Переход к работе с новым медиапартнером — это сложный, долгий и стрессовый процесс для обеих сторон. Мы решили открыть закулисье транзишена, и совместно с группой компаний razom communications и Jacobs Douwe Egberts Ukraina разобраться, как можно наладить отношения эффективно и какие лайфхаки можно применять, чтобы провести переход безболезненно.
Сегодня поговорим о тендерном процессе, тендерном предложении и письменных договоренностях.
Часто работа в тендере на стороне клиента находится в закулисье. Расскажите, насколько комплексным является этот процесс для JDE, стандартная ли это процедура и всегда ли достаточно ресурса для ее проведения?
Buying Manager HR, IT, Marketing&Sales, UA&EECA and Coffee Equipment EEMEA — JACOBS DOUWE EGBERTS
Виктория: JDE — международная компания, поэтому, независимо от того, где проходит тендер — в Украине, Франции или Бразилии — сами подходы будут одинаковые, но могут быть разными электронные площадки. Это позволяет структурировать ресурс закупок, стейкхолдеров и владельцев тендера. Чем более стандартизованный процесс, тем более он понятен для всех участников тендера. У нас он комплексный и имеет определенные этапы:
- Базовое понимание участников рынка и оценка того, насколько они подходят к тому или иному тендеру.
- Непосредственно первый раунд тендера для понимания общих требований или совпадения видения участников и заказчика.
- Встреча со всеми участниками или шортлистом.
- Выбор победителя и коммуникация со всеми участниками тендера.
Это стандартный комплексный подход к тендеру, независимо от выбора медиа — агентства или производителя POS-материалов.
Media Manager, Ukraine and EECA — JACOBS DOUWE EGBERTS
Роман: В команде маркетинга, в которую входит медиа-функция, нет отдельно выделенного ресурса для проведения тендеров. Тем не менее, мы активно вовлекаемся в этот процесс, стараясь перераспределить приоритеты в период активной фазы тендера. Благодаря этому внутренних ресурсов до сих пор хватало.
Виктория: Мы как компания не организовываем тендер ради тендера, поэтому, если уже проводим эту историю, то идем в нее с головой. Мы понимаем, что в тендере должны пройти все названные выше этапы, они не могут быть сокращены или убраны.
Как выглядит для вас идеальный подход к тендеру с учетом всех особенностей вашей компании и партнеров, которые могут включиться в этот рейс?
Виктория: Любой процесс может быть идеальным только тогда, когда участники со всех сторон будут заинтересованы в результате. Поэтому, если и участники тендера с одной стороны, которые непосредственно будут партнерами, и компания, в данном случае JDE, заинтересованы в процессе, дают ответы на все вопросы, работают и переживают за результат — это и есть действительно идеальный процесс.
Роман: Идеальный процесс описан тендерными процедурами нашей компании. Из опыта могу сказать, что одним из ключевых условий успешного тендера является выделение достаточного времени на качественную организацию и проведение всех этапов выбора нового партнера. Однако зачастую реалии могут диктовать свои условия, и если есть ограничения по времени проведения тендера, мы по-прежнему стараемся реализовать все этапы, но вынуждены делать это в не всегда комфортных сжатых временных рамках.
Можно ли подготовиться к такому большому процессу?
New business lead razom communications
Светлана: Это вопрос предыдущих инвестиций в обучение команды, регулярное вовлечение в проекты аналогичного размера и сложности. Как у спортсменов — без нагрузок уходит мышечная масса, без постоянной практики навыки теряются. Мы постоянно вовлечены в активный процесс, особенно в бизнес-сезон. И огромное ускорение, если у вас есть практика интегрировать свой же опыт: учесть ошибки, поделиться, что хорошо сработало, и, возможно, создать старый добрый шаблон.
Какой лайфхак вы могли бы дать другим участникам рынка, что помогло бы облегчить процесс?
Роман:
Во-первых, необходимо четко понимать цели тендера, которые затем нужно разложить на задачи.
Во-вторых, важно подготовить понятный участникам бриф с такой степенью детализации, которая на последующих этапах позволит избежать двояких оценок тендерных предложений и обеспечит корректную трактовку условий сотрудничества с победителем тендера.
В-третьих, учитывая реалии, постараться организовать комфортный для всех тендерный процесс, что предполагает, среди прочего, логичную последовательность этапов тендера, выделение достаточных ресурсов на его проведение, включая время, и качественный брифинг каждого участника.
Виктория: Главный лайфхак со стороны заказчика — это четко понимать, какой результат вы хотите получить на выходе. Мы осознавали, какого партнера хотим видеть и какие вопросы ключевые, а в каких можем уступить. Также важно понимать рынок и его основных участников — мы следим за тенденциями и работами украинских агентств, общаемся с партнерами и коллегами. Важно понимать, на какой рынок ты идешь, честно и прозрачно общаться с участниками и озвучивать ожидания от тендерного процесса. Это облегчает процесс и участникам. Когда после тендера мы возвращаемся с обратной связью, то обычно, благодаря честности и открытости с агентствами, можем легко объяснить с помощью цифр и на примерах, что сработало, а что — нет.
Как думаете, важно ли взаимодействовать команде или контакту, который будет продолжать коммуникацию дальше, со старта тендера или всегда можно начать с чистого листа?
Светлана: Конечно, когда работаешь с клиентом с нуля и удерживаешь всю ментальную конструкцию из договоренностей, потребностей и особенностей — это помогает закладывать всю последующую информацию в нужные ячейки. И это, наверное, идеальная структура работы. Одновременно я вижу возможность гибкой адаптации команды, которая включается после тендера. Если у вас вертикальное построение задач — одна большая задача разделена на несколько небольших, при этом они сами по себе могут быть уже логически самодостаточными, то включение с нового этапа нормально работает.
На каком этапе стоит создавать письменные договоренности?
Светлана: Формирование договоренностей на уровне контракта — это и есть отправная точка. Нормальное функционирование почти всех процессов — финансовых и выставление счетов, переговоров с третьими лицами и фиксация условий, ограничения и ожидания — это все про контракт. Как мне кажется, это удобно обеим сторонам, когда этот вопрос ясен с начальных этапов.
Если речь идет о фиксации в письмах рабочих договоренностей, здесь я тоже за базовые гигиенические правила — проговорили и зафиксировали.
Кавер: Unsplash