Как проджект-команда может помочь в транзишне: опыт JDE и razom communications

Переход к работе с новым медиапартнером — это сложный, долгий и стрессовый процесс для обеих сторон. Совместно с razom communications и Jacobs Douwe Egberts Ukraina продолжаем открывать закулисье транзишн-периода и разбираемся, как наладить отношения между агентством и клиентом эффективно и какие лайфхаки можно применять, чтобы провести переход безболезненно.

Сегодня поговорим о роадмепе, ключевых точках и календаре индакшена. Во время перехода JDE к Havas Media Ukraine было принято решение изменить стандартный процесс транзишна и подключить проджект-команду со стороны агентства, которая ранее никогда не использовалась.

Сейчас узнаем, эффективны ли такие изменения.

Нова економічна реальність: які тренди визначатимуть ринок у 2025 – досвід TERWIN, Arcelor Mittal, Kvertus, BRAVE1, Starlight media, ГК «Молочний альянс» та 40 провідних управлінців та державних діячів.

11 квітня на Business Wisdom Summit дізнайтеся, як розширювати партнерства, зміцнювати довіру до бренду та виходити на міжнародні ринки. Реальні стратегії та досвід компаній, які вже зробили цей крок.

Забронювати участь

Что добавило включение проджекта в процесс и какой функционал у этой роли?

Светлана: Проджект — это об эффективности, роль, которая наблюдает, фиксирует, направляет процесс и команду в нем. Клиент с мультимедийной поддержкой будет нуждаться в команде самых разнонаправленных специалистов. Даже в рамках одного направления функционально сотрудники могут отличаться, например, заниматься планированием или закупкой. Проджект синхронизирует работу этой многогранной экосистемы.

Как для команды агентства и клиента прошел опыт перехода с этой ролью?

Светлана: Мы считаем его эффективным для обеих сторон. Мы получили положительную обратную связь от клиента. Команде агентства с такой ролью продуктивнее работается. Есть человек, координирующий общий ход процесса, и это привносит больше  устойчивости.

Основные лайфхаки и must have для этого периода.

Светлана: Если говорить о каких-то фишках, то мы делали видеофиксацию всего материала с согласия клиента. У нас образовалась библиотека обязательной вводной информации, к которой всегда удобно обратиться.

Must have будут очевидные вещи:

• У транзишна всегда четко обозначенный и согласованный с клиентом период, внутри которого расставлены окна для каждой сферы взаимодействия, будь то финансы или диджитал. Зафиксируйте сразу весь процесс под ключ — будет наглядно, куда и с каким направлением вы можете и не можете смещаться.
• Информации всегда очень много, она поступает большими порциями. Создавайте общее инфополе для всей команды, в котором им будет удобно этой информацией обмениваться, и поддерживайте этот открытый формат.
• Структура. Как только у вас появляется мысль «сейчас заброшу так, а потом подправлю» — на эту привычку начинают наматываться разные вещи. Вовремя не обновленная презентация и таблица, запутанность команды, растет время на переделку. 

Болезненна ли смена подрядчика для клиента? Что нужно отслеживать?

Роман: Если отложить в сторону преимущества, которые клиент получает в результате тендера, то смена бизнес-партнера всегда некомфортна из-за необходимости менять уже отлаженную систему работы с текущим агентством и командой, с которой зачастую установлен контакт на персональном уровне. Период перехода может занять полгода и больше и требует от клиентской стороны 100%-го вовлечения и, как следствие, значительных ресурсов. Для агентства такая ситуация также болезненна — если уходит клиент, необходимо перегруппироваться в доходной части и перераспределить команду.

Притирание между командами, знакомство с новыми для агентства подходами и процедурами редко проходит идеально, что несет за собой довольно высокие риски отклонений в уже привычных бизнес-процессах. Поэтому важно иметь четкий план и тайминг транзишна, который позволит минимизировать хаотичность и структурированно пройти этот важный этап.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Новое партнерство безболезненно. Транзишн-опыт JDE и razom communications

Елена: Учитывая опыт работы маркетинг-сервиса в JDE и мой лично на протяжении многих лет, переход к другому агентству не является затруднительным или сложным действием. С опытом мы проработали разные точки контроля: разработали процессы, тайминги, встречи, индакшены и презентации, поэтому транзишн —  это стандартный и рабочий момент. Конечно, намного приятнее работать с одним контрактом 5 лет и ничего не менять, но с, другой стороны, с изменениями, наоборот, возникают моменты, где и нам необходимо усовершенствоваться и оптимизироваться. Новый подрядчик имеет взгляд со стороны на все наши процессы и действия, показывает новое видение на рабочие моменты. Поэтому для нас изменения —  это хорошо.

Как найти баланс времени и ресурсов для взаимодействия клиента с агентством для наиболее эффективного и незаметного перехода?

Роман: Планирование и следование плану, проактивность и вовлеченность обеих сторон — залог успешного перехода. Незаметным транзишн мы не сделаем, а вот провести его оперативно и обеспечить качественный онбординг агентства можем. Выделенный со стороны агентства проджект-лид во многом облегчает процесс разработки и адаптации плана перехода и выполняет роль ретранслятора этого плана остальной команде агентства. Регулярное взаимодействие с проджект-лидом на этапе перехода является обязательным условием планомерного продвижения по намеченным этапам.

Елена: У нас большой опыт работы с подобными переходами, как в Украине, так и в других странах. Базируясь исключительно на нашем опыте, сложилось определенное видение того, как должен происходить транзишн, с какими таймингами и нюансами.

Поскольку контракт заключаем на год, а проекты построены на ежемесячной основе, мы понимаем, когда необходимо на первом этапе встретиться и обсудить старт работы, ожидание, представить агентству то, как мы привыкли работать по административным вопросам. В свою очередь агентство дает обратную связь, и мы приходим к общему консенсусу. На втором этапе мы встречаемся по завершению проекта, фокусируемся на обратной связи и работаем над улучшением. А дальше уже ежемесячно проходит статус, где обсуждаем текущие вопросы. Поэтому если маркетинг-сервис инициирует такие встречи и вкладывает свой ресурс на начальном этапе, то сам переход станет обычной рабочей обстановкой. Самое важное — это внимание со стороны агентства и компании, тогда транзишн становится стандартной ежедневной работой. Всегда должна быть двусторонняя связь, потому что если только агентство или только компания тратит свои ресурсы, то результата не будет. 

Насколько необходимо клиенту и агентству быть на одной волне и иметь общий вижн? Как создать общее идейное поле?

Роман: Общение с командой агентства важно всегда, но на переходном этапе этот элемент взаимодействия критичен. Совместное составление плана, регулярные (минимум раз в неделю) обновления статуса онбординга, внесение изменений в план, информирование команд клиента и агентства — необходимые условия для создания единого информационного поля.

Чтобы агентство смогло в будущем предоставить качественное предложение, клиенту необходимо провести для агентства не менее качественные индакшены в базовые процессы, категории и бренды компании — нужно быть готовыми инвестировать в это достаточно своего ресурса.

Елена: Очевидно, что агентство не может прочитать мысли клиента, поэтому очень важно максимально подробно излагать задачу и ожидания, особенно на начальном этапе работы. Мой личный лайфхак — всегда быть на связи. Я люблю держать постоянный контакт с людьми, а не теряться от проекта к проекту, и это должно быть обоюдно. Всегда будь проактивным, гибким и умей слушать, потому что часто бывает, что агентство право, и к нему стоит прислушиваться.

Кавер: Unsplash