Зачем нужна корпоративная соцсеть и как ее создать?
На каком этапе развития компании стоит создавать интранет, внутренний сайт, внутреннюю социальную сеть? Какие задачи можно решать с помощью внутреннего сайта, с чего стоит начать, какую платформу выбрать?
Если вы переживаете, что ваши сотрудники отвлекаются на соцсети во время работы — перенесите их работу в корпоративную соцсеть.
Представьте, что внутренний сайт (интранет) вашей компании так же популярен среди сотрудников, как Facebook или «ВКонтакте» среди интернет-пользователей. Сколько амбициозных и полезных бизнес-задач можно было бы решить! Вот небольшой список:
Корпоративная соцсеть, интранет, внутренний портал… Что это и в чем разница? Для начала давайте разберемся в терминах.
Интранет (корпоративный портал)
В целом, интранет — это все инфоресурсы компании, к которым вы имеете доступ через браузер или мобильное приложение. Предназначены они только для сотрудников и, возможно, партнеров, поставщиков.
Интранетом также называют внутренний корпоративный сайт (портал), который служит точкой входа на все ресурсы внутренней сети. Такой интранет-портал обычно заодно решает задачи внутренних коммуникаций между сотрудниками, удаленной совместной работы, выполняет роль базы знаний. В этой статье я использую слово «интранет» именно в таком значении.
Корпоративная соцсеть (социальный интранет)
Корпоративная соцсеть — это интранет-сайт, который заимствовал от социальных сетей вроде Linkedin, Slideshare, Facebook основные принципы и инструменты, сделавшие их популярными и успешными.
Принципы в основе корпоративных соцсетей
-
Информация «с лицом». У каждого материала и комментария в сети есть свой автор — с детальным профилем, открытыми контактами, фотографией. К нему всегда можно обратиться за уточнениями, помощью по теме и экспертным советом.
-
Прямое, прозрачное общение. Любой сотрудник может напрямую задать вопрос топ-менеджеру, прокомментировать его блог-пост и т.д.
-
Обратная связь везде. Каждый материал в сети можно прокомментировать, «лайкнуть», поставить ему рейтинг или тег, поделиться им с коллегами.
-
Плоская структура информации: ее объединение по проектам, клиентам и т.п. Навигация за счет удобного и быстрого поиска, тегов, категорий, подписок по интересующим темам и системы рекомендаций содержимого.
Корпоративные соцсети в Украине
В нашей стране корпоративные соцсети — не такое уж редкое явление. Особенно востребованы они в среднем и крупном бизнесе.
В JTI Ukraine социальный интранет был запущен еще в 2010 году. Основными целями обозначили: ускорение коммуникаций между киевским офисом и региональной сетью торговых представителей, развитие культуры инноваций и обратной связи. Уже через два года успехи социальной сети MyJTI в Украине убедили женевскую штаб-квартиру в необходимости социального интранет для всех стран JT International.
Свежим и ярким проектом корпоративной соцсети под названием «ПРОСТОр» может похвастаться «МТС Украина». Название выбрали со смыслом — оно созвучно с аббревиатурой по шести ценностям компании. Основные цели внедрения: стимулировать обмен опытом и экспертизой среди сотрудников, внедрить проектный и проактивный подход к решению рабочих задач. «На сегодняшний день, особенно в таком инновационном бизнесе, как наш, практически не существует баланса между работой в офисе и жизнью вне его. Именно поэтому мы верим, что «ПРОСТОр» — это именно тот инструмент, который станет виртуальной площадкой для проектной работы и организации эффективного рабочего процесса, и одновременно платформой для свободного общения, обмена информацией», — подчеркивает Ольга Бережная, HR директор «МТС Украина».
В чем бизнес-ценность или где ROI зарыто
Многие скептически относятся к возврату инвестиций от социального интранет. Попробую доказать обратное примерами из бизнеса.
Эффективные организационные изменения
За пять лет ряды медиакорпорации UBM пополнились 80 мелкими игроками рынка по всему миру. С помощью интранет UBM Wiki компании удалось превратить это «лоскутное одеяло» в единый организм. В результате:
-
скорость предоставления важной для продаж информации увеличилась в среднем с 3 дней до 30 минут;
-
компания создала единый рейтинг поставщиков, позволяющий экономить на работе с подрядчиками. Например, в одном из проектов экономия составила $20 000;
-
благодаря идее из UBM Wiki и оперативным коммуникациям по ее реализации UBM смогла за несколько дней запустить проект на $100 000 по освещению событий в Европе во время извержения вулкана в Исландии в 2010 году.
