Світ проєктів — це суцільний квест: знайти нормальних партнерів, домовитися без нервів, відпрацювати без вигоряння і не залишитися без грошей та репутації. Але, якщо знати правила гри та дотримуватись їх, цей шлях можна пройти легко і без втрат.
Агенція Vandog підготувала Гайд із доброчесних комунікацій для замовників та виконавців про те, як не зашкваритися та працювати в плюс. Якщо вам знайомі ситуації з неадекватними дедлайнами, нескінченними правками, іграми у мовчанку, несподіваними сюрпризами, він допоможе розібратися, як їх уникнути. І головне — як зробити так, щоб після проєкту залишитися в плюсі не тільки фінансово, а й емоційно.
Пропонуємо вам першу частину цього гайду, яка розповість, як знайти адекватних партнерів.
1.1. Проблеми поганого брифу
Коли компанія не дає чіткого брифу, то для замовника ситуація виглядає як історія короткометражного фільму «Експерт» про 7 червоних ліній.
Що маємо з боку замовника?
«Ми не знаємо, що хочемо, але має бути вау»
Замовник може сам не до кінця розуміти свої цілі, аудиторію або навіть продукт, який рекламує. Тому бриф звучить, як:
- «Зробіть щось молодіжне, хайпове, але не надто креативне, бо наші акціонери це не зрозуміють».
- «Ви ж креативні, щось придумаєте».
Результат: агенція гадатиме на кавовій гущі, замовник не знатиме, як оцінювати пропозиції, і в підсумку всі просто нервують.
«Ми не можемо розповісти деталей, але ви подавайте свою технічну пропозицію»
Часто бриф буває обмеженим, бо клієнт не хоче розкривати комерційні дані або просто ще сам до кінця не знає, який продукт/послугу потрібно рекламувати/промотутити:
- «Ми випускаємо новий продукт, але поки не можемо сказати, який. Ви просто придумайте рекламу на всі випадки життя».
- «У нас на даний момент відсутня інфа, якого виду будуть послуги, але ви дайте нам механіку».
Результат: рекламні агенції в підсумку конкурують за ціною, а не за креативом.
«Дайте п’ять концептів, а ще краще десять, а ми потім подумаємо»
Дуже часто буває, що клієнт дослівно каже: головне — ідея, а бюджет узгодимо. Агенція йде думати, створює ідею, де має співати умовна Тейлор Свіфт, клієнт починає нервувати, бо грошей нема.
Якщо бриф нечіткий, замовник часто очікує, що агенція зробить купу різних концепцій «на пробу», хоча, по суті, не дає ніякої конкретики.
Результат: купа витраченого часу, фрустрація креативної команди та, врешті-решт, відмова замовника від власних же ідей через «все класно, але у нас немає бюджету на це».
З боку агенції
«Окей, зробимо, але що саме?!»
Коли бриф розмитий, агенція витрачає купу часу на «докопування» до реальних потреб клієнта.
- «Хто цільова? Ну, всі!».
- «Який меседж? Та шось про якість і інновації».
Результат: втрата часу на переписку, «мітинги» й зайві правки, яких можна було уникнути, якщо б бриф із самого початку був чітким.
«Ми вгадали, але не те»
Агенція може запропонувати креатив, який виглядає ідеальним… поки не виявиться, що замовник «не це мав на увазі».
- «Ой, ні, TikTok нам не підходить, ми хотіли щось серйозніше».
Результат: всі бігають по колу, переробляють матеріали, і дедлайни зсуваються у нескінченність.
«Бюджет? А ми ще не вирішили»
Без розуміння бюджету агенція може запропонувати проєкт, який виявиться занадто дорогим або навпаки — занадто простим.
Результат: ще більше переробок, переговорів і втрачених можливостей.
Як зробити все ок?
Чітко сформулювати цілі
- «Хочемо збільшити впізнаваність бренду серед людей, які цікавляться спортом».
- «Хочемо +20% впізнаваності серед молоді 18-25 років».
- Треба 5000 лідів на сайт за два місяці.
- «Ми хочемо 5 млн охоплень як результат кампанії».
Дати реальні обмеження
«Бюджет $20К, формат — digital, відео до 30 сек».
Агенція — не екстрасенси. Вони не вгадають, чи у вас там «безліміт», чи «давайте по мінімалці», а також щоб запобігти історії, коли «класна концепція, але у нас немає бюджету». Дорогі клієнти, передбачте запас на форс-мажори (вони бувають завжди). Не женіться за кліше «зробіть як у Apple, але за $1000». Це глухий кут.
