Річний звіт — це виклик для кожного менеджера. А ще більший виклик — презентувати роботу на річній конференції компанії. Бо у звітах ЗАВЖДИ багато даних. А цифри, графіки та дані можуть швидше занудити аудиторію, аніж зарядити її.
При цьому відомо, що цифри допомагають переконувати. Дослідники університету Корнелла виявили, що довіра до промови зростає десь на 30%, якщо аргументи підсилені даними.
Що робити, аби дані розповідали історію? Хочеться спакувати це все в паперовий літачок іii…. Але я дам кілька підказок, як демонстрацію слайдів замінити на захоплюючу історію яка розкаже цілу історію життя вашої команди як пригоду з цінними інсайтами та виявленими трендами.
Адже річна промова — це чудовий спосіб розповісти про успіхи, про досвід напрацьованих на невдачах, про можливості і виклики майбутнього. Про силу, мудрість і простір розвитку.
1. Перший крок до уникнення провалу
Часто для менеджерів презентації готують їх підлеглі. І їм наче треба лиш вийти і їх зачитати. Та-дам. І тут більшість потрапляє у пастку. Промовець починає читати слайди як не підготовлений студент шпаргалку. А ще гірше – пробує на ходу придумати пояснення графікам. І замість живого натхненного промовця у нас на сцені проявляється людина-робот для озвучення та перелистування слайдів. І десь на 3 хвилині зал відключається у свої справи. Це кінець вашої промови. Навіть якщо ви продовжуєте говорити.
Якщо ж ви вмілий менеджер, то знаєте, що це унікальна можливість виступити в ролі візіонера. І презентація річного звіту може стати мотиваційною промовою. Вона може переконати керівництво, що досягнення за рік вас і вашої команди варті визнання та бонусів, а вашу команду завірити, що плани на наступний рік логічні та драйвові.
Тому почніть з того, що уможливить «легкість польоту» промови. Заберіть баласт.
Для цього ідентифікуйте головні думки і висновки промови. А також подумайте, з чим плануєте залишити вашу аудиторію? Ідентифікуйте, що цінно їм почути про вашу роботу і про себе (ага, про них теж треба говорити, бо люди краще слухають історії, де вони є героями). Випишіть на окремих стікерах головні аргументи та меседжі промови і проаналізуйте їх. На підмогу можете взяти ось цю матрицю.
Це допоможе вашій лаконічності та точності порозуміння. Як тільки градіюєте ваші меседжі, то стане видно, що вам можна викинути з промови (що мало важливо для вас і не дуже зрозуміло та цінно для аудиторії).
Також ви зможете ідентифікувати, що зробить початок промови пам’ятним (меседжі цінні для аудиторії і не так важливі для вас). Наприклад, керівник відділу продажів буде говорити про неймовірні досягнення компанії за рік, які мають вразити своїми бізнес показниками. Але для продавців (як його підлеглих) важливо почути визнання їх ролі у цих досягненнях. Саме це додасть порозуміння і драйву в аудиторію.
Коли ідентифікуєте ті меседжі, які потребують найбільшого часу та сили переконання, то знатимете, де потрібні історії з даними. Саме до них вам потрібні графіки та діаграми як підсилювачі аргументованості та логіки презентації. І, звичайно, історія, яка допоможе розставити акценти і зробити саме ті висновки.
2. Розмір має значення
Промовці на корпоративних конференціях часто сприймають як одне презентації, які має вичитувати керівництво, та слайди для промови. Важливий нюанс в тому, що тексти і дані на слайдах аудиторія мають не читати, а бачити. Тоді вони матимуть можливість чути промовця.
Один з найвідоміших євангелістів бізнес інновацій Гай Кавасакі особливу увагу приділяє розміру шрифтів. Його порада – використовуйте розмір шрифта не менше 30-ти пунктів. Стів Джобс часто на слайдах, які акцентували певне бізнес досягнення чи демонстрували вражаючу характеристику продукту, використовував цифру на весь екран. А це значить, що розмір був не менше 100-та пунктів. Водночас, в корпоративний презентаціях використання шрифта 20-го розміру вже часто є досягненням.
