Івенти в новій реальності: як зібрати 30 тисяч медичних працівників у смартфонах

Кому доступні масштабні онлайн-конференції?

У далекому 2011 вперше була проведена конференція Microsoft Build. Тоді подія об’єднала понад 5 тисяч любителів технологій з усього світу та започаткувала традицію збиратись щороку. Через карантинні обмеження у 2020 організатори були змушені обрати онлайн-формат. Який же був подив, коли на цьогорічний Microsoft Build зареєструвалось 70 тисяч учасників.

Гадаєте, подібні масштаби доступні лише ІТ-корпораціям?

Аж ніяк ні. Доказом цього є IV Міжнародний конгрес з інфузійної терапії для лікарів та науковців, що було проведено у жовтні Інститутом патології крові та трансфузійної медицини НАМН України за підтримки фармацевтичної компанії «Юрія-Фарм». Захід відвідало 30 тисяч учасників з 8 країн світу. Вийшов такий собі «медичний Microsoft Build».

Яким же чином це вдалось організувати?

Планування у 2020 році — невдячна справа. Організатори до останнього не знали, чи вдасться провести подію наживо. Конгрес для лікарів було заплановано на середину жовтня, а остаточне рішення щодо формату було прийняте лише у липні. До фактичної дати залишалось всього 10 тижнів.

Організація в такий короткий строк вдалась за рахунок синергії 4 організацій:

Конгрес з Інфузійної Терапії

За словами керівника проекту, CRM-консультанта компанії SMART-business, Артема Карпенко 10 тижнів — це той мінімум, котрий потрібен на підготовку до онлайн-заходу. Ідеальний проміж часу — це 15 тижнів.

Діджитальні моменти онлайн-конгресу

Організатори розуміли, що поєднати людей з 8 країн у смартфонах — це задача підвищеної складності, тому для технічної реалізації була створена екосистема з 5 продуктів.

Ядром технічного рішення є платформа Microsoft Dynamics 365 Marketing. Так як тут зібрані усі канали комунікації з учасниками заходу, це робить управління швидким і зручним, а також зменшує поріг входу для нових працівників.

В Dynamics 365 Marketing організатори можуть:

• Збирати консолідовану базу учасників.
• Керувати усім контентом заходу.
• Адмініструвати чат-бот.
• Збирати та аналізувати статистику по роботі кожного рекламного каналу.
• Миттєво вносити зміни у хід події (екстрені повідомлення, заміна спікера і т.і.).

У рішенні для конгресу з інфузійної терапії також були використані:

GMSU Messaging Services — для комунікації через Viber та sms. Так як у ході підготовки заходу виявилось, що медичний персонал не є активними користувачами поштових скриньок, працівникам SMART business довелось у швидкому режимі запускати додатковий канал комунікації за допомогою sms та Viber, а також Viber chat bot, де конверсія в реєстрації склала більше 90%.

Платформа для вебінарів Vimeo, котра закривала усі потреби з підключення такої великої кількості людей.

Також в екосистемі була використана частина рішення SMART HCM & LMS. Це власна розробка компанії SMART business, котра включає в себе особистий портал користувача. У ньому учасники конгресу мали змогу:

• Проглянути інформацію про спікерів та доповіді.
• Зібрати особистий план відвідування доповідей.
• Взяти участь у розіграшах та вікторинах.
• Задати питання спікеру або обговорити матеріали з іншими учасниками конгресу.
• Отримати сертифікат про проходження конференції з власним іменем, прізвищем та мокрою печаткою.
• Проглянути доповіді у записі протягом 2-х тижнів після завершення конгресу.

«Організація заходу такого масштабу — це комплексна задача. Співробітники SMART business мали на меті не лише подбати про технічну реалізацію конгресу, а й про те, щоб організатори могли самостійно керувати усіма процесами. Завдяки інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу Dynamics 365 Marketing ні під час підготовки, ні під час самого заходу не виникло проблем. Модератори могли вносити динамічні зміни прямо у розпалі заходу, а учасники миттєво реагували на питання чи пропозиції зі своїх смартфонів. Складалось враження, що усі 30 тисяч осіб вільно комунікують в одному приміщенні», — ділиться досвідом керуючий партнер компанії SMART business Наталія Онищук.

Про соціальну складову

IV Міжнародний конгрес з інфузійної терапії — це наочна візуалізація того, як технології допомагають поширюватись знанням. Працівники медичної сфери з України, Казахстану, Таджикистану, Грузії, Молдови, Азербайджану, Узбекистану, Киргизстану та інших країн могли ділитись один з одним досвідом, новітніми і прикладними відкриттями, в тому числі і проблематикою COVID– 19, використовуючи досить просту для розуміння платформу.

Олександр Малиця, керівник напрямку IT-архітектури компанії «Юрія-Фарм», говорить: «Вважаю, що ми разом із партнерами змогли надати медичній спільноті рішення, яке дозволяє обмінюватися спеціалізованими інноваціями за допомогою якісно опрацьованої it-стратегії та діджиталізації процесів. Це дало можливість відвідати конгрес не лише кожному четвертому лікарю України, але й численній кількості лікарів з сусідніх держав, якісно підсиливши загальний рівень освіченості.

По завершенні заходу кожен учасник, що проглянув достатню кількість доповідей, міг скачати сертифікат учасника. В майбутньому це дасть йому змогу звернутись у відповідні державні органи та підвищити свою кваліфікацію.

Висновки

Жодна пандемія не є приводом відмовлятись від намічених планів.

Безсумнівно, пандемія зруйнувала багато бізнес-планів. На початку карантину компанії масово відміняли заплановані заходи. Але компанія SMART business закликає не опускати руки і шукати нові можливості.

Якщо у вас є меседжі, котрі ви хочете донести аудиторії — сучасна ІТ-інфраструктура дозволить це зробити. До того ж ви зможете залучити більшу кількість учасників за значно менші витрати.

Минулий Конгрес з інфузійної терапії, що проходив у «живому» форматі, без перебільшення можна назвати вдалим: близько 3 тисяч лікарів, понад 500 медичних сестер, 40 кандидатів медичних наук серед відвідувачів. Але коли організатори зібрали 30 тисяч учасників та надали їм дійсно зручні сервіси — це перевершило найсміливіші очікування.

Компанія SMART business бажає усім міцного здоров’я та чудових івентів онлайн!

Кавер: Unsplash