Аудит коммуникационных ресурсов и процессов министерств проводился путем интервью с 10 августа по 30 сентября. Всего было опрошено 59 представителей министерств (в т.ч. министры и их заместители) и других госучреждений, обработаны ответы на 16 официальных запроса в Министерство информационной политики.
Стратегическая составляющая
Аудит коммуникационных процессов и ресурсов 17 украинских министерств показал, что нынешняя модель правительственных коммуникаций дисфункциональна: в ней нет единой структуры (17 министерств — 17 структур), управления и стратегии. Специалисты ограничиваются тактическими действиями, которые в большинстве случаев реактивны и решают текущие проблемы. Прогнозирование и стратегическое планирование не отражают запросы общества. Министерства в основном направлены на донесение своих сообщений, которые иногда не коррелируют со стратегией или политикой Кабмина.
- 87% министерств не имеют коммуникационной стратегии (60% имеют тактический план на неделю или месяц)
- Только 20% министерств имеют ключевые зафиксированные сообщения, при этом 83% считают, что доносят их обществу.
- 87% министерств не измеряют реакцию аудитории на свои сообщения.
- 93% не имеют антикризисного плана. Большинство под кризисом имеют в виду негативные высказывания относительно министерства в СМИ
- 87% министерств не имеют аналитического отдела, 70% делают медиа-мониторинг вручную
Межведомственные коммуникации
Министерства мало коммуницируют между собой: 70% опрошенных не видят необходимости в горизонтальном взаимодействии вообще. 6 из 17 министерств не общаются между собой, 7 из них ведут общение через министра или Секретариат Кабмина. 80% министерств довольны взаимодействием с Секретариатом, как общим ресурсом: 30% используют мониторинг Кабмина, 60% — пресс-центр Кабмина для проведения мероприятий.
Внутренняя коммуникация
Аудит определил отсутствие внутренней коммуникации (47% служб признались, что ощущают проблемы взаимодействия внутри своего министерства) и сотрудничества между отделами. Нет единой системы передачи знаний и навыков, нет единой базы данных — каждая новая команда начинает все «с нуля».
Качество работы с информацией и СМИ
Все министерства имеют свои базы данных СМИ, 67% имеют пул лояльных журналистов. 67% не имеют базы данных экспертов и не работают с ними на постоянной основе.
В основном министерства используют традиционный подход к общению со СМИ, и только 33% практикуют нестандартные форматы (туры, off-records). При этом только 2 министерства ведут полную базу запросов от СМИ и общества. Только 35% заявили, что активно сотрудничают с волонтерами и активистами.
Только 3 министерства имеют стандарты написания пресс-релизов. При этом средняя экспертная оценка качества релизов — 6,7 из 10 баллов.
Коммуникация, как обязательная функция государственных органов, не закреплена на законодательном уровне. То есть, действующее законодательство и большинство государственных процедур не отражают современных потребностей.
Что уже сделано
- разработана программа подготовки преподавателей учебной программы по коммуникациям для государственных служащих при поддержке Королевского института по связям с общественностью (CIPR, Великобритания);
- проанализированы международные словари и сроки для разработки единого украинского словаря коммуникационных терминов;
- проведена конференция для обмена опытом с международными экспертами для 170 государственных специалистов по коммуникациям;
- проведена научно-практическая конференция для обсуждения с научным сообществом вызовов и задач процесса внедрения современных коммуникаций в органах государственной власти;
- запущена разработка комплексного внутреннего информационного ресурса для информационных отделов министерств.
Для обмена опытом с международными экспертами и обсуждения результатов аудита, 3 ноября была проведена коммуникационная конференция с громким названием #победа. Участие в мероприятии приняли более 170 представителей центральных и региональных органов исполнительной власти. Участники получили практические рекомендации от коллег из Великобритании, Латвии, Литвы и Эстонии и имели возможность сразу их обработать на собственных кейсах в группах. Разработки и замечания участников будут использованы при формировании новой модели коммуникаций.
Кроме этого, совместно с Институтом стратегических исследований проведено научно-практическую конференцию. Участники ознакомились с ключевыми проблемами и достижениями сферы государственных коммуникаций, которые были обнаружены в процессе аудита. Результатом станет активное исследование этих аспектов в научных работах, что позволит сформировать сильное теоретические основы новой модели.
Следующими шагами в работе команды станет разработка и презентация новой модели правительственных коммуникаций, разработка предложений изменений в законодательную базу, проведение стажировки для пресс-секретарей за рубежом, финализация разработки учебной программы по коммуникациям для государственных служащих разных уровней.