Два дні насиченої дискусії, понад 800 учасників, у тому числі представники бізнесу та урядів України, Швейцарії, Польщі, Австрії, Німеччини, США та інших країн. Це — результати Lugano Business Forum 2023, який став B2B & B2G нетворк-платформою обговорення розбудови України.
Зазвичай планування таких масштабних заходів у Європі починається приблизно за рік, а активна фаза підготовки триває близько 9 місяців. Проте організатори та партнери Lugano Business Forum мали на все тільки два місяці.
Що відбувалось за лаштунками бізнес-форуму та як генпідряднику заходу, команді Superheroes.Marketing, вдалося не лише віддалено організувати івент, а й привернути до нього увагу всього світу? Розказує CEO & Founder агенції Тарас Горбул.
Коли ми вперше обговорювали з організаторами Форуму ідею проведення міжнародного заходу зі спікерами найвищого рівня, на підготовку якого є лише два місяці, наші європейські партнери думали, що це неможливо. Але Супергерої взялись до справи й довели на ділі, що це не так!
Позиціювання та айдентика — фокус на мету заходу
Формат з акцентом на нетворкінг
За два дні було проведено близько 20 панелей з найбільш привабливих для інвестицій галузей.
Основною метою Lugano Business Forum було познайомити європейську бізнес-спільноту з інвестиційними можливостями та проєктами в Україні на етапі післявоєнного відновлення. Для цього обрали найбільш влучний формат — багатопотоковий форум із виступами та дискусіями. За два дні було проведено близько 20 панелей з найбільш привабливих для інвестицій галузей — агробізнесу, IT та стартапів, зеленої енергетики, харчової, газодобувної промисловості тощо. Ключовим аспектом заходу став нетворкінг, тому розклад склали таким чином, щоб учасники могли активно спілкуватись та налагоджувати контакти з потенційними партнерами.
Спікери — запорука успіху заходу
Найскладніша та найвідповідальніша частина підготовки, адже саме від спікерів часто залежить успіх івенту. У цьому напрямку ключовий лайфхак — максимально пустити в дію нетворкінгові зв’язки всіх організаторів заходу. Так, Блокчейн Асоціація України відповідала за залучення представників технологічних компаній, інвесторів та фондів, а Українсько-Швейцарська Бізнес Асоціація (USBA) — за представників влади та європейського бізнесу.
Ця синергія дала потужний результат — своєю експертизою на форумі поділились понад 100 спікерів. У тому числі підприємці, представники урядів та організацій із сильним досвідом в енергетичних технологіях, виробництві, FoodTech, Digital, FinTech, HealthTech та BioTech, будівництві, венчурному капіталі та інвестиціях. Серед спікерів — заступник міністра економіки України, члени Швейцарського національного парламенту, мер Лугано, очільники банків, засновники великих українських та закордонних підприємств, професори, інвестори та багато інших.
Неймінг як інструмент просування
Самодостатній неймінг відповідав на основні питання, що могли б виникнути у ЦА: що, де та для кого?
Коли назва заходу з першого погляду пояснює потенційному учаснику, що на нього чекає, вона сама по собі починає працювати як маркетинговий інструмент. Тому для форуму у Лугано обрали самодостатній неймінг, який відповідав на основні питання, що могли б виникнути у цільової аудиторії: що, де та для кого?
Фірмовий стиль із залученням алгоритмів ШІ
Оформлення має виконувати не тільки естетичну функцію, але й відображати сенс і цінності заходу. Щоб обрати влучний візуал, варто враховувати цільову аудиторію, атмосферу майбутнього івенту, актуальні тренди та навіть місце проведення.
Наприклад, під час підготовки форуму команда спиралась на дослідження інституту Pantone у партнерстві з Ticino Turismo. У цьому дослідженні за допомогою штучного інтелекту визначили 5 кольорів, які показують різноманіття регіону Тічино, де проводився захід. Один із відтінків — Lugano Sunset Orange — надихнув нас на оформлення Lugano Business Forum з використанням яскравого помаранчевого кольору. Поєднання його з класичними білим та чорним використовувалось в усіх матеріалах про подію та задало настрій івенту.
Інструменти для залучення спікерів та учасників
Комплексна digital-кампанія
Основними інструментами просування бізнес-форуму в Лугано стали соціальні мережі. Із перших днів підготовки фахівці запустили сторінки заходу у Facebook та LinkedIn та підтримували їх протягом всієї роботи Форуму — від анонсів до звітів за результатами. Ще одним інструментом залучення аудиторії став сайт. Менш ніж за два тижні команда розробила дизайн та посадкову сторінку Форуму, інтегрувала систему попередньої реєстрації учасників з автоматизованим email-сповіщенням про новини.
Комплексна digital-кампанія привела на сайт 27 617 нових потенційних учасників заходу, а доля взаємодії з матеріалами на сторінках склала близько 40%. Загалом реклама Lugano Business Forum з’явилась на екранах користувачів понад 1,2 мільйона разів і залучила до івенту більш як 800 учасників з різних країн.
Масштабна кампанія у медіа та бізнес-спільнотах
Для максимального охоплення аудиторії важливо заручитись підтримкою ЗМІ — як українських, так і міжнародних. За місяць активної PR-кампанії до висвітлення Lugano Business Forum вдалось залучити понад 20 засобів масової інформації зі Швейцарії, Італії, Польщі та України. Серед них Interfax, PaySpace Magazine, CDT, Laregione, Assodigitale, Mind та інші. Загалом захід зібрав понад 60 публікацій в онлайн-виданнях, а також з’явився на передовиці швейцарської газети Logo corriere del Ticino.
