У нас 50 сотрудников, средний возраст которых 25 лет. Большинство — это представители поколения Y, Z, для которых одним из критериев продуктивности и комфорта, является работа без традиционного графика с 9.00 до 18.00. Чтобы предоставить максимально комфортные и мотивирующие условия работы, в начале прошлого года мы провели внутреннее исследование: онлайн опрос, индивидуальные интервью и общие встречи с командами, которые помогли сформировать потребности людей в гибком графике и режиме удаленной работы. Сначала мы изучили опыт IТ компаний, для которых удаленная работа уже является стандартным подходом, и чьи сотрудники встречаются в оффлайне только на общих корпоративах пару раз в год. Мы понимали, что в рекламном бизнесе внутренняя коммуникация очень важна и полный отказ от встреч может пагубно повлиять на сплоченность и командную работу. Поэтому мы решили протестировать частичный режим удаленной работы.
У каждого сотрудника агентства был согласован график, в основном – это возможность чередования 2 рабочих и 3 удаленных дней в неделю. График утверждается с руководителями команд на ближайшие 3 месяца, после чего может быть пересмотрен. Для всего коллектива обязательной является встреча по понедельникам под названием IsoDrive, во время которой мы делимся новостями команд, достижениями за прошедшую неделю, шерим новости рынка, приветствуем новых сотрудников и поздравляем именинников.
Еще одно важное оффлайн мероприятие — внутренний лекторий Isobar Talks. Но эти встречи записываются, поэтому отсутствующие сотрудники могут пересмотреть видео и презентацию в любое удобное время. На период карантина все эти собрания переводятся в онлайн режим с письменной или видеофиксацией.
Формируя процесс удаленной работы команд, мы прописали основные правила, которые помогают сотрудникам контролировать себя, а менеджменту быть спокойным, что задачи выполняются качественно и вовремя.
5 правил удаленного офиса
1. Сотрудник обязательно согласовывает график удаленной работы с руководителем и находится в онлайн коммуникации в рабочие часы, всегда на связи в зафиксированные часы ежедневных коротких статусов команд. Все подписывают документ о трудовом распорядке в компании.
2. Каждый имеет гибкое время в середине дня, которое он может использовать под свои потребности: посещение фитнес клуба, решение личных вопросов и т. д. Естественно, это время, заранее оговоренное с руководителем. (Сейчас в условиях пандемии мы настоятельно просим сотрудников минимизировать свое нахождение в людных местах.)
3. В работе используются только согласованные в компании инструменты коммуникации с учетом правил работы по задачам. Сотрудник с помощью планировщика-календаря приглашается на отдельные встречи, шторминги проектной группы, присутствует на общих встречах агентства, статусах команды онлайн или оффлайн, предварительно оговорив формат. При проведении онлайн-встречи организатор обязательно предусматривает технические обеспечение для трансляции.
4. В конце дня сотрудник фиксирует расход времени по задачам, которые он выполнял на протяжении рабочего дня, а руководитель контролирует внесение данных.
5. Сотрудник заблаговременно уведомляет руководителя об изменении сроков выполнения задач, опозданиях, отсутствии интернета или света, придерживаясь тех же правил, что и при работе в офисе.
Дополнительное правило, введенное сейчас из-за активного распространения вируса:
- для сотрудников, которым необходимо попасть в офис, и они не могут добираться без использования общественного транспорта, мы будем оплачивать такси, контролируя потребность.
Цифровые инструменты вместо офисного стола
Основная платформа для нашей командной работы — облачное решение Microsoft Office 365. В рамках этого продукта мы осуществляем обмен и хранение файлов, работу с офисными программами, используем командные инструменты для работы и обмена информацией.
Для проектной работы по задачам мы используем украинскую платформу — Worksection. Она включает много возможностей по контролю и выполнению задач как для самих сотрудников, так и по управлению командой для руководителей. Вся статистика — выполнение, расход времени, контроль загрузки — отображается быстро и доступно. В Worksection также удобно приглашать клиентов, которые в реальном времени могут отслеживать выполнение задач по рекламным кампаниям.
Оперативно поддерживать коммуникацию помогает Microsoft Teams. Он позволяет не только общаться в командах, но хранить и редактировать файлы, а также проводить встречи в онлайн формате с записью для тех, кто отсутствовал.
На днях мы опробовали этот режим на IsoDrive, обязательной встрече всего агентства по понедельникам. По итогу тестирования такой модели работы мы не выявили существенных недостатков. Но поняли, что будем кратко фиксировать письменно информацию, потому что наши глухие и слабослышащие коллеги не подключились к аудио/видео собранию в Teams.
Возможность работать в разных локациях без привязки к офису уже дала положительные результаты. У нас повысились общие показатели эффективности по агентству: соискатели и кандидаты, приходящие в холдинг, хотят работать именно в Isobar, «текучка» снизилась на 80%, eNPS вырос в разы, а NPS на 1 пункт, что также является значимым показателем для нашей индустрии. Производительность команд растёт, благодаря лучшей концентрации, экономии времени на дорогу, возможности уделить больше времени себе и прочему. Мы достигли баланса личных и рабочих задач, а следовательно — стабильного эмоционального состояния наших сотрудников.
А теперь еще и оказались готовыми к пандемии — смогли перейти в полный режим удаленной работы за 24 часа. В случае крайней необходимости в офисе окажутся группы людей не более 7 человек, которые смогут добраться пешком или на такси.
Кризис — это всегда краш-тест бизнес-процессов. Всё зависит от того, насколько вы к нему готовы. Мы, в Isobar Ukraine, не только готовы, но и всячески способствуем поддержке и помощи там, где она от нас требуется.
Кавер: Unsplash