20 Мар 2020, 08:00

Work save digital connection: карантинний щоденник однієї креативної агенції

WOOO agency тестує сервіси командної роботи — і жоден вірус не перешкода

На цьому тижні WOOO agency перейшли на віддалену роботу і зрозуміли, що в Skype ідеально спілкуватися
з бабусею, але геть незручно з колегами. Уже в перші дні карантину довелося
багато тестувати й шукати нові методи роботи на відстані. Ділимося з вами
кращими сервісами і лайфхаками, щоб зробити роботу з дому продуктивнішою та
якіснішою.

Marketing Media Review
Печатное издание MMR — лучший офлайн-канал украинского маркетолога. Обновленный сайт MMR.ua — быстрорастущий проект с исключительной аудиторией профессионалов

Zoom — для великих командних нарад

За допомогою сервісу можна влаштовувати відеоконференції та спілкуватися в чаті. У безкоштовній версії є обмеження по часу — 40 хвилин. Нам якраз вистачає, щоб проводити щоденні наради. Максимальна кількість учасників розмови — 50. Інтерфейс достатньо зручний, діє end-to-end шифрування. Головне не повторювати нашу помилку і не почати проводити танцювальні флешмоби прямо під час зустрічі. Крута штука в Zoom — можливість змінювати фон при розмові. Так, наші колеги зв’язувалися з нами з Мальдів, Шанхаю, Ямайки та Буковелю. А на Мальдівах, як відомо, завжди працюється краще і море блакитніше. Особливо, якщо позаду на стіні килим.  

Hangouts — для відеоконференцій в малих групах

Google+Hangouts — теж класний варіант для групових відеоконференцій. У відеочаті можна ділитися зі співбесідниками екраном комп’ютера та надавати спільний доступ до будь-якого вікна додатку. Завдяки інтеграції з Google, налагоджено комфортний доступ до Google-диску, робочі зустрічі плануються за допомогою календаря.

На жаль, Hangouts нам не підійшов як основна програма для командного спілкування через обмеження щодо кількості учасників відеоконференції — до 10 людей. Однак провести нараду для невеликої робочої групи тут досить зручно. Інтерфейс повністю інтуїтивно зрозумілий. 

Google Docs — для спільної роботи з файлами

Ми практично відмовилися від Microsoft Office, а мінімалістичні додатки Google повністю перетягнули ковдру на себе. Майже вся внутрішня документація тепер на Google Drive: це і плани проєктів, і презентації, і навчальні матеріали.

Тут не страшні жодні перебої з електроенергією, оскільки документи зберігаються в хмарі, а зауваги колег видно в режимі реального часу. Можна писати текстові повідомлення, малювати, виділяти окремі ділянки кольором. До того ж, коли правки в документ вносять невідомі єдинороги та черепахи, то все сприймається вже не так критично.

Telegram — робочий месенджер

Так склалося, що робочим месенджером у нашій команді став Telegram. Це і надійність, і зручна навігація, і можливість поскидати смішні стікери в офісний чат. А коли стікерів там стає надто багато, можна самоізолюватися і вимкнути сповіщення, чекаючи поки тебе тегнуть щодо якоїсь надважливої місії з порятунку світу.

Колись ми пробували робочий месенджер Slack, однак він виявився для нас надто незручним. По-перше, постійно потрібно заходити у ще одну додаткову програму, подруге, розділяти робоче листування з особистим. А коли ви всі, окрім того що працюєте, ще й спілкуєтеся поза офісом, це стає геть незручно. Тому ми завели кілька чатиків в Telegram і все налагодилося, а для обговорення проєктів у вузьких робочих групах використовуємо Basecamp. 

Basecamp — базова робоча платформа

Ми користувалися цим таск-менеджером до карантину, а під час — почали юзати ще активніше, оскільки вже не можемо заскочити з кабінету в кабінет і просто проговорити проблему. Усі задачі, які були поставлені в чатах або усно, обов’язково переносимо в Basecamp, навіть господарські на кшталт «подзвонити сантехніку», — тільки так кожен член команди розуміє, хто за що відповідальний.

Робота в Basecamp розділена по проєктах, можна ставити завдання собі та іншим, долучати до роботи лише тих, хто потрібен в цей момент, і не відволікати інших. Є матеріали, спільні для всіх, та ті, що видно лише учасникам певної робочої групи.

Basecamp ідеальний для постановки та обговорення групових задач, однак якщо використовувати його для звітності, то постає проблема з рутинними задачами. На жаль, їх не можна дублювати чи ставити на повтор, а потрібно постійно створювати наново.

Є безкоштовна версія, обмежена трьома проєктами й 20 працівниками та платна без обмежень за $99 в місяць. Насправді таск-менеджер рятує від управлінської кризи та робить делегування надзвичайно простим і зрозумілим. 

Схоже, карантин — хороша нагода відкрити для себе нові інструменти та
розширити горизонт можливостей. Відчуваємо, що на цьому наші експерименти з
додатками не завершаться, оскільки це тільки початок віддаленої роботи, а реклама
сама себе не зробить. Доведеться бути мегаефективними! 

Продуктивної вам роботи та хорошого маркетингу!


Кавер та ілюстрації: WOOO agency

Расскажите друзьям про новость

Новое видео