Два дня насыщенной дискуссии, более 800 участников, включая представителей бизнеса и правительств Украины, Швейцарии, Польши, Австрии, Германии, США и других стран. Это — результаты Lugano Business Forum 2023, который стал B2B & B2G нетворк-платформой обсуждения развития Украины.
Обычно планирование таких масштабных мероприятий в Европе начинается примерно за год, а активная фаза подготовки длится около 9 месяцев. Однако у организаторов и партнеров Lugano Business Forum было всего два месяца.
Что происходило за кулисами бизнес-форума и как генподрядчику мероприятия, команде Superheroes.Marketing удалось не только отдаленно организовать ивент, но и привлечь к нему внимание всего мира? Рассказывает CEO&Founder агентства Тарас Горбул.
Когда мы впервые обсуждали с организаторами Форума идею проведения международного мероприятия со спикерами самого высокого уровня, на подготовку которого всего два месяца, наши европейские партнеры думали, что это невозможно. Но Супергерои взялись за дело и доказали на деле, что это не так!
Позиционирование и айдентика — фокус на цель мероприятия
Формат с акцентом на нетворкинг
За два дня было проведено около 20 панелей из наиболее привлекательных для инвестиций отраслей.
Основной целью Lugano Business Forum было познакомить европейское бизнес-сообщество с инвестиционными возможностями и проектами в Украине на этапе послевоенного восстановления. Для этого выбрали наиболее точный формат — многопоточный форум с выступлениями и дискуссиями. За два дня было проведено около 20 панелей из наиболее привлекательных для инвестиций отраслей — агробизнеса, IT и стартапов, зеленой энергетики, пищевой, газодобывающей промышленности. Ключевым аспектом мероприятия стал нетворкинг, поэтому расписание было составлено таким образом, чтобы участники могли активно общаться и налаживать контакты с потенциальными партнерами.
Спикеры — залог успеха мероприятия
Самая сложная и ответственная часть подготовки, ведь именно от спикеров часто зависит успех ивента. В этом направлении ключевой лайфхак — максимально пустить в действие нетворкинговые связи всех организаторов мероприятия. Так, Блокчейн Ассоциация Украины отвечала за привлечение представителей технологических компаний, инвесторов и фондов, а Украинско-Швейцарская Бизнес Ассоциация (USBA) — за представителей власти и европейского бизнеса.
Эта синергия дала мощный результат — своей экспертизой на форуме поделились более 100 спикеров. В том числе предприниматели, представители правительств и организаций с сильным опытом в энергетических технологиях, производстве, FoodTech, Digital, FinTech, HealthTech и BioTech, строительстве, венчурном капитале и инвестициях. Среди спикеров — заместитель министра экономики Украины, члены Швейцарского национального парламента, мэр Лугано, руководители банков, учредители крупных украинских и зарубежных предприятий, профессора, инвесторы и многие другие.
Нейминг как инструмент продвижения
Самодостаточный нейминг отвечал на основные вопросы, которые могли бы возникнуть в ЦА: что, где и для кого?
Когда название мероприятия с первого взгляда объясняет потенциальному участнику, что его ждет, оно само по себе начинает работать как маркетинговый инструмент. Поэтому для форума в Лугано выбрали самодостаточный нейминг, который отвечал на основные вопросы, которые могли бы возникнуть у целевой аудитории: что, где и для кого?
Фирменный стиль с привлечением алгоритмов ИИ
Оформление должно выполнять не только эстетическую функцию, но и отражать смысл и ценность мероприятия. Чтобы выбрать точный визуал, следует учитывать целевую аудиторию, атмосферу будущего ивента, актуальные тренды и даже место проведения.
К примеру, во время подготовки форума команда опиралась на исследование института Pantone в партнерстве с Ticino Turismo. В этом исследовании с помощью искусственного интеллекта определили 5 цветов, показывающих разнообразие региона Тичино, где проводилось мероприятие. Один из оттенков — Lugano Sunset Orange — вдохновил нас на оформление Lugano Business Forum с использованием яркого оранжевого цвета. Сочетание его с классическим белым и черным использовалось во всех материалах о событии и задало настроение ивенту.
Инструменты для привлечения спикеров и участников
Комплексная digital-кампания
Основными инструментами продвижения бизнес-форума в Лугано стали социальные сети. С первых дней подготовки специалисты запустили страницы мероприятия в Facebook и LinkedIn и поддерживали их на протяжении всей работы Форума — от анонсов до отчетов по результатам. Еще одним инструментом привлечения аудитории стал сайт. Менее чем через две недели команда разработала дизайн и посадочную страницу Форума, интегрировала систему предварительной регистрации участников с автоматизированным email-уведомлением о новостях.
Комплексная digital-кампания привела на сайт 27 617 новых потенциальных участников мероприятия, а доля взаимодействия с материалами на страницах составила около 40%. В целом реклама Lugano Business Forum появилась на экранах пользователей более 1,2 миллиона раз и привлекла к ивенту более 800 участников из разных стран.
