В документальном фильме «Стать Уорреном Баффетом» продемонстрирована одна интересная ситуация. Когда Уорена Баффета и Билла Гейтса попросили написать одно слово, которое привело их к успеху, они оба написали одно слово «фокус». Неудивительно — только фокус на достижении целей позволяет двигаться вперед и большим компаниям, и маленьким локальным бизнесам, и стартапам, которые только-только находят свою целевую аудиторию.
Сегодня ни одна из успешных компаний не может работать эффективно без видимых KPI. Макс Самко, основатель компании Art Lemon, на своем опыте убедился в том, что их постановка — это процесс сложный и многогранный.
Почему было принято решение ввести KPI?
Показатели эффективности — мерило результата. Например, когда сотрудники подходят с вопросом, будет ли в этом месяце у них процент, или просят пересмотреть свою зарплату, очень важно, чтобы руководители не просто могли давать положительные или отрицательные ответы. Здесь важно аргументировано их обосновать.
Хорошая практика — это когда сотрудник приходит и сам рассказывает о том, почему ему стоит повысить зарплату, на видимых примерах того, что он сделал, чего он достиг, как помог улучшить компанию.
Но, когда подчиненные в рутине, когда у них миллиард задач, результаты работы просто забываются. И именно в момент понимания, что мне и руководителям отделов сложно оценивать эффективность их работы, и было принято решение по постановке KPI.
Реакция сотрудников
Вначале показатели эффективности вводились с боем. Сотрудникам было сложно и непонятно, зачем. У всех нет времени вводить метрики. Но когда мы объяснили человеку, что это занимает всего десять минут в неделю или две минуты в день, то стало немного легче. Процесс введения нужно пережить и переждать.
Как раньше ставились показатели эффективности?
Мы их ставили в разных документах, в Word или Excel. Мы их ставили много, и ставили на разные отделы. И это была большая проблема, так как документы дублировались и, соответственно, если менялся сотрудник или менялся руководитель, они забывались. Также бывали ситуации, когда мы забывали пароль для входа в аккаунт, с которого создавалась таблица, и не могли его отредактировать. Но главное — в один момент мы потерялись в документах и в данных.
Главные наши ошибки при постановке KPI
Первая, самая главная ошибка: мы поставили KPI, сотрудники начали их заполнять, но потом анализ показателей эффективности просто игнорировался. Понятно, что это было неправильно — мы просто сливали большое количество данных впустую.
Вторая наша ошибка — мы ставили слишком много KPI и на отдел, и на каждого сотрудника. Но это так не работает. Достаточно всего три-четыре показателя, чтобы контролировать эффективность работы. Например, менеджеру по продажам достаточно заполнять отчет по продажам, встречам, заключенным договорам и отправленным коммерческим предложениям. А контролировать звонки, отправленные сообщения в мессенджерах и каждый шаг человека — это очень плохая история.
Третья ошибка — отсутствие системности и ведение разных документов. Мы начали вносить показатели в разные документы, похожие между собой, дублировать их, поэтому потерялись в данных.
Четвертая ошибка — люди не видели свои показатели и не понимали, в каком темпе двигаются и достигают ли поставленных перед собой целей.
Понимая свои ошибки, мы приняли решение, что нужно что-то делать, нужно исправлять ситуацию. И мы сделали систему Dashboard24.
Решение
Создав систему дашборда, мы начали сразу подключать их для разных подразделений: для маркетингового отдела, отдела продаж, финансового отдела и других. Мы создали больше десяти разных дашбордов и быстро в них запутались. В итоге мы поняли очень важную вещь: дашборд должен внедряться постоянно и постепенно. Это не такая история, что можно один раз ее воплотить в жизнь и забыть. Вначале нужно внедрить его для одного отдела, понять, все ли работает, и дальше подключать другие.
После мы удалили все дашборды и начали использовать систему только для двух отделов: финансового и маркетингового. Спустя некоторое время мы начали яснее понимать свои результаты, видеть конверсии, оплаты. Все данные начали сводиться в одном дашборде от разных людей — так нам стало намного проще управлять данными.
Сейчас все таблицы подключены в дашборд, и если данные не заполняются в них, мы сразу видим, что в нем нет нарисованного графика. Теперь, когда мы видим постановку целей в цифрах, в прогрессии, за их достижением интересно наблюдать. Это гораздо удобнее, чем смотреть Excel с кучей данных. Сегодня весь мир хочет простоты и график «Цифра» с прогресс-баром — это максимальная простота, которая сегодня возможна. Проще уже некуда.
Система дашбордов заставила нас системно вести учет цифр и управлять ими. Мы уже сегодня понимаем, как на них влиять, как увеличить или понизить их, достигать поставленных целей.
Кавер: Unsplash