10 Фев 2021, 14:56

Как продуктивно организовать рабочие будни. Практические советы сооснователя Netpeak

Меня зовут Андрей Чумаченко, я сооснователь и управляющий партнер агентства интернет-маркетинга Netpeak. С 2019 года я веду телеграмм-канал Sad But True, в котором пишу про маркетинг, бизнес и управление людьми. Думаю многие руководители сталкивались с моментом, когда задач, встреч, сообщений в телеграмме становится так много, что уже невозможно их разгребать. А сверху ещё и накладывается негатив на коллег, если кто-то очень долго что-то объясняет или отправляет голосовое сообщение. Для того, чтобы вы не проходили через все эти этапы,  я вывел несколько практических советов, которые помогут организовать ваши рабочие будни продуктивно и без срывов на “я ничего не успеваю!”. 

Обсуждения

Люди любят разговаривать. Разговор в рабочее время о работе всегда создает ощущение, что вы усердно работаете и делаете что-то полезное, но это далеко не всегда так.

В более-менее современных компаниях большая часть общения уже давно ушла в текст: это позволяет не ждать ответа собеседника, четко доносить свою мысль, давать ссылки, прикладывать картинки и, что не менее важно, находить нужные прошедшие обсуждения через поиск.

Зміцніть бренд роботодавця, використавши ефективні стратегії управління талантами понад 30 HR-лідерів на HR Wisdom Summit.

17 липня понад 30 спікерів з Райффайзен Банку, DTEK, ArcelorMittal та інших великих компаній поділяться дієвими практиками розвитку команди, адаптації ветеранів у робоче середовище та використання інновацій.

Забронювати участь

Тем не менее живого обсуждения иногда нельзя избежать, но важно оставить только действительно важные живые встречи.

Для всего общения с коллегами, партнерами и клиентами я использую Телеграм — считаю его самым лучшим и быстрым кросс-платформенным мессенджером.

В Телеграме я отвечаю (текстовым или голосовым сообщением) на любые вопросы, на которые можно ответить «за минуту».

Если я сразу вижу, что вопрос за минуту не решить — не разбираясь далее прошу продублировать его в почту.

И только разбирая почту и разбираясь в вопросе я либо трачу время на ответ, либо формирую задачу, либо предлагаю провести встречу, если вопрос требует обсуждения, решения, мнения нескольких человек и так далее.

Ну, а у рабочей встречи есть три основных правила, соблюдая которые можно сказать, что встреча была нужна и эффективна:

1. 99% митингов не должны длиться больше 60 минут.

2. Перед встречей организатор должен сформировать четкую адженду.

3. На встрече организатор обязан записывать все решения, к которым пришли, и после встречи отправить фоллоу-ап всем присутствовавшим.

Точечная проверка

Занимаясь менеджментом и, при этом, выполняя собственные задачи, невозможно постоянно проверять работу всех людей в команде. И дело не в том, что людям свойственно пытаться работать хуже, когда их не контролируют, а в том, что при большом потоке всегда есть ошибки и забытые задачи.

Мой подход выглядит примерно так: в календаре каждую неделю у меня есть время, выделенное на проверку задач. У команды постоянное количество задач держится в районе 1100-1500 штук и проверять все, ну, невозможно.

Для того, чтобы находить ошибки в текущих задачах, введены еженедельные спринты, тимлиды, регулярная отчетность и так далее.

А для того, чтобы находить то, что пропускают тимлиды, я настроил кучу простых фильтров по задачам команды. Обычно каждый фильтр выдает от 5 до 30 задач и просмотреть их совсем несложно.

Кроме разных мелких фильтров есть четыре основных, которые я проверяю регулярно:

1. «Красный фильтр» — задачи, у которых истек дедлайн и исполнитель не запросил перенос на новый срок. Тут либо задача вот-вот будет выполнена, либо про нее забыли.

