Как провести ивент на 150 человек без бюджета и с заработком
Татьяна Ковалева, живя и работая в Торонто (Канада), и получая последипломное маркетинговое образование в George Brown College, поделилась с MMR тем, как провести ивент на 150 человек в центре Торонто без бюджета, еще и неплохо заработать.
Только живя в Торонто, можно осознать размах местного событийного бизнеса. Всего существует четыре основных направления и это корпоративные события (самое денежное направление, включающее презентации, митинги, празднования годовщин и достижений корпораций и бизнесов), спортивные активности (соревнования, кубки, рекорды, обслуживание игр турниров по хоккею, бейсболу, баскетболу, которые не прекращаются ни на день на всех стадионах и аренах Торонто), арт события (концерты, театры, гастроли, премьеры, выставки, модные показы, кино и рекламные фестивали, развлекательные ивенты для брендов, клубные тусовки, пляжные или массовые события социального, образовательного контента от Правительства) и благотворительные (здесь можно повторить все вышеперечисленное, но с целью сбора средств). Почти каждый вид мероприятия это отдельный рынок, со своими агентствами и спецификой. Охватить все сферы событийного бизнеса Торонто хотя бы с целью получения опыта это уже несколько лет. Выбрать интересующую — тоже не просто, все события продают интересный креативный контент, имеют продвинутое техническое оснащение и вполне реальный денежный результат. Я изучаю событийный маркетинг уже год и не перестаю удивляться, насколько профессионально отстроена эта область в Канаде. Быть event marketing здесь престижно, естественно при условии наличия специального образования. Об этом и пойдет речь. Итак, делюсь впечатлениями от моей дипломной работы — благотворительного вечера Pardi Gras. Рассмотрев весь пусть от планирования, подготовки и организации этого события, Вы поймете, почему событийный маркетинг так хорош в Канаде, и чему нужно учиться здесь украинским специалистам и заказчикам.
Наш курс разделили на группы, и мы получили бриф — создать идею благотворительного вечера для MLSE Foundation (благотворительный фонд хоккейной команды Maple Leafs на поддержку развития детского спорта), найти спонсоров под эту идею, реализовать ее, заработав деньги для фонда, которые нужно перевести на счет, как результат нашего проекта. Из семи студентов, четверо канадцы, китаянка, доминиканец и я, украинка, нам не сразу удалось найти общий язык между собой, так как у всех разный опыт проведения событий в своих странах и свои версии, как сделать лучше. Наша целевая — студенты, молодые профессионалы, маркетологи. Первую идею проведения турнира по батутному футболу мы «убили», слишком далеко была локация и из проведенного опроса мы поняли, что это мало интересно нашей целевой. Были еще четыре идеи, обсуждение которых проходило в жарких спорах. Надо заметить, что типичный торонтовский ивент — это нетворкинг с целью обмена информацией, рекомендациями и знакомствами. Люди любят это, а нам нужно было то, что любят люди, чтобы легче было продавать билеты. А что заставит их жертвовать студентам деньги, мне было все равно не понятно. Мы начали с создания своего «ивент-агентства», поштормили, проголововали за название UpTopEvent, создали FB и Twit страницы, другие группы еще создавали сайты, но мы сделали ставку на социальные сети. На всю подготовку у нас было 3 месяца, не забывая про другие пары и экзамены. В Канаде маркетинг профессионалы не экономят на планировании, важность этого этапа не приходится продавать клиентам. Планирование это 80% от самого проекта. Наша профессия здесь и называется правильно event planner и требует 1 года профильного обучения. Получение практических знаний и опыта в «полях» Торонто — обязательная часть учебной программы.
Почему Pardi Gras? Это игра слов, потому что pardi это как искривленное party, вообще оригинальная концепция — Mardi Gras (франц.), больше известная как американская масленица, проводы зимы, празднование похоже на костюмированный карнавал. Второе название Fat Tuesday (жирный вторник), культивирующий обжорство, праздность и веселое безделье. Далее, начали создавать бюджет, который показал, что наше мероприятие обойдется примерно в $12,000. Распределили роли и ответственности, мне досталось добывать спонсора и волонтеров. Я встретилась со своим ментором из City, где я проходила практику. Говорю: «Сложно как все в Торонто, кто мне денег даст?! Может Вы?» Ментор денег не дал, мудро дал «удочку», говорит: «Ничего сложного в нашей профессии (спонсорство) нет, везде есть люди, которые могут заинтересоваться в твоем проекте. Иди и продавай, из 20 компаний 1 выделит деньги. Больше компаний — больше шансов.» Как бы ничего нового для себя, но меня немного воодушевил этот совет — у других же получается. И я пошла по компаниям — всем подряд. В крупных договаривалась о встрече через ресепшн, в мелких — так заходила. Решила начать с фаст фуда- кофейни, пиццерии, закусочные. Жалась перед контактом от неуверенности, напоминая себе продавцов Гербалайфа. Помню, обошла около 10 представительств и филиалов крупных сетей, помня завет от ментора — никогда не отправлять спонсорское предложение по почте, только личная продажа! Заходишь, представляется, просишь позвать менеджера, презентуешь вечеринку, прощаешься, уходишь, — так много раз, бегая под мокрым снегом по даунтауну. Нет результата, было грустно. Пока одна менеджер Starbucks неожиданно: «какая крутая концепция! Конечно же мы поучаствуем.» Этот контакт дал мне больше, чем деньги для вечера, — уверенность в себе. По другим спонсорам я уже ходила и общалась с удовольствием. Так мы получили пиццерию PizzaPizza, пивной бренд Amsterdam, известное event агентство XMC, еще какие-то рестораны поучаствовали. Но это была заслуга всей команды, конечно же, иногда переговоры были очень сложные и мы ходили группой.