Не боятися деталей: краще розкрити більше інформації, ніж потім витрачати тижні на з’ясування нюансів
Словом, хороший бриф — це ваш VIP-пас на адекватний проєкт. Якщо хочете отримати нормальні пропозиції без «ваша ідея настільки не в бриф, що ми навіть тестувати не будемо», то дайте агенції чіткі ввідні. Це полегшить життя всім.
Дедлайни
Не думайте, що все робиться за тиждень. На розробку якісної концепції потрібно агенції дати мінімум три тижні.
Якщо вам потрібно «на вчора», то, скоріш за все, вже запізно. Дайте реальні терміни, розбийте проєкт на етапи й закладіть час на правки.
- вкажіть фінальну дату здачі, щоб всі розуміли дедлайн;
- додайте контрольні точки, аби все йшло за планом;
- залиште час для змін — інколи доводиться щось підкрутити.
1.2. Репутація: кейси, відгуки, попередній досвід. Робота з long list
Як відбирати агенції в long list, щоб потім не було боляче в short list?
Тендер — це не просто формальний список, це добірка реальних кандидатів, з якими доведеться працювати. Ті, хто розуміє важливість правильної організації, підходять до цього відповідально. Тому фільтрувати потрібно одразу чітко! На що звертати увагу та що потрібно агенціям?
Репутація вирішує
Кейси та відгуки — це візитка. Круті кейси + реальні відгуки = довіра замовника. Тому замовнику важливо на це звертати увагу, а виконавцю це сміливо показувати. Ви маєте розуміти, що ключове — це релевантний досвід під конкретний тендер.
- Замовнику: Не робіть розсилку всім підряд, бо ризикуєте потрапити не на тих.
- Виконавцям: Покажіть попередній досвід — підтвердіть, що ви тут не просто так. Додайте трохи «вау-ефекту», щоб запам’ятатись.
- Замовнику і виконавцям: Оптимальна кількість — три топових кейси, які реально, у саме серденько, чітко і без води, бо ж має відбутись той чарівний match.
- Виконавцям: Відгуки мають бути живими! Не «все було класно, дякуємо», а конкретика: що вирішили, чому ви круті, як змінили ситуацію клієнта. І бажано, щоб це був реальний клієнт, а не умовний «Анонім із Forbes».
1.3. Взаємні очікування: чесно про масштаби, ресурси, можливості
Вирішили потрапити у short list? А може, і взагалі отримати офер? Спочатку перевірте, чи вам це треба! Отже, ви в long list і хочете позмагатися за проєкт. Але зачекайте, перш ніж бігти заповнювати документи, оцініть реальну ситуацію.
Можливості vs амбіції
- Осилите масштаби проєкту? Щоб не було як в тій приказці «не мала баба клопоту, купила порося».
- Маєте ресурси, щоб вкластися у терміни і відповідно до брифу? «Tам по ходу діла розберемось» або «чимось перекриємось» — коштуватиме вам репутації та грошей.
- Бюджет адекватний, чи потім будете працювати «за ідею»? Якщо думаєте, що вашу дуже круту ідею переоцінять і скажуть: «Ось вам гроші — ідіть і робіть», мусимо вас повернути до реальності — так не буде.
- Безкоштовний тендер на розробку ідеї? Це кринж та червоний прапорець. Будьте готові до того, що вам відмовлять, а вашу ідею ймовірно «допиляють».
- У тендері бере участь in-house команда? Ви справді хочете витратити на це час? Оцініть реально свої шанси.
Оцініть реально свої шанси. Якщо хоча б на одне з цих питань є відповідь «не впевнені», варто ще раз подумати. Тендер — це не просто участь заради участі, а реальна відповідальність.
Документація: читайте уважно
Там не просто текст для галочки, а всі ключові вимоги. Пропустите важливий нюанс — ризикуєте вилетіти на етапі оцінки. Щось не зрозуміло? Не треба гадати на кавовій гущі — краще одразу комунікувати з організаторами. Це не просто ок, а навіть плюс: доведе вашу уважність і серйозне ставлення.
Взаємні очікування
Замовник теж не хоче помилитися з підрядником. Йому важливо знайти того, хто реально витягне завдання. Тому якщо розумієте, що вам щось не підходить, краще чесно сказати про це одразу, ніж потім потрапити у тендерний хаос.
