Как проводить тендеры: пошаговая инструкция

Как проводить тендеры: пошаговая инструкция

Каждая компания, закупающая на рынке товары и услуги, старается минимизировать риски выбора некачественного товара/услуги, получить товар/услугу с максимальной выгодой, т.е. наилучшим соотношением цена/качество. Сегодня многие компании, особенно крупные, максимально жестко регламентировали процедуры закупки, формализовав несколько типов тендерных процедур.

Приведем три из них:

• запросы офферт;

• открытые торги;

  Підписуйтесь на наш Telegram-канал

• электронные торги. Закупка/продажа товаров, работ и услуг посредством проведения торгов онлайн на понижение/повышение.

Хочется обратить внимание на то, что последний тип тендеров, в котором определяющим фактором является исключительно цена, на наш взгляд, применим к стандартизированным товарам, т.е. к товарам, свойства которых предопределены ДСТУ (ГОСТом). И применять процедуру такого тендера, например, к разработке веб-сайтов не очень корректно.

Во-первых, даже при одинаковом исходном брифе все будущие исполнители видят проект по-своему, и вы фактически выбираете тех, чей опыт или видение наиболее вам импонируют.

Во-вторых, хотя вы в конечном итоге покупаете готовый продукт в виде веб-сайта, вы в том числе покупаете и проект/услугу по его разработке и внедрению, что сродни консалтинговому проекту. В этом случает вы, прежде всего, выбираете компанию-поставщика, а не спецификацию и стоимость.

Глядя на множество подходов и процедур, которые изобретают компании, выбирая поставщика услуг по веб-разработке, мы составили определенные рекомендации, как организовать процедуру тендера.

Рекомендации по проведению тендеров для выбора подрядчика на web production (web development)

Все программные и дизайнерские решения, которые компания создает для размещения в интернете, являются частью ее общей коммуникации с потребителями, партнерами, инвесторами и другими аудиториями.

Поэтому на этапе выбора подрядчика желательно четко понимать, какая специализация компании-подрядчика нужна вам на данном этапе развития коммуникации в интернете.

Предварительный этап

Выбор типологии компании-подрядчика. Сегодня на рынке представлены:

1. Медиа- (диджитал-) агентства. Их ключевые компетенции: разработка медиастратегии, построение медиаплана и баинг (размещение) на интернет-площадках;

2. Диджитал-агентства. Ключевые компетенции: разработка стратегии коммуникации в диджитал-каналах, разработка креативной стратегии и креативных материалов, SMM-стратегии (может выделяться в отдельное подразделение или агентство). На данном этапе развития рынка функцию диджитал-агентств принимают на себя специализированные отделы в креативных или FSAA;

3. Агентства, которые занимаются поисковым продвижением (SEO);

4. Агентства мобильного маркетинга;

5. Digital production (в США более распространен термин web development). Ключевые компетенции: веб-дизайн, UI-дизайн, front- и back-end программирование. Результатами конечной работы являются веб-сайты, приложения для социальных сетей, приложения для iOS- и Android-устройств, интернет-баннеры и др.

Желательно ставить задачи агентствам в соответствии с их специализацией. Допустимо, конечно, ставить задачу в комплексе одному исполнителю. Примеры:

А) Проведение розыгрыша призов для покупателей торговой марки, с активацией промокодов с упаковок. В этом случае задачу по созданию мини-промосайта для проведения такого розыгрыша можно поручить диджитал-агентству.

Б) Проведение медиакампании в интернете. В этом случае разработку баннеров можно доверить интернет-медиаагентству.

В любом случае, при выборе подрядчика и привлечении субподрядчика вам желательно знать всю цепочку, с одной стороны, а с другой — в сложных задачах разделять проект на два этапа и привлекать специализированное агентство.

Если в рамках тендера для решения нескольких задач вы привлекаете агентства/компании разного типа, следует внимательно следить, чтобы критерии, по которым вы оцениваете работу, соответствовали специализации агентства. Например, выбор подрядчика по производству промосайта не привязывался к показателям эффективности кампании в целом.

В том случае, когда вы определили, что для выполнения ваших задач вам необходима именно компания digital production (web development), мы рекомендуем следующую процедуру проведения тендера.

Этап 1. Отбор участников тендера

Задача этого этапа: -выбрать компании, которые вам подходят по двум критериям:

• уровень работ, их сложность, качество дизайна соответствуют вашим ожиданиям, требованиям и представлениям о будущем продукте;

• уровень цен компании и возможный размер бюджета соответствуют вашим возможностям, бюджету данного года и пр.

Такой отбор позволит избежать взаимной неудовлетворенности в будущем.

Как мы рекомендуем проводить данный этап:

1. Отобрать до десяти агентств, запросить портфолио. Из присланных портфолио оставить 5-7 компаний для дальнейших переговоров.