Следующим сложным этапом была продажа билетов. Мы создали дизайн анонса и продвигали вечеринку в соцсетях, среди знакомых, размещали постеры по колледжам, на других потоках, выступали перед студентами первого курса, построили промо зону и работали там по очереди, стараясь охватить все смены студенческого потока.
Но отдельного внимания заслуживает идея анонсирования — «Smoothy Bar». Вам известно, что в Северной Америке вообще есть такая культура зарабатывания денег лично произведенным товаром. Ни один миллионер так начинал, читали все в мемуарах. Например, дети продают печенье, лимонады, поделки сплошь и рядом, чтобы собрать деньги на какую-то цель. Цель должна быть, а этом и заключается социальная благотворительность (charity) — в поддержке цели. Просто деньги жертвовать называется donation (пожертвование). Разница между этими понятиями очень большая в Канаде. Наша группа организовала продажу свежевыжатых соков в колледже, чтобы, чтобы собрать деньги и продать билеты. Получили разрешение деканата. С утра пораньше съездили и закупили фрукты, миндальное молоко, ананасовый сок, кокосовую воду, посуду. Из дома притащили блендеры, скатерти, полотенца, лед. Дружно встали за прилавок и по 4,5 баксов за 0,5 смузи начали торговлю. Цена чуть ниже рыночной, но профит получился хороший. Канадцы еще протеин добавляли, на что был большой спрос.
За полдня мы заработали около $500, минус $140 на закупки, чистая прибыль $360. Отбили 18 билетов из планируемых к продаже 120. Параллельно мы провели переговоры с Фондом MLSE, который был целью нашей благотворительности, и под эти цели мы набрали много сувенирки, часть с автографами известных игроков.
Счастливые обладатели маек Raptors и клюшки от Maple Leafs (торонтовские команды NBA и NHL).
Все это «богатство» мы разыгрывали в платных лотереях, выручив всего более $1,500. Например, один поклонник Maple Leafs за футболку с любимым номером отдал нам $450. Самые дорогие статьи бюджета — локация, DJ и его оборудование, алкоголь, охрану — мы получили бесплатно, проведя более 20 успешных переговоров и прося-прося-прося пойти навстречу. Локация — холл одного из корпусов нашего колледжа, после презентации нашей концепции деканат разрешил мероприятие с 7 до 10 вечера с условием его полной уборки. Ребята из DJ студии — друзья нашего студента, работали за рекламу, которую мы пустили в digital boxes колледжа, поделив время выхода с нашим анонсированием. Площадки для рекламы тоже выпросили за бесплатно, где повезло с отсутствием платной рекламы, и сказали — повисите пока, где выбрали самое дешевое время и покрытие мобильных стендов. Важно, что у нас они были! Алкоголь дал спонсор, часть мы наливали на мероприятии за жетоны (вход покрывал только 1 дринк), часть продали на вечеринке по ценам ниже барных. Охранников привлекли из колледжа на волонтерской основе. Таким образом, мы платили за кеттеринг, доставки, декорации, маски для гостей, может еще за какие-то мелочи. Промоутеров и хостесс мы набрали среди студентов первого курса, объяснив «молодым», что волонтерить на выпускном мероприятии — традиция колледжа. Кстати, волонтерство очень почетно в студенческой среде, опыт работы волонтером приравнивается к опыту работы, также можно получить хорошие рекомендации и полезный нетворкинг. За счет бесплатно полученных статей бюджета мы сократили затраты до $2,500 и успешно продали 80% билетов по $20. Далее за мероприятие мы выручили более $2,000 на дорогих сердцу канадцев лотах с автографами хоккеистов. Основное наполнение мероприятия — торги и лотерея, фото зона, тир, кеттеринг, бар, DJ и уличный арт фокусник, который устроил бесподобный перформанс, хотя работал с нами «за еду». Итого, мы суммарно собрали чистой прибыли около $3,000 для перечисления в фонд, это очень хороший результат.
Мероприятие прошло успешно. Мы имели несколько критериев оценки: количество проданных билетов и реально пришедших гостей, количество собранных денег на благотворительность MLSE, качество подготовки и планирования, уровень организации, отзывы.
Последний тренинг на локации перед открытием дверей. Добавлю, что о нашем вечере снимали документальный фильм. Может, еще прославимся на местном ТВ 🙂.
Работа волонтеров, оформление зала и декораций. Десять ребят пришли идеально вовремя, одинаково одеты и работали на совесть до конца вечера. Отношение к работе младшего ивент персонала и волонтеров на мероприятиях приятно ответственное.
Мой коллега Райн подсчитывает промежуточную бухгалтерию. В течение всех сложностей с продажей билетов ни один студент не предложил «заложить» деньги или выкупить «мертвые билеты», чтобы получить результат события для оценки. Хотя для канадских студентов эти суммы не являются большими. Вообще, ответственность и порядочность качества обязательные для работы в канадском событийном маркетинге, будущие специалисты это хорошо понимают.
Наша сцена, DJ и оборудование. На правах бартера в Торонто можно решить много вопросов, просто надо знать места, для этого и существует профессиональный нетворкинг.
Татьяна Ковалева. Получает последипломное маркетинговое образование в George Brown College, живет и работает в Торонто (Канада), растит двоих детей — дочь и сына.