Я отношусь к тому типу людей, которые немного скучают по временам Nokia 3310. Сегодня мы уже не в состоянии осознать, как много вещей отвлекает нас от продуктивной работы – постоянные сообщения во всевозможных мессенджерах, значки уведомлений, социальные сети. Мы находимся онлайн 24/7 и большую часть этого времени мы на самом деле не работаем.
Попробуйте в течение недели вести учет «чистого» времени, которое тратится на выполнение конкретных задач и времени, которое тратится на отвлекающие факторы, включая принятие новых задач. Вы поразитесь тому, что из 8-10 часового рабочего дня, вам на самом деле удается поработать над запланированными делами не больше 3-4 часов. Это время и продвигает ваши проекты вперед.
Как постоянный читатель Lifehacker, я перепробовал массу инструментов, способов и приложений. И сформировал из них свою, компактную эко-систему. Мои принципы в выборе приложений для продуктивности просты: их должно быть немного, они должны быть универсальными (для разных функций и устройств), простыми в использовании.
В итоге, весь мой рабочий процесс завязан всего на 3 приложениях:
1) Todoist
Это простая и мультиплатформенная система управления проектами и задачами. С ее помощью я составляю списки дел в более, чем 10 проектов, в которые одновременно вовлечен. Она обладает самыми универсальными функциями: добавление задачи, определение срока, приоритета, комментирования, приложения файлов. В случае премиум-подписки доступны дополнительные опции.
Todoist подходит как для индивидуальной, так и для командной работы. В него встроено небольшое приятное геймификационное дополнение в виде “кармы» за выполнение или невыполнение намеченного объема задач.
Можно устанавливать себе цели по количеству задач на день и неделю, и отслеживать, как распределяются приоритеты по разным проектам.
2) Evernote
Много лет я веду все заметки в Evernote. С помощью этого мультиплатформенного приложения можно сохранять идеи, записи, рисунки, фотографии, скриншоты и целые копии веб-страниц, аудиофайлы, pdf и многое другое.
Кроме этого, упорядочивать весь этот цифровой архив с помощью блокнотов и меток, делиться документами с командой, устанавливать напоминания, планировать поездки и прочие важные мероприятия.
В Evernote я храню как рабочие проекты, так и чек-листы, которые помогают мне работать быстрее. Не секрет, что многие вещи в работе можно делать по простым шаблонам, задавая правильные вопросы. Вот такую коллекцию чек-листов на все случаи, я храню и использую много лет.
3) Clockwork Tomato – цифровой таймер
Среди всех техник управления времени, больше всего мне близка техника «pomodoro». Ее принцип крайне прост – определяешь задачу, ставишь таймер на 25 минут и полностью фокусируешься на задаче. Никаких сообщений, телефона, почты, коллег. Только одна задача в один отрезок времени. После того, как таймер зазвенит, наступает 5 минутный перерыв. Между несколькими рабочими отрезками подряд есть «большая перемена» длинной в 15 минут. В наше время мультизадачности фокусировка всего на одном деле в нужный отрезок времени дает быстрый результат.
То есть, вся моя система состоит по сути из архива идей и документов Evernote, планировщика Todoist и таймера Clockwork Tomato.
Теперь пару слов о трех приложениях, которые убивают продуктивность.
Все три мои «фаворита» принадлежат Марку Цукербергу: Facebook, Instagram, Facebook Messenger. Если с первыми двумя все понятно – это бесконечная лента из контента в который можно «залипнуть» на несколько часов. То что не так с messenger? Это практически неотключаемый механизм уведомлений. Никакие другие приложения не воруют так много времени, как детища Марка Цукерберга)