Сложно представить более нестабильное для ивентов время, чем период ограничений, который длится с весны. Все вынуждены подстраиваться под новые правила, быть гибкими и осторожными, чтобы обезопасить себя и окружающих. Тем не менее, отрасль старается искать решения, позволяющие удержаться на плаву. При самых позитивных раскладах в декабре компаниям предстоит празднование Нового года, и в идеале к этому событию стоит начинать готовиться еще летом. Почему? Если коротко: можно будет выбрать подходящие локации, музыкантов, кейтеринги, а не просто собрать все, что осталось. Еще один аргумент — экономия, ведь как известно, срочные заказы всегда обходятся дороже. Ну и, естественно, предварительная подготовка в спокойном темпе гарантирует сохранность ваших нервных клеток.
Я привык мыслить позитивно, поэтому верю в лучший исход и рассказываю о том, сколько занимает подготовка к новогоднему корпоративу и зачем он нужен компании.
Новогодние корпоративы: как, зачем и почему
Для начала давайте пробежимся по вариантам ответа на вопрос «а для чего вообще устраивать новогодний корпоратив?»
Вариант А. Чтобы укрепить сплочение команды, познакомить членов команды.
Вариант Б. Чтобы презентовать стратегию компании.
Вариант В. Чтобы повысить/укрепить лояльность сотрудников.
Вариант Г. Чтобы нематериально мотивировать коллектив.
Вариант Д. Чтобы обеспечить коллективу отдых и перезагрузку.
Вариант Е. Микс нескольких либо всех вариантов.
В идеале, чтобы понять, какую именно задачу должен решить ивент, следует провести предварительное исследование. Этот шаг поможет выявить слабые стороны корпоративной культуры, которые можно попробовать устранить посредством мероприятий.
Если тактика окажется выигрышной, на выходе можно получить более открытый, эффективный и мотивированный коллектив, а соответственно — более сильный проект.
Математика подготовки к новогоднему корпоративу
Задаваясь целью действительно изменить обстановку в команде при помощи корпоративных ивентов, стоит быть готовым к немалым временным затратам. Чтобы продемонстрировать их, расскажу о каждом этапе подготовки на примере главного зимнего праздника.
Этап 1. Подбор и верификация агентств для тендера, разработка брифа = 14 дней.
Этап 2. Разработка концепции = 14-15 дней:
- знакомство с компанией и корпоративной культурой, исследование предыдущих мероприятий = 3 дня;
- проработка корпоративных идей и концепций, первая оценка бюджета = 4 дня;
- визуализация концепции и копирайтинг, описание механик = 4-6 дней;
- осмечивание задумок и адаптация к бюджету, работа с подрядчиками по предварительной оценке = 3 дня.
Этап 3. Оценка концепции клиентом с последующим обсуждением в рабочих группах = 7-10 дней.
Этап 4. Дебрифование агентств = 2-3 дня.
Этап 5. Разработка решений по дебрифингу (часто с полной сменой концепции) = 10-12 дней.
Этап 6. Оценка предложений агентств и выбор победителя = 12 дней.
Этап 7. Приветственная встреча и формирование рабочей группы проекта = 3 дня.
В идеале — с подписанием договора и утверждением бюджета.
Этап 8. Бронирование площадки и начало работы со сметой = 7 дней.
Этап 9. Написание сценария = 30 дней (это, конечно, с учетом правок и пожеланий).
Этап 10. Декорирование и брендинг, моделирование сцены и площадки, зонирование, работа с артистами, режиссером = 14 дней.
Этап 11. Подготовка съемки/выступления сотрудников = 4-5 недель.
Итого: 131 день
Концепция, команда, бюджет: 59 дней
Написание сценария: 30 дней
Бронирование площадки: 14 дней
Подготовка к съемкам: 28 дней
Мы взяли лишь самую малую часть базовых моментов подготовки, так сказать, прошлись легкими касаниями по основным этапам.
В любом случае — если начинать подготовку даже в сентябре, можно успеть организовать все до декабря практически без спешки. Но такой план — это идеал, которого не всегда удается придерживаться. В случае если процесс не был запущен в нужный срок, следует правильно расставить приоритеты.
О чем стоит позаботиться в первую очередь, если времени в обрез?
- Локация
Любимая дата декабря, как правило, занята на самых лучших площадках. Это значит, что придется или брать что-то менее хорошее, или доводить это менее хорошее до вашего идеала за дополнительный бюджет.
- Подарки
Большинство интересных и неожиданных подарков лежат на складах Китая и доставляются в течение нескольких недель. Или, например, изготавливаются частными мастерами также на протяжении нескольких недель. А то, что есть в Киеве, как правило, является ходовым, а значит, менее индивидуальным.
- Артисты (в зависимости от формата)
Случалось ли вам смотреть выступление хедлайнера, к примеру, в 23:15? Такой поздний выход случается потому, что в 21:30 он выступал на предыдущем корпоративе, а после него немного задержался. А если позаботиться об этом моменте заранее, команда не будет томиться в ожидании выступления до глубокой ночи.
- Декорации и фотозоны
Бывало и такое, что приходилось доводить финальные штрихи декора за 5 минут до начала мероприятия (просто потому, что цепочка поставок была запущена не вовремя и без резерва). Или, например, везти баннер и другой брендинг сразу от печатной машины (склеивающийся и непросохший). У каждого изделия есть свой производственный цикл и очередь на производство. И маловероятно, что хорошие подрядчики в сезон будут простаивать.
Вряд ли опытное агентство позволит себе не иметь готовых наработок по организации события, и, скорее всего, даже если вы обратитесь за несколько дней, всё равно получите какое-то решение. И, скорее всего, решение не самое оригинальное, ведь на коммуникационные и концептуальные задачи времени может не хватить.
А что будет с пандемией? А вот как раз для этого и необходим октябрь, ведь непосредственно в этом месяце вы всегда сможете подкорректировать ваш корпоратив.
Отложенный спрос на живое общение, даже с масочно-антисептически ограничениями, остается.
В необходимости таких мероприятий я уверен на 100 %, ведь 2020-й оказался невероятно сложным годом и коллективы как никогда нуждаются в презентации планов, эмоциональной перезарядке и укреплении корпоративного духа.
Кавер: MMR