После настройки процессов мы не перестаем видеться с агентством: опыт JDE и Havas Media Ukraine

Совместно с Havas Media Ukraine (RAZOM GROUP) и Jacobs Douwe Egberts Ukraina продолжаем открывать закулисье транзишн-периода и разбираемся как наладить отношения между агентством и клиентом эффективно, какие лайфхаки можно применять, чтобы провести переход безболезненно.

В предыдущей статье мы обсуждали KPI. Сегодня обсудим, зачем фиксировать баги и как жить после транзишна.

Что вы точно возьмете для себя из этого опыта транзишна?

Можно с уверенностью сказать, что, несмотря на масштабность и сжатые сроки, этот переход был одним из наиболее успешных для JDE в Украине — в неидеальных условиях транзишн прошел практически идеально. Факторами этого успеха были старые-добрые планирование и контроль, проактивное управление изменениями, выделенный транзишн-лид со стороны агентства, постоянная коммуникация, высокая вовлеченность агентской и клиентской команд. Ряд наработок из Украины мы уже применяем в других странах, где JDE переходит к новым медиапартнерам в результате недавнего глобального тендера.

После настройки все уходит в операционный процесс или есть что-то, что требует постоянного присмотра?

На настройку базовых процессов, включая документооброт, может уйти несколько месяцев — на этом этапе тщательное внимание и контроль со стороны клиента обязательны. Когда притирка прошла и операционная составляющая не вызывает вопросов, контроль можно сузить до ключевых аспектов базового процесса. Это высвобождает ресурс всех сторон для более интересной части сотрудничества — аналитики, стратегии, спецпроектов. А регулярные статус-митинги как с командой агентства, так и с внутренними функциями JDE помогают держать руку на пульсе в части основных вопросов взаимодействия.

После настройки процессов мы не перестаем видеться или общаться с агентством. Мы коммуницируем перед запуском каждого проекта (ТВ-размещение, радиореклама и т.д.) и по его итогам. А так как они проходят на ежемесячной основе, то обсуждение переплетается в поток частых встреч и созвонов.

В любой идеальной истории есть факапы. Расскажите, пожалуйста, о типичных факапах со стороны агентства, когда оно только начинает работу с клиентом.

Знаете, почему может быть неурожай пшеницы? Ответы «заморозки, засуха, вредители» кэповские и не принимаются. Так вот — забыли посадить. Так же и с факапами. Все они от одной причины — невнимательности, забывчивости, человеческого фактора в конце концов.

Самый злободневный факап в начале — что-то не запустить. Чем мельче информация, тем легче ее потерять в общем инфопотоке.

Поделитесь со своей стороны чек-листом, некими правилами, как избежать типичных ошибок?

У нас все чек-листы формируются под конкретный тип процесса: у аналитиков свои чек листы, у байеров — свои. У меня просто, скорее, общая рекомендация к тому, что они обязательно должны быть и постоянно должны пересматриваться и адаптироваться. Меняется все, с чем мы работаем. И работа с чек-листом трехлетней давности уже ни от чего вас не страхует.

Имеет ли смысл использовать единую модель со всеми клиентами или нужно выстраивать модель транзишна в зависимости от особенностей клиента?

Клиенты бывают очень разные, поэтому ко всем применить один подход в любом случае не получится. Важно помнить основную цель — обеспечить максимально бесшовный переход. И если у клиента есть какие-то конкретные ожидания или конкретное видение, то к этому также необходимо прислушиваться и адаптироваться. Уже имеющийся бенчмарк транзишна, конечно же, будет предлагаться. А вот полностью или частично, будет решаться индивидуально.