2. Отобранным агентствам разослать приглашение к участию в тендере и бриф. Пригласить на встречу. Если бриф достаточно детализирован, можно попросить сделать предварительную оценку проекта с достоверностью +/- 30%, тем самым определив, кто из компаний вам подходит, поскольку стоимость может отличаться в несколько раз. Вы должны понимать, что на данном этапе, стоимость является приблизительной (только если вы не даете детализированное ТЗ), и окончательная смета может быть сформирована только после первого этапа проекта –написания ТЗ или построения прототипа со спецификацией.

3. На встрече следует обращать внимание на следующие нюансы:

   1. Понимание агентством последних трендов в дизайне, технологиях;
   2. Понимание задач, которые стоят перед создаваемым продуктом;
   3. Готовность объяснить/отстоять свою точку зрения перед клиентом;
   4. Четко объяснить заказчику этапы проекта и правила управления им, управления объемом проекта и бюджетом.
   5. В качестве дополнительной опции вы можете попросить агентство подобрать примеры уже существующих в мире сайтов, можно из других товарных категорий, которые они использовали для вдохновения при работе с вашим проектом как с точки зрения дизайна, так и с точки зрения навигации. Здесь вы поймете, насколько одинаково вы смотрите на мир.

На данном этапе важны такие нюансами соблюдения процедуры:

1. Все участники должны получить одинаковый бриф

2. Вопросы, задаваемые участникам, должны быть одинаковыми

3. Состав участников встреч со стороны заказчика не должен меняться

В принципе, на данном этапе тендер может быть закончен. Вы увидите компании, которые соответствуют вашим ценовым ожиданиям, а при проведении презентаций сможете выбрать компанию, с которой вы просто мечтаете работать.

Этап 2. Креативный/дизайнерский тендер

Если по каким-либо причинам вам необходимо в рамках тендера увидеть результаты работы компаний именно над вашим продуктом, то проводится вторая часть тендера, в рамках которого вы ставите задачу агентствам по созданию дизайнерского продукта.

К данному этапу рекомендуется приглашать не более трех компаний.

Разработка предложений требует от агентства существенных материальных и временных затрат. Данный этап рекомендуется делать оплачиваемым, либо объявить компаниям рамки будущего бюджета, чтобы участники тендера были мотивированы к участию в нем. Это подтверждает серьезность намерений рекламодателя и позволяет агентствам привлекать больше ресурсов для разработки предложения.

На данном этапе можно предложить агентствам:

1. Создать UI-дизайн главной и одной внутренней страницы

2. Создать дизайн главной и одной внутренней станицы

Для оценки предложений компаний-участников рекомендуется сделать внутреннюю таблицу "экспертных оценок", т.е. перечень критериев, по которым вы будете оценивать работы, вес каждого критерия и оценки, выставляемые участниками тендерной комиссии.

В эту таблицу можно перенести оценку стоимости со своим весом из первого этапа тендера. Пример таблицы для проведения тендера с использованием метода экспертных оценок:

Данная таблица заполняется каждым экспертом (участником тендерного комитета), после чего делается сводная таблица по всем экспертам и участникам.

Особенности проведения данного этапа тендера:

1. Всем участникам должна быть поставлена одинаковая задача

2. Все участники должны знать критерии оценки и вес каждой оценки

3. Все участники должны иметь одинаковое время на выполнение задачи

4. Со всеми участниками должен быть заключен договор о конфиденциальности и о соблюдении авторских прав

5. В оценке результатов должны участвовать должностные лица, принимающие окончательное решение

6. Всем участникам должна быть предоставлена равная возможность презентовать свои решения

7. Список участников должен быть им известен. Это не должно быть тайной

Рекомендации и идеи, использованные компаниями при подготовке презентации, являются их собственностью, и защищены авторским правом. Заказчик не имеет права использовать в своей дальнейшей работе идеи и разработки проигравших тендер компаний. С другой стороны, компания, которой сообщили фундаментальные составляющие технической, маркетинговой и коммерческой стратегий компании-заказчика, должна считать их строго конфиденциальными и не использовать для других проектов или клиентов, даже если это агентство не будет выбрано заказчиком.

Чего не следует делать при проведении тендера

1. В рамках одной итерации оценивать и креатив, и стоимость. Вы можете оказаться в ситуации, когда предложенное решение будущего продукта по стоимости не соответствует вашему бюджету.

2. Если у вас сложный по функционалу сайт, не стоит присылать запрос в агентство на сайт конкурента или другой компании в отрасли с запросом: "А сколько такое стоит?" Компания-исполнитель не должна и, скорее всего, не будет заниматься аудитом чужого сайта для оценки его структуры, функционала и сложности для определения стоимости. Потрудитесь составить свой бриф. Приветствуется при составлении брифа давать ссылки на другие сайты для примеров особенностей работы отдельных модулей

И в завершение: если вы затрудняетесь с тем, как организовать процедуру тендера, мы, отраслевое объединение "Центрифуга", всегда готовы вас проконсультировать, даже если в тендер вы планируете приглашать компании, не входящие в наше объединение. Наша задача — формировать рынок со своими правилами и процедурами.

Глеб Проненко, клиент-сервис-директор digital production Studio7, эксперт Ассоциации digital-продакшенов Украины "Центрифуга"