Чому потрібно збільшувати розмір? «Сліпий тест» допоможе протестувати слайди на видимість і змоделювати те, як бачить ваш слайд людина, яка знаходить на ряді 15-тому. Коли ви готуєте презентацію в Power Point, то ліворуч у вас розгортається колонка з послідовною розкладкою слайдів. Саме розглядаючи слайд там, ви можете оцінити видимість заголовка, достатній розмір супровідного тексту та необхідну контрастність, фону, яка зробить цифри та слова читабельними. Зазвичай, рекомендують використовувати з розміри – для заголовка, для головного тексту і для фонового тексту (от він може бути в межах 20-25 пунктів).
Між іншим, трендом 2019 року в типографіці буде максі. Так що сміливіше пишіть великими буквами.
3. Економія, що копає могилу
Візуальна і смислова простота допоможе вашим річним звітам як ніколи.
Розповім вам історію, яка вже стала легендою. Якось на засіданні військ НАТО по військовій кампанії в Афганістані чекали презентації єдиного узгодженого плану дій, який мав би призвести до перемоги. Вони побачили ось це. Гарненька могила даних. І генерал тоді промовив: «Тепер нам залишилось знайти людину, яка зможе розкодувати цей план для нас».
Дуже часто в річних звітах слідують правилу «Чим менше слайдів, тим краще». Але роблять це у свій шалений спосіб. Найтиповіша економія – впаяти чотири графіки на один слайд. І це смертельний номер. Вірніше «екран смерті», який ви запускаєте в головах людей. Я знаю мало людей, які здатні проаналізувати так щільно накопичені дані. І не знаю нікого, хто міг би осягнути аналіз такого об’єму інформації за секунди.
Мало того, така могила даних може призводити до помилкових висновків і рішень.
Якось я допомагала готувати один корпоративний звіт керівнику дистрибуції в FMCG компанії, який власне зробив цілу серію «економних слайдів». Стовбчикові діаграми ми замінили графіками, в яких розмістили дані по різних регіонах, які керівник хотів порівняти. (Графіки легше допомагають демонструвати тренди). І тут ми виявили дуже важливу річ. По одному з регіонів були випущені дані за грудень місяць. Надто дрібні назви місяців внизу, які накладались, не дали це помітити. Ми так врятували цілий підрозділ від позбавлення бонусів. Ви ж знаєте, що значить грудень на ринку FMCG. Це час великого зростання продажів. І без них фінальні показники явно втрачають.
Саме тому я рекомендую економити за рахунок фільтрації даних і лаконічності промови (підказка в першому пункті). А графіки подавати так, щоб їх візуалізація давала можливість швидко прослідкувати тенденції року і порівняти з іншими.
А ще вам допоможе один важливий лайфхак, який врятував від халепи не одного мого клієнта. Вчіться не демонструвати дані, а їх пояснювати. Дивлячись на графік чи інфографіку на слайді, задайте собі питання: «Який інсайт чи висновок має зробити людина дивлячись на нього?». Якщо відповідь «ееее», то його треба доробити. І спершу таки зрозуміти, яку думку має донести цей слайд (або як підсилити один з ваших головних меседжів). Висновок рекомендую вписати в слайд як окрему фразу чи як заголовок. Замість «Продажі регіону Х за січень грудень 2018 року» напишіть «Регіон Х за 2018 рік успішно зростив частку продажу продукту 3». І ваш графік тоді слугує лиш фоновим підтвердженням цього чудового приводу подякувати в той чи інший спосіб регіону. І будувати відповідні плани продажів на майбутнє.
4. Форма слідує за змістом
Підбирайте форму заливки даних залежно від того, на чому Ви хочете зробити акцент. Варіантів і можливостей є велика множина. І ось ціла таблиця вам у поміч.