2. «Зеленый фильтр» — задачи, которые выполнены исполнителем, но не завершены постановщиком. Либо постановщик забил на задачу (а значит результат ему не важен и время, потраченное на выполнение задачи было потрачено зря), либо же просто забыл сменить статус.

3. «Серый фильтр» — задачи, которые отложили до лучших времен. Тут я проверяю только новые задачи на предмет того, действительно ли их нужно отложить, или это просто удобный способ не делать нужную задачу сейчас.

4. «Оранжевый фильтр» (также известный в народе, как “Забытые и проклятые”) — задачи в различных статусах, дата постановки которых больше двух кварталов назад и за последние 30 дней в них ничего не происходило. Тут часто валяются задачи, утратившие актуальность или те, по которым крайне вяло «что-то» делается.

Обычно на проверку всех фильтров у меня уходит час времени и ни разу не было такого, чтобы я нашел меньше пяти задач, по которым нужно внести коррективы.

Искусство задавать вопросы

В деловой переписке (да и не только в деловой) очень легко проявить неуважение к собеседнику. То, что вы пишете — человек проговаривает в голове с другой интонацией, в другом настроении. Ну, и вы почти никогда не знаете, чем занят ваш собеседник в тот момент, когда решит прочитать сообщение.

Если нет обратной цели, то стоит соблюдать простое правило деловой переписки — уважать своего собеседника. А как это сделать проще всего? Ценить его время.

Если у вас есть какой-то вопрос, на который вам нужно получить ответ, потратьте несколько секунд и сформируйте одно сообщение. В него закиньте и свой “привет”, и полностью вопрос, который не потребует дополнительных встречных вопросов.

Помните, вопрос у вам, результат нужен вам. Не ждите, что собеседник с радостью вникнет в вашу проблему, с удовольствием задаст уточняющие вопросы, все посчитает и еще хорошего дня в итоге пожелает.

Вот плохой пример, из недавних:

Кто-то: Привет!

Кто-то: Мне нужен апрув на получение командировочных.

Я, подождав: Привет. На любую сумму?

Кто-то: Не, на Х денег за Y дней.

Я, подождав: Откуда, куда с какой целью и с каким результатом ты ездил?

И дальше в таком же духе.

Хороший пример, который мог бы быть:

Кто-то: Привет! С 25 по 30 августа был в командировке в Киеве, встречался с X, по результатам встречи «ссылка». Прошу апрув на получение командировочных в размере Y (в сумме за Z дней).

Я: Ок, апрув.

Календарь

Уже лет десять именно календарь позволяет мне не забывать о важных встречах/событиях и является одним из основных инструментов, которые я использую в работе.

Он нужен мне, как папка в голове, куда я складываю важные штуки вместо того, чтобы помнить о них.

Я посчитал, что в среднем за неделю у меня 26 встреч, от 15 до 60 минут каждая. И если бы пришлось обо всем помнить — я бы уже давно и окончательно свихнулся.

Сравнительно недавно я перешел еще и на несколько «календарей» разных цветов, чтобы по палитре с утра видеть, какой день меня ждет.

Для распределения всех встреч и напоминаний между ними я использую четыре основных календаря:

1. Netpeak, он же главный рабочий календарь для всех входящих встреч.

Когда кто-то хочет со мной что-то обсудить и я говорю ему «ставь встречу», она попадает именно сюда. Цвет у него оранжевый, чтобы выделялся, так как к таким встречам чаще всего нужно как-то готовиться.

2. Private, он же личный/домашний календарь. 

Сюда я добавляю всякие дела, которые нужно сделать — поставить зимнюю резину, заехать в магазин, позвонить кому-то и так далее. Также в этот календарь добавляет события моя жена, чтобы я о чем-то не забыл.

3. Flow, он же «текучка», процессный календарь. 

События в нем я ставлю для того, чтобы заблокировать какую-то часть дня от других встреч и поработать в потоке — разгрести почту, мессенджеры, проверить или сделать задачи. Также именно этот календарь чаще всего страдает, когда нужно поставить встречу, а свободных слотов нет.

