НИКОГДА не организовывайте конференции!
Именно такое предложение у меня крутилось в голове за неделю до начала саммита Б.О.С.С.
Это же надо было допустить такое огромное количество ошибок за такое короткое время, учитывая, что имеется немалый опыт управления разными бизнесами и проектами.
Как красиво и приятно, а иногда даже завидно, смотреть в интернете рекламу о том, что проходит очередной ивент с предпринимателями или бизнесменами, где соберется 300, 500, 1000 и более гостей. И думаешь, а почему бы не сделать самому? Ведь, чем ты хуже? Так вот: может и не хуже, но точно у тебя нет в этом опыта.
А опыт всегда стоит дорого. Иногда очень. В чем я в очередной раз убедился.
Иногда мне кажется, что я настолько дорого купил много разного опыта, что я могу консультировать уже практически любой бизнес.
Ну, по крайней мере, сейчас я точно могу рассказать, как более правильно организовать любое мероприятие.
Сколько нам с партнером Антоном Перетякой стоил этот опыт? Дорого. Кому уж очень интересно и хочется узнать цифру, пишите в личку, отвечу.
Теперь давайте начну с того, что было сделано правильно:
— Отличная концепция Саммита. Без инфобизнесменов и о том, как совмещать бизнес, отдых, спорт и семью.
Это вызвало интерес на рынке, а что же это за конфа такая? Кто же там будут спикерами? А кто такие инфобизнесмены? А почему без инфобизнесменов? Даже назвали меня «инфобизнесистом» 🙂
— Хорошо подобраны спикеры-практики (ну, почти все хорошо подобраны). Практически с каждым я был лично знаком давно или познакомился до саммита.
— Правильное взаимодействие с партнерами мероприятия, лидерами мнений, инфопартнерами… Все было организовано вовремя и заранее.
— Отличный формат выступлений спикеров: спич + модерируемые вопросы от меня и из зала. Это дало много полезного контента.
— Мы заказали и разработали уникальный формат Бизнес Игры, которая произвела фурор и восторг на всех, кто остался в нее играть. Предприниматели, бизнесмены с немалыми оборотами, топы компаний, просто как дети, носились по залу в течение полутора часов, скупая акции, покупая криптовалюту, договариваясь за инсайдерскую информацию, объединяясь в команды и модернизируя свои предприятия. А в конце на выигранные деньги можно было купить на аукционе ценные подарки. Это был тоже еще тот аукцион…
— У нас была отличная SMM-стратегия: правильный и качественный лендинг, правильные рекламные посылы с прогнозируемой конверсией и стоимостью клиента. С этим мой партнер, Перетяка Антон, как всегда, справился отлично.
— У нас была суперкоманда + команда волонтеров. Мы действительно заботились о каждом госте и старались создать максимально комфортные условия для каждого.
— Ну, и, наверное, много всего другого, что было хорошо. Об этом писали гости отзывы. Многие из них есть по хэштегу #саммитБОСС.
Ну, и, наконец, про Факапы. Факапы до мероприятия:
— Завышенные ожидания по количеству гостей. Мы планировали 500. В результате было 300+. Почему? Дальше об том.
— Мы переплатили за зал, обеды и ужин. На этом можно было сэкономить.
— Были проблемы с пересекающими зонами ответственностями и соблюдением четких сроков по договоренностям (вот тут нужно было бы сделать диаграмму Ганта в самом начале).
— У нас была надежда на партнеров и разные клубы. Что по их рассылке или посту со скидкой придут люди. Фигушки. Практически нулевая конверсия! Когда-то давно мне об этом говорил Андрей Полищук, но я не придал большого значения.
— Надежда на СМИ, радио и интернет-ресурсы. Практически нулевая конверсия с рекламы.
— Огромной, на мой взгляд, ошибкой была смена стратегии в привлечении клиентов (с ценой на сайте или без). Из-за этого нам пришлось полностью переделать отдел продаж и, как выяснилось, не совсем удачно. Дальше об этом.
— Подготовку к мероприятию нужно было начинать за 3-4 месяца до его старта, а не, как мы, за 2,5 месяца.
— За один день мы потеряли около 40 000 грн. Ошибка связана с тем, что мы заменили в CRM-системе одного пользователя, к которому были подвязаны все заявки с лендинга, и наш сайт не работал почти сутки. Точнее, как не работал? Он работал, но заявку на регистрацию с него отправить было нельзя. А именно в этот день мы проплатили рекламу в нескольких интернет-ресурсах + попросили о постах многих лидеров мнений. За день мы не получили ни одной заявки и слили бюджет в 40 000 грн.
— У нас поменялось четыре утвержденных спикера. ЧЕТЫРЕ!!! А представьте, когда на них уже сделаны все банеры, сняты ролики, утверждены и запущены рекламные компании. Реклама с ними откручена уже в десятки тысяч показов, и многие клиенты шли именно на этих спикеров… Представляете, сколько это стоит денег и энергии поменять их… Не представляете, если ни разу не проводили конференцию. Тут меня могут понять только организаторы ивентов. Да?
— Мы выбрали неправильную дату саммита: мы вообще не подумали, что в эти дни люди ездят на кладбище (Красные горки, гробки…). Очень много людей не пошло на саммит именно по этой причине. Плюс воскресенье для многих семейный день.
— Опять про дату: в эти две недели апреля проходило в Киеве более семи масштабных ивентов. Соответсвенно, была большая борьба за каждого клиента, который решил посетить какое-то мероприятие. Был слишком большой выбор между ивентами.
— Не было необходимости делать мероприятие на два дня. Для клиента это не было большой дополнительной ценностью. А для некоторых даже наоборот. Но для нас как организаторов это большие денежные, временные и энергозатраты. Почти в два раза больше.
— Но самый большой наш Факап был с отделом продаж (и это была моя зона ответственности): у нас не было полноценного Руководителя Отдела Продаж. Точнее, он был в начале, но потом ушел в другой проект. Не было полноценного контроля качества работы продажников. Продажники менялись, появлялись новые, которые учились на своих ошибках (ну, и на наших деньгах). Конверсия, которую мы планировали, в результате оказалась почти в два раза меньше. В связи с тем, что в начале продажники не успевали обрабатывать заявки, некоторые заявки висели до восьми дней (а должны были обрабатываться в течении 15 минут, максимум на следующий день, если упали в CRM-базу ночью). А через 2-3 дня клиент уже и забывал о саммите и время общения с ним значительно увеличивалось, а конверсия в оплаты сильно падала…
Что я хочу сказать перед выводами: работа организаторов мероприятий не видна часто, но это сущий ад! Часто это в огромный минус, это огромное количество энергозатрат и времени…
Сто раз подумайте перед началом организации конференции, особенно, если вы делаете это впервые. Только вторая, третья, двадцатая конференции могут давать прибыль… Это только кажется, что будет все просто и прибыльно.
Теперь вкратце о выводах, которые сделал, исходя из наших факапов:
* начинать подготовку за 4-5 месяцев;
* проводить за один день;
* спикеров меньше, коммуникаций меньше, напоминать о важности участия в мероприятии, так как делается огромное количество рекламных материалов;
* перерывы между каждым спикером (на фоточки, общение, туалет и кофе);
* диаграмма Ганта, ментальная карта, четкие зоны ответсвенности и KPI до организации мероприятия;
* идеальный отдел продаж с РОПом и необходимым прогнозируемым количеством продажников. С ежедневной работой над ошибками, корректировкой скриптов и работой с возражениями;
* убрать иллюзии, что будет просто и саммит принесет много денег.