонуємо вам другу частину, у якій йдеться про мистецтво переговорів між агенцією та замовником.
2.1. Чіткі ТЗ, дедлайни і даті пітчів, закріплені письмово
З боку замовника
Пітчі та дедлайни
Коли ви вже відібрали short list, час надавати чіткі дати для пітчів. Важливо одразу надіслати всім учасникам їхні дати одночасно, щоб не було ніяких непорозумінь. Так всі будуть працювати в рівних умовах, і кожен буде знати, коли і що робити.
Тестове завдання
Тільки для шорт-листа. Якщо ви вирішили давати тестове завдання — даєте його лише тим, хто потрапив у short list.
Чіткі дедлайни
Встановлюємо зрозумілі терміни і не затягуємо. Якщо є конкретні дедлайни для завдань або пітчів — обов’язково про них повідомляйте агенції, щоб потім не було «ну ми думали, що в нас ще є час».
Все фіксуємо письмово
Всі дати, дедлайни, пітчі і умови — все в письмовому вигляді. Так ми зберігаємо юридичну чистоту і уникаємо таких суперечок, як «ви про це не говорили» або «а ми не так зрозуміли».
З боку агенції
- Отримали дату пітчу — одразу перевіряємо все й будуємо чіткий план, щоб нічого не пропустити. Будь-які питання щодо дедлайнів чи умов з’ясовуємо відразу. Жодних «ой, а ми не знали» бути не може.
- Потрапили в short list — тестове завдання виконуємо бездоганно та у встановлені терміни. Тут немає місця лінощі чи пів силі: лише найкращий результат! Це шанс пройти далі.
- Важливо бути максимально відкритим із замовником. Якщо щось не зрозуміло — не соромимося уточнювати деталі. Чим більше ясності, тим менше шансів на непорозуміння.
Як зробити все ок?
- Цілі та правила взаємодії: одразу кажемо, що потрібно і коли. Пояснюємо, чому саме так, і які результати мають бути.
- Прозорість: все, що стосується термінів, пітчів чи завдань, все має бути абсолютно прозорим і детально проговореним, щоб жодних питань не виникало. Все фіксуємо письмово — це ваша гарантія рівних умов для всіх учасників.
- Чіткість у кроках: кожен етап чітко пояснюємо, щоб не було «сюрпризів». Як замовник — дійте швидко й чітко, а як агенція — будьте організованими й не залишайте нічого на останню хвилину.
2.2. Прозора та конфіденційна комунікація у тендерах
Тендер — це не гра в «хто кого перехитрить», а процес, де обидві сторони мають грати чесно. Прозорість і конфіденційність — ключові поняття, які допомагають уникнути хаосу та нервів.
Червоні прапорці
- Замовник: «А давайте перенесемо пітч, але скажемо про це за годину до початку?», «Відмінимо тендер, але нікому не пояснимо, чому».
- Агенція: «Ми погодилися на пітч, але просто не прийдемо і нікого не попередимо».
Як зробити все ок?
З боку замовника
Якщо є зміни в тендері — одразу попереджайте всіх учасників. Бажано без форс-мажорів, але якщо вже так сталося, то комунікація має бути швидкою та зрозумілою. Просто написати «Tендер відмінено» без пояснень — це кринж. Зазначте причину, це не тільки покаже повагу до учасників, а й збереже репутацію компанії.
З боку агенції
Якщо пітч узгоджено — не прийти без попередження = чорний список на майбутнє. Якщо щось змінюється, говоримо завчасно, щоб не було факапів для обох сторін.
Для обох сторін
Конфіденційність має бути на першому місці. Ніяких «а нам розказали, що інша агенція запропонувала отаке». Довіра будується роками, а руйнується за хвилину.
Прозора комунікація = адекватна співпраця. Не хочете хаосу, недомовок і втрати довіри — грайте чесно.
2.3. Поважний тон спілкування під час пітчу, навіть якщо горить
Пітчинг — це не просто показ слайдів, а справжня можливість завести круті партнерські відносини. Тут обидві сторони мають поводити себе адекватно та етично, бо інакше — гудбай співпраця.
Етика і толерантність під час пітчу стосується обох сторін
- Замовник: навіть якщо ідея здається тотальним фейлом, не показуйте це обличчям. Ніяких кринжових закочувань очей чи саркастичних коментів. Пітч — це праця команди, і спеціалісти заслуговують на адекватний фідбек. Краще спокійно пояснити, що саме «не зайшло», і що б ви хотіли бачити.
- Агенція: навіть якщо клієнт не зрозумів ваш концепт, не варто пояснювати його зверхньо та не треба нападати чи доводити, що «ви просто не зрозуміли нашу геніальну задумку». Спокійно реагуйте, конструктив і готовність до змін — це топ.
Запас часу: без цього тільки стрес
Завжди закладайте запас часу на обговорення. Пітчі часто затягуються, бо витрачається час на обговорення деталей. Тому закладати хоча б +30 хвилин — мастхев. Ніхто не хоче поспіху, коли йдеться про великі бюджети та круті ідеї.
2.4. Якісний зворотний зв’язок: чітко і по суті
Після визначення переможця тендера дати фідбек тим, хто не виграв — це не просто ввічливість, а побудова профвідносин.
- Чітко поясніть, чому обрали іншого, без «води» типу «не зайшло» або «ви взагалі не прониклись нашим продуктом». Конкретика рулить.
- Оцінюйте ідеї та рішення, а не особисті якості команди. Конструктивна критика — це не приниження.
- Фідбек одразу, не треба тягнути місяць. Це дасть агенціям шанс оперативно врахувати коментарі та підтягнути скіл.
- Починайте і закінчуйте на позитиві. Спершу відзначте сильні сторони, а потім переходьте до моментів, які потребують покращення. Це збереже мотивацію працювати з вами надалі.
Тендер — це не лише «хто краще продасть свою ідею», а можливість побудувати круті відносини. поважайте час, зусилля та думки іншої сторони і отримаєте більше, ніж просто презентацію.
2.5. Дотримання правил ділового етикету
Виграли тендер? Ок, тепер час грати за юридичними правилами. Підписали угоду — значить всі умови мають виконуватись без «ой, ми передумали».
Червоні прапорці
- «Ми вирішили не підписувати, але скажемо їм за день до дедлайну».
- «Отримаємо гонорар за ідею, а реалізовувати нехай самі придумують як».
Як зробити все ок?
- Замовник: обставини змінились? Скажіть про це одразу і поясніть, чому. Без загадок і відмазок. Не важливо, що це: зміна керівництва, урізання загального бюджету витрат, скорочення штату тощо.
- Агенція: виграли, але передумали реалізовувати? Повідомте одразу, без тягучок і відмовок. Проте, якщо вже погодилась на умови, значить, працюєте на всі 100%. Інакше навіщо було брати участь?
Висновок: прозора комунікація = нормальні стосунки. Граємо чесно — зберігаємо репутацію.