1.4. Кажемо «ні» без образ і осуду
З боку замовника
- Не тягніть з відповіддю, повідомте агенції про результат якомога раніше. Це допоможе їм коригувати плани і не витрачати час на подальші етапи, якщо ви вже прийняли рішення.
Результат: повага до часу агенцій і підтримка добрих відносин у майбутньому. - Не забувайте подякувати агенціям за їхній час і зусилля. Це не просто ввічливість, а важливий жест поваги до їхньої праці.
Результат: агенції оцінять вашу вдячність, навіть якщо результат не на їхню користь. - Не потрібно заглиблюватися у деталі, але можна зазначити, чому ви не обрали їхню пропозицію. Це може бути через специфічні вимоги проєкту або бюджетні обмеження. Головне — бути об’єктивним.
Результат: чітке пояснення без образ і конструктивний підхід, який залишить можли- вість для співпраці в майбутньому. - Якщо агенція хоче отримати фідбек, обов’язково надайте їй зворотній зв’язок. Це допоможе покращити послуги у майбутньому.
Результат: агенція буде вдячна за ваші поради та готова до наступних проєктів. - Навіть якщо цього разу не склалося, скажіть, що оцінюєте професіоналізм і з нетерпінням чекаєте можливості співпрацювати у майбутньому.
Результат: відкритість для співпраці в майбутньому та збереження позитивних відносин.
З боку агенції
- Відповідь замовника — як шанс на зростання. Навіть якщо ви отримали відмову, не слід засмучуватися. Це може бути гарною можливістю для саморозвитку. Завжди звертайтесь за зворотнім зв’язком і використовуйте його для вдосконалення ваших процесів.
Результат: ви отримаєте корисні поради, які підвищать ваші шанси на майбутньому тендері. - Дякуємо за можливість. Не забудьте подякувати за можливість бути частиною проєкту, навіть якщо вам не вдалось потрапити в short list. Це демонструє ваші професіоналізм і розуміння важливості добрих відносин.
Результат: відкрите ставлення до майбутньої співпраці і можливість повернутися до цього замовника за новим проєктом.
Як зробити все ок?
- Швидкість і чіткість: відповідайте якнайшвидше та точно.
- Подяка за участь: цінуйте час і зусилля кожного.
- Пояснення і зворотній зв’язок: давайте чітке пояснення причин та можливість для розвитку.
- Відкритість до майбутнього: не закривайте двері для співпраці в майбутньому.
Червоні прапорці:
- Взагалі не повідомити учасників про результати.
- Відмовити у форматі «вам відмовлено», або «ваша пропозиція настільки не в бриф», або ж «могли б придумати щось креативніше, тому ми вам відмовляємо».
- Нахамити у відповідь, бо «ми образились».
1.5. Кажемо «так» або комунікація із short list
Коли агенція потрапляє до short list, важливо підтримувати конкретну й ефективну комунікацію. Щоб у всіх була чітка картинка, ось, як це виглядає з обох боків.
З боку замовника
- «Вау, ви в short list! Погнали далі! Тепер буде чітка картинка для кожного з вас».
Мета: створити атмосферу, у якій агенція розуміє, що зусилля помічені, і вони готові рухатись вперед.
Ось що ми очікуємо:
- «Друзі, деталі! Щоб всі знали, що і як робити, ось наші критерії: робимо по цьому плану, працюємо в цей термін!».
Мета: чітко описати, що очікується від обох сторін, щоб не було хаосу і всі були на одній хвилі.
Запитання? Ставте їх без сорому:
- «Пишіть, коли щось незрозуміло! Ми тут і завжди на зв’язку, готові дати відповіді на всі питання!».
Мета: бути доступними для запитань, щоб запобігти непорозуміння і забезпечити максимальну прозорість.
З боку агенції
- «Вау, ми в short list! Але питання: що конкретно потрібно зробити? Можна роз’яснити по деталях?».
Мета: уточнити всі моменти, щоб не вигадувати те, чого не потрібно.
Критерії в студію:
- «Ми все чуємо, але нам треба ще більше інфи для точного розуміння: чого точно чекаєте від нас?».
Мета: уточнити критерії, щоб робота була максимально відповідною вимогам.
Все в нас круто, але план?
- «Розкажіть, які етапи, графік пітчів і коли чекати фідбек! Тільки так ми зможемо зробити свою роботу на найвищому рівні!».
Мета: отримати чіткий план дій і зрозуміти наступні кроки.
Висновок
Коли у вас все чітко, і всі розуміють свої завдання, то ваша робота йде без затримок, а агенція отримує всі вступні для створення максимально крутих ідей.