4. Regular, он же календарь для регулярных встреч. 

Каждый месяц у меня есть около 30 встреч разного типа, которые повторяются ежедневно (стендапы с командой маркетинга и отдельно с топ-менеджерами), еженедельно, ежедвухнедельно и ежемесячно (встречи с тимлидами по стратегическим задачам или для обучения и прокачки других сотрудников). Так как к ним, обычно, готовиться надо меньше, я вывел их в отдельный календарь.

Ну, и бонусом идут еще два вида удобных напоминаний в моем календаре:

  1. Дни рождения, о которых я вечно забываю. Всем важным контактам я добавил даты и теперь календарь напоминает, кого нужно поздравить.
  2. Командировки, а именно — даты вылета/прилета и номера рейсов. GMail уже давно научился вытягивать из почты информацию про путешествия и автоматически добавлять их в календарь, что просто супер удобно.

Почта для работы

Уже больше 15 лет я использую Gmail для всех переписок и долгое время я использовал его так же, как большинство — оставлял письма во входящих, использовал пометки звездочками и «непрочитанными», чтобы не пропустить важное. А потом я открыл для себя волшебную кнопку «архивировать».

Это одна из самых удобных функций электронной почты, ведь она убирает письмо из входящих, не удаляя его и, если вы не используете архивацию писем — дочитайте до конца.

Очень важное отступление: логика работы электронной почты — это не «почтовый ящик», это рабочий стол, на который вам приносят письма. 

Если не убирать письма с рабочего стола в папки/ящики, то очень скоро вы окажетесь в той же ситуации, в которой и находитесь сейчас со своим почтовым ящиком: полезные, бесполезные, требующие ответа и важные письма будут смешаны в одну кучу.

Маркер проблемы: если у тебя в папке «входящие» больше 20 писем, то пора найти час свободного времени и разобрать папку — удалить ненужное, архивировать нужное, ответить на важное.

Архивированные письма никуда не исчезают, они уходят в папку «All mail» и доступны там в любое время.

Итак, я разделяю всю входящую почту на 6 типов действий:

1. Письмо, после прочтения которого нужно выполнить какие-то действия, но отвечать на него не нужно.

Я стараюсь либо сразу выполнить нужное действие и затем архивировать письмо, либо оставляю во входящих и делаю тогда, когда есть время.

2. Письмо, после прочтения которого нужно выполнить какие-то действия и ответить на него.

Такое письмо остается во входящих дольше всего. Отвечая на него, я нажимаю не кнопку «отправить», а волшебную «отправить и архивировать».

3. Письмо, которое содержит важную информацию, но не требует действий или ответа.

Это письмо сразу архивируется (вот такой красивой кнопкой). И, в случае необходимости, легко джимейлится через поиск по любым ключевым словам.

4. Письмо, которое содержит разовую информацию — чаще всего, какие-то уведомления.

Такие письма я просто удаляю после прочтения (иногда сразу после прочтения заголовка).

5. Письма-рассылки.

Раньше я их собирал, делил на полезные и бесполезные, но потом перешел на unroll.me — там у меня дайджест нужных рассылок, а от остальных я отписываюсь сразу.

6. Спам.

Тут вы сами знаете, что делать. 

Так вот, при таком подходе во входящих у вас всегда только прочитанные письма, которые, по сути, являются задачами: если письмо лежит во входящих, то вам надо что-то с ним делать (я получаю в день около 120-150 писем, и во входящих на момент написания поста у меня 3 письма).

Аналог кнопки «задача выполнена» — кнопка «архивировать». Индикатор важности/срочности/приоритетности задачи — звездочка.

В конце отмечу, что я перепробовал множество различных подходов к работе с почтой, и разные типы «звездочек», и сложную систему «лейблов», и автосценарии разбивки по типовым папкам — ни один из них не стал удобнее, чем архивация и чистая папка входящих.

Расскажите друзьям про новость

Новое видео