От точно чого варто уникати – це класичних таблиць. Недаремно гуру інфографіки Едвард Тафті називає таблиці «в’язницею даних». Усі ці обмеження стовпців та рядків не дають прочитати і так часто велику кількість цифр. Якщо прийняти, що цифри та букви – це теж картинки, то таблиці наче картини, які для розуміння потрібно довго розглядати і зблизька. Тому для публічних презентацій – вони зайвий елемент.
Якщо ж говорити про використання стовпчикових, лінійних та кругових діаграм (як класичних улюбленців менеджерів), то тут теж є певна особливість. 1984 року дослідники сприйняття інформації Уільям Клівленд та Роберт МакГілл доказали, що порівняти розмір куль (площин) нам вдається набагато гірше, аніж довжину. Бульбашкова діаграма гарно підійде, коли вам швидко треба продемонструвати, де найбільші, а де найменші показники.
Гуру презентаційних умінь Силіконової долини Ненсі Дуарте радить для прискіпливого порівняння досягнень використовувати лінійні графіки. Як бачите, вона в такий спосіб порівнює навіть відсоткові величини.
5. Як народжуються історії даних
Давайте поглянемо на типовий графік досягнень за рік. Радше породжує хаос думок. Є два лайфкаки, які допоможуть йому говорити. Дизайн плюс сам сторітеллінг. Дизайн має допомогти людям сфокусуватись на головних показниках. Це значить – приберіть все зайве. Відфільтрувати його вам допоможе вправа на пошук історії.
Будь-який графік показників будь-якої команди за рік не є рівною лінією. Є спади та піднесення. Тим, хто не дуже в курсі життя вашого підрозділу в деталях, буде цікаво почути причини появи пікових точок на графіку. Особливо нижніх. А вам потенційно може бути важливо розповісти про пікові точки верхні. І тут починається зароджуватись історія. Ви можете вже вважати себе героями, що врятували компанію від втрат, але ваш героїчний подвиг (як це буває з більшістю марвелівських героїв) відбувся не публічно, і тому вам ще потрібно про нього донести легенду людям.
Історія – це подорож героя (наприклад, вашої команди). І найцікавішою її роблять пригоди, виклики і трансформації. І ваш нерівний графік – чудова основа для неї.
Хто герой вашої історії і чого він прагнув? (які були задачі на 2018 рік і як вони коригувались протягом року)
Які були виклики і перешкоди? З чим довелось боротись? (падіння на графіку та їх першопричини)
Хто став у помочі? Що (а навіть цікавіше хто і чиї дії) допомогли його зупинити і знову рости? (компанія має знати своїх героїв обличчя)
Які «артефакти» (знання, інструменти, підходи) здобули під час випробувань? Які нові підходи та рішення ви створили і вже успішно використовуєте?
Люди не вчаться на чужих помилках, але надихаються досвідом інших. Що мають пізнати колеги з інших підрозділів та керівництво як рецепт уникнення таких випробувань?
Досвід та рішення – це ключова основа для наративу успішного менеджера.
Як тільки історія готова, прибирайте зайві дані, залишаючи лише на обраних піках, прибирайте сітку з фону і зайві шкали. І розташуйте кілька нотаток з коротким описом подій. Додайте висновок. І придумайте метафору. Найлегше підібрати з відомих фільмів. Поставте постер з головним меседжем на слайд перед графіком. І от вам інтригуючий початок.
Така модель дизайну вашої розповіді про рік, який ви прожили, дуже помічна для швидкого огляду ситуації з розумінням контексту та дій в ньому, що допомагає переконувати, будувати довіру і отримувати підтримку планів на майбутнє.
В одного з моїх клієнтів була історія, коли їм довелось рятувати клієнта за рахунок власного прибутку. І керівник точно чекав злісної критики Правління на цей рахунок. Але ми підготували історію і показали, як той клієнт в кінці року після «реабілітації» повернувся і компенсував своїми замовленнями усі втрати. Візуальну метафору ми взяли з фільму «Врятувати рядового Раяна». Замість очікуваної критики отримали підтримку.
