Почему компании выгодно работать с event-агентством
На сегодняшний день далеко не все компании готовы доверять event-агентствам по многим причинам: неудачный опыт работы, агентская комиссия (что является дополнительным расходом бюджета). Но на наш взгляд, одним из важных факторов нежелания работы с агентствами является абсолютно простой ответ: зачем вы нам, если заказать ресторан и составить меню мы можем и сами, а ведущий (он же тамада и диджей) с конкурсной программой у нас есть, в прошлом году мы прекрасно посидели? Такие ответы очень часто встречаются в нашей практике.
Вышесказанное подтверждается цифрами, которые нам предоставила компания "Эй Си Нильсен":
2013 год: из 100% компаний с корпоративной культурой к ивент-компаниям для организации событий обращаются 65%.
Отдают часть работы — 14%.
Организуют сами — 21%, имея в штате либо свой отдел, либо просто назначив ответственного за банкет.
Из 100% компаний только 43% испытывают полную удовлетворенность от мероприятий.
Поэтому в данной статье мы хотим объяснить суть работы event-агентства и почему выбор работы с профессиональными продюсерами мероприятий более разумный, чем самостоятельное "наступание на грабли".
Подольем еще немного масла в огонь… На сегодняшний день по-прежнему достаточно часто event-менеджера принимают за некоего массовика-затейника, радостного шута, близкого по сути к тамаде. К сожалению, такие есть и их немало. По большей части это видно из их резюме и сопроводительного письма, которое звучат примерно так: "Я организовывал в институте Мисс-факультет, я веселый и креативный, очень хочу работать у вас, потому что у вас весело". Такие люди-праздники часто ошибочно считают, что работа event-агентства — это круглосуточное веселье, пьянки, гулянки и воздушные шарики. Таких "активистов" опытные event-агентства обычно на работу не принимают, вот они сами и начинают праздники организовывать. Как тамада в фильме "Горько": "Будут конкурсы, будет весело!", — сообщила она концепцию вечеринки испуганным молодым.
Возвратимся к тому, кто же такие сотрудники event-агенства и какова суть работы такой компании. Согласно множеству исследований и опросов, event-менеджмент, относящийся к сфере "Маркетинг" и "Управление персоналом", входит в топ-10 самых сложных с эмоциональной точки зрения профессий. Event-менеджер и команда event-менеджеров — это, по сути, продюсерская группа мероприятия. Причем абсолютно не имеет значения — это небольшое частное мероприятие или открытие Олимпийских игр. Да, масштабы колоссально разные, объем задействованных служб кардинально отличается, но суть процедур и процессов, проходящих на всех этапах подготовки и проведения мероприятия, одна и та же.
Итак, зачем же вам как клиенту покупать услуги профессионального опытного event-агентства и какие услуги вы получите за 10% от бюджета?
Опыт и огромный багаж знаний. Несмотря на то, что подход к подготовке ивента строго системный и универсальный, каждое мероприятие уникально. Соответственно, за многие годы работы event-менеджер приобретает колоссальную базу знаний относительно всего, что с этим связано. Культура питания, подбор напитков, форматы кейтеринга, особенности сервировки, стандарты обслуживания официантов, особенности и ограничения питания, связанные с культурой или страной. Он должен разбираться в техническом оборудовании, понимать, какое из них качественное, а какое нет; как правильно составить смету, что в ней лишнего или чего не хватает; какие новинки есть на рынке, сколько нужно звука или света для каждой отдельной площадки и каждого отдельного случая.
Сотрудник event-агентства немного дизайнер — он знает, что такое форматы макетов, разрешение для печати той или иной продукции, умеет делать базовые макеты и знает, как ставить задачу дизайнеру, а еще когда нужно сделать цветопробу, а когда можно не тратить на это деньги. Он знаком со сценарной драматургией, обладает мастерством работы со звездами, знает базы артистов, ведущих и актуальных новинок. Причем не просто знает, а может порекомендовать на основе собственного опыта. Кроме того, он прекрасный тайм-менеджер и кризис-менеджер, так как основа успешного ивента — идеально составленная логистика. Итак, покупая команду профессионалов, вы покупаете их опыт "проб и ошибок", они, по сути, являются вашими гарантами качества и защитниками от некачественных подрядчиков.
Стандарты качества. От продажи до финализации проект проходит порядка десяти основных крупных этапов, каждый из которых разбит на процессы, которых в итоге более 200. Если учитывать тот факт, что внутри каждого процесса существуют этапы подбора, согласований, утверждений, работы над деталями, то получается, что проект проходит более чем через 500 процедур до момента полной реализации. На некоторых проектах случается так, что количество обслуживающего персонала превышает количество гостей. На проектах на 1000 и более гостей, зачастую, работает порядка 400 человек персонала (с учетом официантов, охраны, артистов, гардеробщиков, уборщиц и пр.). А теперь представьте себе шок вашего сотрудника, в обязанности которого не входит организация ивентов, когда он столкнется лицом к лицу с необходимостью координации всех этих служб и процессов. Говорят, самый лучший клиент — это тот, кто хоть раз организовывал что-то сам. Итак, покупая услуги event-агентства, вы покупаете наработанные годами стандартные процедуры работы и организации процессов.
Команда агентства. Сотрудники event-агентства во время подготовки проекта играют в ролевые игры. Для реализации каждого мероприятия формируется рабочая группа, в которой есть главный координатор и его подчиненные на этом проекте, отвечающие за те или иные зоны. Очень важно, чтобы во время мероприятия координатор проекта занимался только координацией ответственных. Эффект качественной работы проектной группы очень прост — все работает, как часики, и при этом организаторов не видно, они не носятся "в мыле" между кейтерингом и ведущим, чтобы синхронизировать момент выноса торта. В обычной жизни event-агентства есть отдел продаж, отдел реализации, account-менеджеры, сценаристы, технические специалисты, дизайнеры и т.д. Соответственно, размещая заказ у ивент-агентства, вы, порой, даже не догадываетесь, какой штат сотрудников работает над его качественной реализацией. Это не один массовик-затейник-человек-оркестр, а команда опытных и "сработанных" профессионалов.
Лояльность субподрядчиков. Каждое работающее не первый год event-агентство с уверенностью скажет вам: наши основные постоянные подрядчики — наше все, и будет рекомендовать вам работать с ними. "Ага, они рекомендуют одних, не дают выбор! Почему я должен доверять именно этим подрядчикам?", — подумаете вы. Все очень просто — подрядчик для агентства, как и агентство для подрядчика, — постоянный партнер. Поверьте, на ивенте нет ничего хуже, чем некачественный ключевой подрядчик. Агентства годами собирают информацию, оттачивают опытным путем свою работу с основными подрядчиками — кейтеринг, технические специалисты, площадки, ведущие, диджеи, фотографы — чтобы на площадке быть на 100% в них уверенными, чтобы понимать друг друга по взгляду. И, конечно же, сами подрядчики проявляют высочайшую лояльность к агентству, потому что это их постоянный оптовый клиент. Они понимают, что один раз "лажанув", второго заказа от агентства у них не будет, они потеряют своего постоянного заказчика. Итак, выбирая работу с event-агентством, вы покупаете его путь проб и ошибок по подбору ключевых подрядчиков, тем самым не рискуете основополагающими элементами мероприятия.
И конечно же, event-агентство дает вам креатив, клиент-сервис 24/7 и возможность быть клиентом, а не исполнителем.
Евгения Розбицкая, директор агентства Quest Event