1. Закон Мерфи и здоровая (или не совсем) паранойя
Если что-то может пойти не так, это пойдет не так. Если при заказе баннеров вы не указали, что в полотне нужно делать люверсы, будьте готовы, что типография их не сделает. Пусть лучше вас сочтут сумасшедшим параноиком или человеком-не-в-себе, но вы перестрахуетесь и получите баннер с нужным количеством люверсов, которые расположены в нужных местах. Особенно, если срок приема работы у типографии — вечер перед мероприятием.
Подстраховываться нужно всегда. На примете должны быть еще как минимум две типографии (желательно, круглосуточные), с собой стоит брать больше ноутбуков, чем нужно. Списки участников мы однажды вообще распечатали в пяти экземплярах. Если бы нашему ивент-менеджеру дали волю, он бы и второй состав спикеров на бизнес-форум сформировал.
2. Организатор в зоне
Подготовка ивента и само мероприятие проходят намного проще и слаженней, если среди членов команды распределены зоны ответственности. Когда каждый отвечает за вверенный ему участок работы, он владеет ситуацией, принимает необходимые решения и знает, с кем взаимодействовать. Благодаря такому подходу в команде царит порядок, и всегда понятно, от кого можно получить максимально оперативный ответ. Система работает и внутри опытной команды, и внутри команды-новичка.
3. Вырви глаз
Когда мероприятие спланировано, интересные фишки придуманы, мы обычно находим минутку для того, чтобы посмотреть на мероприятие изнутри, глазами посетителя. Проходим по локации и прикидываем, легко ли гость найдет вход, что он увидит, впервые попав на площадку, какие испытает эмоции, впечатления. Как правило, в результате получается увидеть еще два-три момента, которые стоит исправить.
4. Привет от Шекспира
Даже деловое мероприятие строится по законам драматургии. Планируя программу, нужно учитывать, что должны быть завязка (сбор людей, приветствие друг друга, знакомство, кофе, легкая музыка, слово организаторов и почетных гостей), развитие (выступления спикеров, ток-шоу), кульминация (выступления топ-спикеров и хедлайнеров, «изюминка» мероприятия — то, ради чего люди приходят на ивент) и наконец, развязка (неформальное общение во время кофе-брейков, еще одно ток-шоу, итоги мероприятия, бизнес-ужин, вечеринка).
5. Не только для Instagram
Если после мероприятия не будет фотоотчета, вы не только потеряете значительную часть коммуникаций, положительных отзывов и благодарностей, но и само событие выветрится из памяти. Как и всегда, нужно перестраховаться и оговорить с партнерами-фотографами условия работы. Когда-то наш партнер сказал, что не предоставит архив всех фотографий с ивента, а только 10 штук. Все остальные фото гости могли купить на портале. Хорошо, что на событии работал не только этот партнер.
6. Круговорот событий в природе
Даже если какое-то мероприятие задумывается как единственное и одноразовое, мы стараемся все равно оставить небольшие хвостики, которые в дальнейшем помогут развить его в серию ивентов. Это могут быть хороший фотоотчет, желательно — видео-итог (презентация результатов мероприятия, короткие видео-интервью), публикация благодарностей гостям, спикерам, партнерам, пост-релиз в СМИ и другое.
7. Конкуренция с президентом
Очевидная вещь, что не очень хорошо проводить какой-нибудь «Слобожанщина Рокс», когда по соседству в тот же день проходит «Woodstock». Менее очевидная, что конкуренция идет в том числе за внимание прессы, и конкурентом может стать какой-нибудь внеочередной выход «в народ» губернатора или приезд президента. Штат журналистов у нашей прессы далеко не резиновый, а региональный корреспондент у национальных изданий часто вообще один. Следует заранее проанализировать, что может отвлечь прессу от ивента и назначать дату соответственно.
8. Конкуренция с Иисусом
Мы также не проводим бизнес-мероприятия в выходные и праздники, потому что тогда начинается конкуренция с отдыхом. Третий бизнес-форум мы перенесли из-за католической Пасхи, потому что иначе делегация польского посольства к нам бы просто не приехала.
9. Голодный журналист всегда прав
На Третьем международном бизнес-форуме, в обед, когда наш PR-менеджер ел самое вкусное в своей жизни пирожное, ему пришло смс от журналиста: «Я в ярости. Освещение будет соответствующим». PR-менеджер бросил пирожное и побежал выяснять ситуацию. Оказалось, журналист зол, потому что его не покормили. Отныне обед для журналистов — это почти первый пункт в планировании PR-продвижения ивента.
9,5. Закон Карлсона
Даже если ивент превращается в ад, гости могут этого не заметить, если вы будете сохранять спокойствие.