War normal. Теперь наша реальность — война. Мы учимся в ней выживать в прямом смысле слова, прячась в бомбоубежищах, и удерживать на плаву бизнес, который сейчас больше напоминает рыболовную лодку в открытом море во время цунами. На это учимся концентрации и составлению мыслей у слова. Откладываем наши стратсессии и планы до лучших времен, но работаем.
Как не поехать по крыше во время войны, искать новых клиентов и сохранить команду, ниже в личном кейсе нашего агентства. Сразу подчеркну: это — не советы. Не существует такого тренинга или консультации, которые облегчили бы работу бизнеса во время войны. Это — только наш кейс на это время, в этот момент, финал которого может измениться в считанные минуты перед публикацией.
Команда
Как и миллионы украинцев, я проснулась 24 февраля от взрывов. Новости, соцсети, война с названием в российских СМИ «спецоперация». У нас в команде было табу на переписку в совместном чате после 19:00 и до 08:00. Но в то утро новости не были рабочими. В то утро переписка началась в 06:05. Первой реакцией было замереть от шока. Но мы написали письма нашим клиентам и занялись выживанием в прямом смысле этого слова.
В первую неделю никаких задач никто не давал — только поддержку и эмпатию.
Поскольку 80% нашей команды из Киева, часть людей начала уезжать в первые дни. Еще одна копирайтерка была из-под Одессы — они ехали в Польшу через Молдову. Я сама увезла сына в Житомирскую область 24-го. Поэтому в первую неделю никаких задач никто не давал — только поддержку и эмпатию. Понимала, что ничего не удастся сделать. Мы все тогда были, и сейчас я не только о команде, а об Украине как единым организмом. И нам было не до этого.
Каждое утро делали переклички в чате. Как я ждала плюсики от всех. Эти эмоции ни с чем не сравниваются. Удалось всем созвониться немного позже. Мы все волонтерили. Каждый занимался своим. Но постепенно понимали, что нужно возвращаться к работе. Это очень сложно: в первые две недели войны хотелось работать руками — высказывать мысли в текстах или даже письмах казалось невозможным. Потому нормы никто не устанавливал, но мы работали.
Наша роскошь сегодня — делать детальный план максимум на день вперед.
Мы с основательницей и СЕО Богданой Остапик писали список работ и, кто мог что-то выполнять, отзывался. Наконец, у нас выработался даже определенный гибкий график. Мы все могли работать утром, потом шли волонтерить каждый по своему направлению, а после обеда, если хватало сил, могли что-то доделывать. Это было оптимально. Сейчас в общем планируем задачу себе на неделю с пониманием того, что все снова может измениться через несколько часов. Поэтому наша роскошь сегодня — делать детальный план максимум на день вперед. Стратегические строим (рассылка релиза, запись интервью), но по умолчанию понимаем, что мы живем в war normal.
Клиенты
Практически все клиенты стали на паузу. В частности, осталась эстонская правительственная программа e-Residency, команда которой не просто захотела продолжать коммуникацию, но сделала акцент на украинцах и помощи украинским бизнесменам. Когда прочла их письма с поддержкой, захотелось расплакаться. Но отложила этот процесс до лучших времен, до победы.
Также нашими «клиентами» стали несколько волонтерских инициатив, которым мы предложили медийную поддержку. Мы поняли, что наша сила в коммуникациях, поэтому выбрали свою нишу и делали то, что можем с теми ресурсами, которые были.
Организация работы
Нам было несложно переориентировать команду. Поскольку еще до войны сложилась собственная система и распределение обязанностей. Из-за того, что количество клиентов увеличивалось, а некоторые клиенты заходили проектно, мы поняли, что не можем всех покрыть качественно и эффективно, если у нас будет традиционная структура: junior-senior-account-group account. Ведь кому-то работы будет не хватать, а у кого-то ее будет многовато.
Еще до войны у нас сложилась собственная система и распределение обязанностей.
Поэтому мы ввели собственную горизонтально-вертикальную структуру, в которой был один account manager, который отвечал за свое направление или своего клиента. Но в то же время этот account в другом проекте мог помочь, скажем, с текстами, креативом или организацией. То есть с тем направлением, в котором оно было сильным. Ведь кто-то силен в SMM, кто-то в копирайтинге, а кто-то издает оригинальные идеи и решения. И если другой команде нужно усиление по этим или другим направлениям, то эту подмогу можно было получить.
Например, когда перед войной мы получили 7 запросов от больших медиа о колонках по теме ФЛП, то именно благодаря такой структуре смогли их все отработать и выдать за 2 дня 7 оригинальных материалов. Все мобилизовались и написали колонки, а дальше каждый вернулся в свои проекты. Таким образом, ни один клиент не почувствовал, что ему не уделяют внимание, потому что работа же не прекращалась, но при этом мы успели сделать большой объем для одного конкретного.
Эта структура и организация работы во время войны нас, во-первых, спасла от хаоса. Во-вторых, никому не пришлось дополнительно изучать и знакомиться с клиентами, потому что все с e-Residency так или иначе были знакомы: кто-то готовил медиабазу, кто-то организовывал вебинары, кто-то писал интервью. Сейчас собираем уникальные истории украинцев, которые нашли свое убежище в Эстонии или открыли бизнес во время войны.
Кроме бешеного количества горя и боли, война дала понимание, что украинцы чрезвычайно сильные и мощные. А значит, у нас получится все, что бы мы ни запланировали. Потому что, как говорила украинская предпринимательница, которая фактически с нуля начала свою жизнь в Эстонии 24 февраля, если намерения кристально чисты, то и стрела пробивает камень. И хотя мы строим планы всего на один день, в сердцах у нас много стратегических проектов, которые обязательно воплотим после войны.
Кавер: Unsplash