Прагматичний онлайн: 4 челенджі, з якими стикаються організатори віртуальних подій

Протягом червня команда фестивалю соціальних інновацій та нової музики Plan B проводила серію майстер-класів The Show must go on/offline про організацію онлайн-подій. До освітнього проєкту приєднались менеджери з Intercity Live, Respublica FEST, Docudays UA, Plan B, Parimatch Tech, Digitizing.Space, kontrabass promo та Інша Освіта. Ми зібрали їх поради й створили серію карток, які допоможуть провести успішну трансляцію без зайвих проблем та нервів. Сет цих карток можна використовувати у команді як окремі чеклисти, для самостійного запуску стріму, на тренінгах, а також ділитися з колегами, які тільки починають освоювати онлайн.

Як підібрати платформу для онлайн-івенту 

Під час організації івенту компанії найчастіше стикаються із двома викликами.  Перший — про юзабільність та звичність платформи для цільової аудиторії. Другий — варіативність функціоналу, технічні моменти та їх налаштування. 

Зараз на ринку платформ дуже багато. Всі вони постійно оновлюються та доповнюються. Також на вибір впливає ціна. Коли ми шукали платформу для B2B-зустрічей для Книжкового арсеналу, то мали багато змінних чинників та складну методологію проведення самих мітингів. До короткого списку увійшли близько 10 платформ. Всі вони задовольняли наші потреби, тому довелося обирати за ціною, яка б не перевищувала бюджети події. 

Що може піти не так 

Під час онлайн-заходів у нас траплялося все: «падав» інтернет, вимикалось світло, спікери не приходили, відмовлялися в останній момент. Не відкривалися презентації, висла апаратура, не вмикалися записи трансляцій. Учасники не могли під’єднатися до платформи, постійно вибивались з ефіру. Але до всього можна підготуватися.

Щоб попередити такі технічні фейли, потрібно пропрацювати можливі ризики. Перед початком заходу необхідно зарядити всю апаратуру, про всяк випадок мати доступ до мобільного інтернету, а презентації передати модераторам. Зі спікерами та модераторами краще провести всі можливі тестові підключення. 

Напишіть детальні гайдлайни з поясненням, що робити, якщо щось піде не так. Коли спікери запізнюються або відмовляються, на допомогу приходять модератори та фасилітатори, які зможуть зайняти ефір, поки організатори шукають вихід із ситуації. 

Обираємо платформу

При виборі платформи варто пам’ятати про такі критерії: цільова аудиторія, зручність інтерфейсу, звичність у користуванні, наявність різних робочих зон та брендування. Також подумайте про якість стримінгу, можливість синхронного перекладу тощо.

Кожна із платформ по-своєму зручна і водночас має недоліки, тому обрати якусь одну «на все життя» — нереально. Вона має завжди відповідати методології заходу та допомагати здійснити задум організаторів. Ну і, звичайно, відповідати за ціною і якістю. 

Як залучити аудиторію

Чому в онлайні складно взаємодіяти з учасниками

Під час онлайн-подій учасники та учасниці автономніші. Відволіктися від промови спікера набагато простіше, оскільки спікери це можуть навіть не помітити. В офлайні люди не «випадають» так часто.

Що потрібно врахувати для залучення аудиторії

Яким би класним не здавався метод, він не має бути заскладним для цільової аудиторії. Чим коротша подія, тим простішими мають бути методи та інструменти, які ви використовуєте. Замість Miro — JamBoard або Google Slides, замість групової роботи — розподілити частину завдань на опрацювання індивідуально та асинхронно.

Виклики щодо залучення аудиторії

Ми часто працюємо з аудиторіями, для яких навчання онлайн відбувається вперше. Інколи люди мають дуже базові знання онлайн-інструментів. 

Наприклад, восени відбувся ідеатон для ветеранів АТО від 40 років. Його успішність багато в чому залежала від навичок користування Google Slides, презентацій та Zoom, тому за тиждень до основної події ми вирішили влаштувати crash-зустріч для знайомства між собою та з онлайн-інструментами. 