Адаптация, обучение и развитие продавцов (и не только)
Компании Toshiba нужно было увеличить прибыль в насыщенном рынке США. Топ-менеджмент сделал ставку на развитие дилерской сети. Ключевым инструментом вовлечения и обучения дилеров стала корпоративная социальная сеть eXCHANGE. Результаты оказались довольно убедительными:
-
среднее время на достижение целей по продажам уменьшилось с 6 до 4 месяцев;
-
за счет трансляции 5 масштабных мероприятий для дилеров через социальный интранет Toshiba сэкономила $213 000.
С чего начать? Как выбрать платформу для корпоративной соцсети?
Несколько проверенных практических советов:
1. Начните с конца, то есть с планирования ожидаемых результатов. Конкретных и измеримых. Следующий шаг — проработка ключевых сценариев использования интранет, с прицелом на поставленные KPI.
2. Главное в успехе социального интранет — это люди и содержимое. Первые приоритеты эффективного интранет:
a) вовлечение, обучение, удобство пользователей;
b) «выращивание» лидеров сообществ и процессов;
c) полезный и уникальный рабочий контент.
3. «Продайте» идею корпоративной соцсети максимальному количеству топ-менеджеров. Их поддержка и личный пример очень облегчат вопрос адаптации сотрудников к новому инструменту.
4. На старте проекта экономьте время и деньги на технических вопросах. Советую отложить идеи: разработки с нуля, масштабных интеграций с другими системами, массовой миграции данных. Коробочные программные решения позволят развернуть интранет за период от 15 минут до недели. Остальное время лучше потратить на приоритеты из пункта 2.
5. Выбор интранет-платформы по количеству и названию функций — ошибочный путь. Ориентируйтесь на ее удобство в намеченных сценариях использования (помните шаг 1?). Для этого идеально подходят бесплатные облачные демо от вендоров. Соберите фокус-группу из потенциальных интранет-лидеров и проведите такое сравнительное тестирование в течение 2-3 недель (бесплатный демо-период).
Сколько стоит удовольствие?
Совокупные затраты на корпоративную соцсеть обычно включают:
• стоимость лицензий на программную платформу в основе соцсети;
• стоимость оборудования, системного ПО, техподдержки (при хостинге на серверах компании, а не в облаке);
• внутренние человеческие ресурсы (часть выделенного на проект рабочего времени сотрудников компании в составе интранет-команды);
• услуги внедренцев-консультантов (если внедрение не только своими силами).
Финальная цифра будет зависеть от многих параметров.
Факторы, которые помогут вам сэкономить
Лицензирование. Самый распространенный способ лицензирования корпоративных соцсетей: абонплата по количеству пользователей. Поэтому, чем больше у вас сотрудников, тем большие скидки готовы предоставить производители ПО. Также сэкономить можно, заключив договор на несколько лет вперед, чтобы зафиксировать скидки и застраховаться от повышения цен в будущем.
Оборудование. Практически все интранет-вендоры предлагают вариант размещения вашей корпоративной соцсети в своем «облаке». Это, как правило, уже включено в стоимость лицензий. В результате затраты на оборудование и системное ПО со стороны владельца соцсети становятся нулевыми. Кроме того, облегчается и ускоряется техподдержка решения, так как вся инфраструктура под контролем и ответственностью самого разработчика.
Человеческие ресурсы. Корпоративная соцсеть — идеальный инструмент для реализации краудсорсинговых проектов (проектов по принципу «с миру по нитке»). Начните «краудсорсить» с задачи по запуску самой корпоративной соцсети. Силами сотрудников-волонтеров можно наполнять сеть содержимым, отлавливать ошибки до запуска, создавать обучающие материалы. Идеи для мотивации активистов:
-
организовать процесс в формате игры с награждением забавными «плюшками» и соревнованиями между департаментами;
-
вовлечь новичков и стажеров — им работа с корпоративной соцсетью поможет лучше узнать компанию и коллег, реализовать свои идеи.