07 Фев 2011, 08:27

ОТП Банк ответил на претензии ивентеров относительно dark tendering

После инициативы MMR и проведения круглого стола Dark Tendering (& otkating), а также серии публикаций, посвященных этой скользкой теме, нам стали нередко сообщать о недобросовестных тендерах

ОТП Банк ответил на претензии ивентеров относительно dark tendering

 

После инициативы MMR и проведения круглого стола , а также , посвященных этой скользкой теме, нам стали нередко сообщать о недобросовестных тендерах. О тендере на проведение корпоративного праздника АО «ОТП Банк» нам написали руководители сразу нескольких ивент-агентств. 

 

Проблем и темных моментов было много, начиная с организационных: «Бриф был очень кратким и непонятным по сути, мы попытались получить недостающую информацию, чтобы принять участие в тендере (или не принять по итогам полученной дополнительной информации, ибо изначально ощущение было именно непрозрачного тендера), но указанный в тендерной документации телефон не отвечал, а с имейла письма возвращались», — отметил Сергей Слупский, управляющий партнер компании SUN Event.

 

Сергей в итоге принял решение отказаться от участия и отметил, что большая часть правил «Хартии принципов проведения тендеров» была нарушена — не было де-брифинга; сам бриф был составлен неграмотно и не соответствовал нормам Хартии; неизвестным было как число компаний, так и их названия, и т.п.

 

Кроме того, участники тендера отметили, что указан существенно заниженный для проведения мероприятия подобного масштаба бюджет. Как стало известно MMR, заявленная постоплата с комиссией агентству составляла 700 тыс. грн. на 1500 человек. На эту сумму необходимо было обеспечить (согласно техзаданию) место проведения с зоной отдыха, рассчитанное на указанное число людей, фуршет (включая алкогольные и безалкогольные напитки), артистов, ведущих, конкурсы и другие активности, оформление зала, техническое обеспечение (освещение, звук, микрофоны). 

 

Еще один потенциальный участник тендера отметил и факт непрофессиональной подготовки документации: «Данный тендер готовила группа в банке, которая явно не имела понятия, как проводятся корпоративы и каким образом нужно готовить сам тендер», — отметил Сергей Черный, руководитель BMC Promo, который также в итоге отказался от участия в тендере.

 

Он обосновал свое решение нарушением практически всех пунктов Хартии: непрозрачный список и принцип подбора участников тендера; отсутствие де-брифинга; 100%-ная постоплата; положение о том, что заказчик может отказаться от всех предложений по любым причинам или остановить процедуру принятия предложений в любое время. Сергей Черный отметил и низкий уровень организации процедуры и взаимодействия с участниками. Дозвониться по указанным телефонам и уточнить неясные моменты, а их было немало, практически невозможно.

 

«С нашим письмом мы прикрепили файл со ссылкой на Хартию «Справедливый тендер». В телефонном разговоре, когда я отметил, что данный тендер практически не соответствует мировым стандартам их проведения, мне ответили, что учить специалистов не стоит», — прокомментировал свой опыт общения с несостоявшимся клиентом г-н Черный.

 

С просьбой «разобраться» с тендером ивенторы обратились к нам еще в конце ноября 2010 года. Комментарии «виновника торжества», экспертам которого мы «передали» претензии специалистов рекламно-коммуникационного рынка, удалось получить только спустя два месяца с момента отправления запроса. На вопросы MMR отвечала Лариса Пелишенко, заместитель начальника управления развития и обеспечения ОТП Банка.

 

Лариса, какой отдел банка готовил тендерное предложение, которое часть ваших потенциальных подрядчиков назвали неграмотным?

Отдел PR, который и являлся заказчиком проведения корпоративного праздника. Другую тендерную документацию, перечень которой размещен на сайте (в т.ч. инструкции, формы тендерного предложения, формы квалификационной оценки) готовил отдел закупок Управления развития и обеспечения банка согласно Положению о порядке организации и проведения тендеров на поставку товаров, работ и услуг АО «ОТП Банк».

 

Каким образом рассчитывался бюджет?

В данном случае мы исходили не из желаний, а из возможностей: нам нужен был комплекс услуг на определенную сумму средств, имевшихся в бюджете. 70% предложений, поступивших от участников, были сформированы исходя из бюджетных ограничений.

 

Вы предлагаете подрядчикам работать по полной постоплате. Какие гарантии, документы, официально заверенные банком, вы предоставите участникам? Вы считаете, что это справедливо?

