PR-записка из США №5: Подготовка ивентов
Мероприятия бывают разные… Я подготовила за годы своей работы не меньше 100 и примерно в стольких же участвовала как гость- больших и маленьких, международных и локальных. Могу со всей ответственностью сказать: не было, нет и никогда не будет одинакового. Цель, повод, формат, тематическая подводка, количество гостей, место проведения, официальная и развлекательная части, дресс-код, меню, подарки, техническое обеспечение, ведущие, тексты, тайминг, изменения в последний момент… что еще перечислять Вам- коллегам, которые могут дополнить меня десятками деталей и нюансов и понимают с полуслова 🙂
Но что я пока не назвала? Бюджет! Можно сколько угодно говорить о том (Заказчики Клиентам, а Боссы — подчиненным), что всегда есть решение на любые деньги, в том числе и на отсутствие таковых, но тем не менее- когда есть возможность потратить немного больше, чем голый энтузиазм и прекрасные идеи, цель достигается проще, быстрее и веселее. Если найдена золотая середина- сам ивент получается лучше, полноценнее, красивее, и запоминается надолго.
Кстати, речь идет не только о корпоративных или частных праздниках, либо годовщинах- это в той же мере касается, например, конференций, тренингов или выездных деловых встреч. Возможность заказать лучше технику, более квалифицированного синхрониста или харизматичного тренера, да и просто работать в более комфортных условиях по-современному продуманного конференц-зала…Все это- деньги = бюджет.
Не секрет, конечно, что в последние годы бюджеты все равно урезаются. По нескольким причинам, основные среди которых- послекризистные тенденции, глобализация и доступность современных средств коммуникации. Например, скайп (Skype), вебинары (Webinars), конференц-коллы (Conference calls) и он-лайн обучения (e-learning) давно и прочно вытеснили кратковременные поездки на переговоры, доклады, согласования, отчеты или тренинги.
Но сегодня у нас разговор о других ивентах- мотивационных, благотворительных, событийных. В наших странах им по прежнему придают большое значение, их планируют и проводят, тратя заветные бюджеты. Однако в США все происходит… даже не скромнее. По деловому. Здесь всегда ищут и находят Спонсора, или нескольких, даже если это обычное корпоративное событие Сотрудникам или небольшое мероприятие для Клиентов. Бизнес, прибыльность и открытые взаимовыгодные отношения — залог успеха по-американски.
Вот пару примеров. Очередной завтрак Почетных Членов Торгово-Промышленной палаты- руководителей крупных компаний и почетных граждан города состоялся в конференц-зале Гольф Клуба, начавшись строго по расписанию- в 7.45. В программе- Доклад о работе за последний месяц, оглашение Новых членов Общества и… Презентация Финансового директора местного госпиталя- Спонсора данного Завтрака. Кроме Главного финансиста больницы все присутствующие имели честь послушать трех спикеров- врачей- педиатров, которые детально остановились на актуальности проблемы дефицита внимания у детей младшего возраста… Нужно сказать, что аудитория в почти 200 топ-менеджеров и профессионалов с неподдельным интересом прониклась проблемой, вопросам не было конца и края, а в конце доклада присутствующие долго хлопали стоя. Кофе-чай, сок, завтрак из яичницы с беконом и булочками- формат выполнен, гости проинформированы и довольны, новые знакомства заведены, старые поддержаны, и в 9-00 все организованно разъехались по своим офисам, работать.:)
Еще один пример- вечер для клиентов Audi. Я несколько раз была на точно таких мероприятиях в Германии, Украине и России. Формат ивента, который я увидела, подкупил- люди- Клиенты концерна и просто интересующиеся- заехали по пути с работы поприветствовать друг друга и пообщаться. Опять таки спонсор мероприятия- бизнес сообщество по деловым связям между Северной и Латинской Америкой (:)) приготовил гостям нехитрый пакет, в котором каждый посетитель мог найти пару буклетов (Химчистка, скидка в мексиканский ресторан и тд) и теннисный мячик. Спиртное не предлагалось- все ведут машины, еда- обычное дело- не предусмотрена, в пакетике при очень детальном рассмотрении ни то что футболки,кепки, запонок или портмоне (по-нашему), а и брендированного брелка не оказалось :). Если хотелось таки уйти не с пустыми руками- можно было подойти к Столу другого спонсора- местного женского клуба- и купить себе подарочек из домашнего обихода Членов этого прекрасного общества- все средства от продаж пошли на благотворительность. В чем, кстати, никто не сомневался- и б/у книжки или домашние поделки раскупались очень живо! Я тоже купила- дети очень трогательно завернули и подписали открыточки- приятно показать будущему поколению, что их добрые усилия нужны, и деньги хорошими делами заработать проще!
Благотворительность как элемент ивента очень в почете в Штатах- я недавно была очень удивлена, что все средства от продажи билетов ($150 с человека- стоимость самого дешевого билета) на The Great Smoke- South Florida’s Big Smoking event пошли на нужды детей, страдающих от домашнего насилия. Мероприятие проводилось на открытой площади, собрало более 1500 человек и дышало не только сигарами, а и непринужденной атмосферой, улыбками, отличным барбекю и прекрасной живой музыкой.
Можно привести еще много примеров- в том числе тех, которые готовим для своих Клиентов мы. Тренд и закон один- тщательная выверенность затратной части, заблаговременное планирование, поиск и нахождение Спонсоров, обеспечение количества и качества гостей/ присутствующих.
Платят только тогда, когда это а) крайне необходимо тебе лично б)так принято в) согласовано г) просто приятно:).
Читать как воспринимает PR американский покупатель
ценности и предпочтения американского Клиента
. Специфика бизнеса от штата к штату
. Принципы работы и «цена вопроса»