Інформаційну підтримку заходу також надавали найбільші українські бізнес-асоціації та міжнародні спільноти — European Business Association, Young Business Club, Board, W.tech та інші (усього 20+). Із кожною встановили індивідуальний контакт та домовились про партнерство. Анонси робили й бізнес-інфлюенсери, такі як Вікторія Тігіпко, Олександр Борняков, Евеліна Комарницька. Завдяки цьому про Lugano Business Forum знали та говорили тисячі людей.
Як зекономити час та ресурси
Готова платформа тікетингу
В умовах стислих термінів слід шукати інструменти, які спростять та пришвидшать підготовку до івенту. Так, у запуску продажів квитків на форум команда використала готове рішення — платформу Ticket Tailor. Готову систему адаптували під потреби нашого заходу — і вже за кілька днів запустили продаж білетів на івент.
Використання штучного інтелекту
Швидше і простіше було оплатити цифровий інструмент, ніж витрачати час дизайнера на ручну обробку.
Значно спростити процес можуть і цифрові інструменти. Наприклад, фахівці залучили інструмент Cutout Pro на основі штучного інтелекту до обробки фотографій спікерів для сайту та соціальних мереж форуму, щоб привести світлини до єдиного формату. У цьому випадку швидше і простіше було оплатити цифровий інструмент, ніж витрачати час дизайнера на ручну обробку понад 100 фотографій.
Залучення волонтерів
На бізнес-форумі в Лугано діяли 3 основні зони — Networking, Speakers Lounge та VIP-Lounge Zone, додатково — зони реєстрації та кейтерингу, а виступи проходили одночасно в чотирьох залах. Щоб підготувати локації, модерувати десятки виступів, реєструвати гостей, супроводжувати журналістів та контролювати кейтеринг, потрібно було залучити велику кількість людей. На допомогу прийшли волонтери, зокрема українці, які хотіли в такий спосіб підтримати український бізнес.
Щоб знайти вмотивованих людей, ми не набирали волонтерів з оголошень, а шукали їх за рекомендаціями інших організаторів, учасників і спікерів. В результаті залучили 16 людей, які допомагали з організацією івенту.
За день до заходу організували зустріч, призначили обов’язки та підготували матеріали, а за годину до старту форуму зустрілись на локаціях, щоб синхронізувати роботу. Волонтерам доручили технічні завдання — реєстрацію учасників, роздачу води, страхування модераторів — все, що не дуже помітно, але суттєво впливає на рівень заходу.
Загалом до роботи на локації залучили команду з понад 60 людей, частина фахівців також працювала «за лаштунками» — дизайнери, технічні спеціалісти та контент-мейкери.
Що треба враховувати при організації міжнародного івенту
Якщо ви ніколи не організовували заходи міжнародного рівня, є ризик припуститись помилок. Ось кілька важливих особливостей, про які варто пам’ятати:
- Ментальність
Якщо їхній робочий день закінчується о 18:00, це означає о 18:00 і ні хвилиною пізніше.
Наприклад, європейці живуть за власним графіком. Для них починати бізнесовий захід опівдні — надто пізно, оптимальний час для старту конференції — 8 година ранку. За європейським підходом працюють і всі підрядники. Якщо їхній робочий день закінчується о 18:00, це означає о 18:00 і ні хвилиною пізніше, навіть якщо вам терміново треба доробити якусь дрібницю.
- Правила, вимоги й сертифікати
У кожній країні є специфічні правила — юридичні технічні — які обов’язково треба перевіряти. Наприклад, в одній країні у вас можуть вимагати сертифікат якості фарби, якою друкуються банери. В іншій усі електронні прилади мають бути сертифікованими за стандартами протипожежної безпеки.
У сучасних українських реаліях варто враховувати й можливість виїзду членів команди за кордон. Під час організації Lugano Business Forum ми спеціально залучали до роботи підрядників, які вже були у Європі або мали дозвіл на виїзд з України.
- Мовний бар’єр
Очевидно, що для організації й супроводу міжнародного івенту, потрібно знати мову. Але в нашому випадку ситуація ускладнювалась мультимовністю Швейцарії. Протягом організації форуму нам надсилали листи й технічну документацію п’ятьма мовами, тому онлайн-перекладачів не завжди було достатньо. У таких випадках на допомогу можуть прийти волонтери, які володіють мовами на достатньому рівні.
Не сподівайтесь, що все буде ідеально
Чим коротші терміни на організацію заходу, тим більш гнучкими вам доведеться бути. У спікерів можуть мінятись плани, скасовуватись рейси, можуть з’являтись технічні накладки та багато інших нюансів. Наприклад, деякі спікери форуму отримували дозвіл на виїзд за кордон за день до заходу, дехто не зміг виїхати взагалі — тому ми організовували для них онлайн-включення.
Учасники бачать тільки фінальний результат.
Але слід пам’ятати, що тільки ви знаєте, як повинно було бути. Учасники не знають, що вам вчасно не привезли банер чи що зміни у програму внесли в останній день — вони бачать тільки фінальний результат. Бізнес-форум у Лугано отримав схвальні відгуки від учасників, партнерів та спікерів, а отже ми досягли потрібного ефекту, навіть якщо щось йшло не за планом.