Частину завдань щодо підготовки до ідеатону та розробки проєкту учасники мали підготувати заздалегідь разом з досвідченими ветеранами-менторами. На самій події використовували лише базові інструменти — сесійні зали в Zoom, Google Slides та Google Docs. 

Фішки для залучення

В онлайні ми все одно сумуємо за офлайном. І важливою частиною побудови зв’язків є атмосфера заходу. В «Іншій Освіті» ми звертаємо увагу не лише на контент, а й на соціальні, емоційні, фізичні аспекти.

Ми насичуємо наші онлайн-програми фізичними енерджайзерами, під час яких люди можуть порухатися. Також використовуємо більше групової роботи або формат speed-dating для швидких знайомств.

Також в онлайні важливі сюрпризи. Для однієї з наших довгострокових програм ми надсилаємо учасникам та учасницям пакунки із сюрпризом, які відкриваємо на вечірці-випускному.

Онлайн прагматичний, тому найкраще працюють події, де учасникам вдається розібрати свій кейс або складну ситуацію, з якою вони стикнулися, отримати поради та зворотний зв’язок. Той унікальний досвід, який можна здобути на наших подіях, і є фішкою для залучення.

Як організувати нетворкінг в онлайні

Що таке нетворкінг-подія

Будь-яка подія є нетворкінговою. Основна її мета — об’єднувати людей, а нетворкінг — це знайомства. Відмінність лише в тому, що на успішних подіях організатори приділяють більше уваги інтерактивній взаємодії та краще розуміють мету своїх учасників і самого заходу. 

Мастхеви для організації нетворкінгу

Найважливіше — провести аналіз аудиторії та зрозуміти, навіщо учасники до вас прийдуть і що отримають. Потрібно передбачити, як поводитиме себе людина під час події, і зробити так, щоб навіть інтровертам комунікувати було комфортно. 

Які фішки працюють і не працюють в онлайні

В онлайні інтерактив між учасниками більш контрольований. Наприклад, якщо вам потрібно познайомити між собою представників корпорацій та університетів, у трансляції повинні бути:

• контентна складова (задати тему і темп розмові);
• інтерактивна складова (інтерактивні сесії, де учасники розв’язують спільну проблему та знайомляться);
• складова «спонтанності» (кава-брейки або афтерпаті). 

Замінники емоційності в онлайні

Щоб зробити трансляції емоційними, можна використати досвід ТВ-шоу. Адже подія в онлайні — це те ж саме, але не з односторонньою комунікацією з глядачами. Спробуйте використати елементи ентертейменту або інтенсивні формати колаборації. Чудовий приклад — хататон Hack the culture, де формат побудовано на концепті гри: учасники створюють команди, шукають одне одного та менторів, проходять чекпоінти, у стислий проміжок часу разом записують відео. Це об’єднує і викликає емоції навіть в онлайні. 

Як зробити якісну та цікаву трансляцію 

Для чого потрібна інтерактивність

Інтерактивна трансляція — можливість глядача взаємодіяти з героями стріму в режимі реального часу. Інтерактивність утримує людину в ефірі та дозволяє отримати більшу кількість переглядів. Взаємодія глядача з трансляцією також дозволяє отримати більше донатів та майбутньої потенційної аудиторії для вашого продукту.

Що таке якісна трансляція

Трансляція повинна мати приємну для перегляду картинку, а також цікаве наповнення. Цікаво, що багато онлайн-подій навіть зараз проводять лише на одну камеру. Проте такий контент доволі нудний для споживання. Стрім має бути не тільки цікаво слухати, а й дивитися. 

Виклики, з якими стикаються організатори

Основний виклик — робити все чітко та за планом. На відміну від офлайн-подій, будь-які затримки під час трансляції приховати доволі складно. 

Важливо продумувати різні варіанти розвитку подій, мати запасні варіанти контенту, які можна пустити в ефір, коли щось йде не так. Це додає азарту до режисерського процесу, адже фінальний результат може вийти значно кращим, ніж очікуваний.

Авторка: Єлизавета Лашкул