Постоплата — одно из основных условий банка при осуществлении любого рода закупок, продиктованное материнским банком. Это условие прописано в тендерной документации, размещенной на сайте. Практика постоплаты работает в ОТП уже больше года, и прецедентов несоблюдения нами договорных обязательств на сегодняшний день нет.

 

Почему участие в тендере не оплачивается? Компании должны проделать большую работу и потратить значительные ресурсы на подготовку предложения. Европейская практика, а в ряде случаев уже и украинская, предполагает оплату всем участникам вне зависимости от того, кто победит в тендере.

Международная практика предусматривает и другой подход, когда взимается плата за участие в тендере (за техническое задание), а также тендерное обеспечение, т.е. некая денежная гарантия того, что поставщик, подавший предложение, не отзовет его до окончания тендера. В общепринятой международной практике расходы на подготовку тендерных предложений относятся к разряду маркетинговых и, как правило, не оплачиваются.

 

Классической практикой проведения тендера на закупку коммуникационных услуг является де-брифинг, без которого, по мнению экспертов, подготовка эффективного предложения затруднительна. Почему в вашем тендере нет этого этапа?

Тендеры в ОТП Банке, как правило, состоят из двух этапов. На первом мы получаем предложения компаний согласно условиям технического задания. Учитывая, что в наших тендерах принимают участие от трех до 25 компаний, мы стараемся максимально стандартизировать техническое задание и требования к работам, товарам, услугам, чтобы можно было провести оценку равнозначных предложений. До завершения сроков подачи тендерной документации компания может обратиться к контактному лицу с вопросами-уточнениями. Компании, выполнившие все условия тендера, приглашаются во второй тур. В его ходе проходят встречи с компаниями, целью которых является уточнение всех вопросов, интересующих обе стороны.

 

Почему банк не указывал число участников и название компаний-участниц тендера? Это наводит на мысль, что тендер технический и проводится формально, с заранее известным победителем.

При осуществлении закупок закупочные организации банка руководствуются Положением о порядке организации и проведения тендеров на поставку товаров, работ и услуг АО «ОТП Банк». Положение разработано с учетом международных стандартов закупочной деятельности, а также требований материнского банка и отражает основные принципы закупок: обеспечение равенства участников и прозрачности при проведении закупок. Система закупок построена таким образом, что окончательное решение о выборе победителя принимается тендерным комитетом, в состав которого входят и члены правления банка.

 

Раз в год деятельность закупочных организаций банка проверяется внешним или внутренним аудитом. При таком подходе формальных тендеров быть не может, мы ценим средства и нашу репутацию. В свете политики «ОТП Банка» открытостью считается возможность предоставления участия в тендере всем участникам, соответствующим определенным требованиям, и вовсе не обязательным считается афиширование количества этих участников и их списка.

 

Какие агентства еще приняли участие в тендере? Сколько их было?

Всего участвовало 16 компаний. Разглашать список участников мы можем только по согласованию с ними.

 

Как отбирались агентства для приглашения к участию?

Поскольку закупка осуществлялась по процедуре открытых торгов, для участия в тендере допускались все желающие агентства, соответствующие требованиям, указанным в тендерной документации. Информация о проведении тендера была размещена на официальном сайте банка. Кроме того, мы, как правило, приглашаем к участию компании, которые работали с нами ранее. Также согласно требованиям аудита мы в обязательном порядке приглашаем к участию в тендере три компании, являющихся лидерами рынка.

 

Какое агентство победило в тендере? По каким критериям?

В тендере на проведение новогоднего корпоратива победило ООО «АКВА БТЛ». Основными критериями оценки предложения были качество и содержание программы, креативность идеи, площадка для проведения (ее соответствие требованиям банка относительно технического обеспечения, площади, интерьера), фуршет (количество и качество блюд и напитков, выход на человека), а также стоимость услуг агентства.

 

Довольны ли вы уровнем организации состоявшегося корпоратива? Реально ли было устроить праздник, которого вы хотели, за тот бюджет, которым располагали?

Да, мы очень довольны подрядчиком и организованным им мероприятием.

 

Считаете ли вы возмущение ивенторов и обвинения в непрозрачности оправданными? Извлекли ли какие-либо уроки из этой волны негодования (чреватой репутационными рисками)?

Все предыдущие ответы достаточно ясно свидетельствуют о том, что ни о каких нарушениях и речи идти не может, учитывая жесткость нашей тендерной процедуры.

 

Дарья Черкашина

 

Расскажите друзьям про новость

Новое видео