Масштабная кампания в медиа и бизнес-сообществах
Для максимального охвата аудитории важно заручиться поддержкой СМИ — как украинских, так и международных. За месяц активной PR-кампании в освещение Lugano Business Forum удалось привлечь более 20 средств массовой информации из Швейцарии, Италии, Польши и Украины. Среди них Interfax, PaySpace Magazine, CDT, Laregione, Assodigitale, Mind и другие. В общей сложности мероприятие собрало более 60 публикаций в онлайн-изданиях, а также появилось на передовице швейцарской газеты Logo corriere del Ticino.
Информационную поддержку мероприятия также оказывали крупнейшие украинские бизнес-ассоциации и международные сообщества — European Business Association, Young Business Club, Board, W.tech и другие (всего 20+). С каждой установили индивидуальный контакт и договорились о партнерстве. Анонсы делали и бизнес-инфлюэнсеры, такие как Виктория Тигипко, Александр Борняков, Эвелина Комарницкая. Благодаря этому о Lugano Business Forum знали и говорили тысячи людей.
Как сэкономить время и ресурсы
Готовая платформа тикетинга
В сжатые сроки следует искать инструменты, которые упростят и ускорят подготовку к ивенту. Так, в запуске продаж билетов на форум команда использовала готовое решение — платформу Ticket Tailor. Готовую систему адаптировали под нужды нашего мероприятия — и уже через несколько дней запустили продажу билетов на ивент.
Использование искусственного интеллекта
Быстрее и проще было оплатить цифровой инструмент, чем тратить время дизайнера на ручную отделку.
Значительно упростить процесс могут и цифровые инструменты. Например, специалисты привлекли инструмент Cutout Pro на основе искусственного интеллекта для обработки фотографий спикеров для сайта и социальных сетей форума, чтобы привести фотографии к единому формату. В этом случае быстрее и проще было оплатить цифровой инструмент, чем тратить время дизайнера на ручную обработку более 100 фотографий.
Привлечение волонтеров
На бизнес-форуме в Лугано действовали три основных зоны — Networking, Speakers Lounge и VIP-Lounge Zone, дополнительно — зоны регистрации и кейтеринга, а выступления проходили одновременно в четырех залах. Чтобы подготовить локации, модерировать десятки выступлений, регистрировать гостей, сопровождать журналистов и контролировать кейтеринг, нужно было привлечь множество людей. На помощь пришли волонтеры, в частности, украинцы, которые хотели таким образом поддержать украинский бизнес.
Чтобы найти мотивированных людей, мы не набирали волонтеров по объявлениям, а искали их по рекомендациям других организаторов, участников и спикеров. В результате привлекли 16 человек, которые помогали с организацией ивента.
За день до мероприятия организовали встречу, назначили обязанности и подготовили материалы, а за час до старта форума встретились на локациях, чтобы синхронизировать работу. Волонтерам поручили технические задачи — регистрацию участников, раздачу воды, страхование модераторов — все, что не слишком заметно, но оказывает существенное влияние на уровень мероприятия.
В общей сложности к работе на локации привлекли команду из более 60 человек, часть специалистов также работала «за кулисами» — дизайнеры, технические специалисты и контент-мейкеры.
Что следует учитывать при организации международного ивента
Если вы никогда не организовывали мероприятия международного уровня, есть риск допустить ошибки. Вот несколько важных особенностей, о которых следует помнить:
- Ментальность
Если их рабочий день истекает в 18:00, это означает в 18:00 и нет минутой позже.
К примеру, европейцы живут по собственному графику. Для них начинать бизнес-мероприятие в полдень — слишком поздно, оптимальное время для старта конференции — 8 часов утра. По европейскому подходу работают и все подрядчики. Если их рабочий день заканчивается в 18:00, это означает в 18:00 и ни минутой позже, даже если вам срочно нужно доделать какую-нибудь мелочь.
- Правила, требования и сертификаты
В каждой стране есть специфические правила — юридические технические — которые обязательно нужно проверять. К примеру, в одной стране у вас могут потребовать сертификат качества краски, которой печатаются баннеры. Все остальные электронные приборы должны быть сертифицированы по стандартам противопожарной безопасности.
В современных украинских реалиях следует учитывать и возможность выезда членов команды за границу. Во время организации Lugano Business Forum мы специально привлекали к работе подрядчиков, которые уже были в Европе или разрешили выезд из Украины.
- Языковой барьер
Очевидно, что для организации и сопровождения международного ивента нужно знать язык. Но в нашем случае ситуация усугублялась мультиязычностью Швейцарии. В течение организации форума нам посылали письма и техническую документацию на пяти языках, поэтому онлайн-переводчиков не всегда было достаточно. В таких случаях на помощь могут прийти волонтеры, которые владеют языками на достаточном уровне.
Не надейтесь, что все будет идеально
Чем короче сроки на организацию мероприятия, тем более гибким вам придется быть. У спикеров могут меняться планы, отменяться рейсы, могут появляться технические накладки и многие другие нюансы. Например, некоторые спикеры форума получали разрешение на выезд за границу за день до мероприятия, некоторые не смогли уехать вообще — поэтому мы организовывали для них онлайн-включение.
Участники видят только финальный результат.
Но следует помнить, что только вы знаете, как должно было быть. Участники не знают, что вам вовремя не привезли баннер или что изменения в программу внесли в последний день — они видят только финальный результат. Бизнес-форум в Лугано получил одобрительные отзывы от участников, партнеров и спикеров, а значит, мы достигли нужного эффекта, даже если что-то шло не по плану.