Чотири онлайн-івенти. Чотири факапи. Чотири чек-листи

Протягом карантину івенти масово перейшли в онлайн, й сподіватись, що восени все буде як раніше, — означає не враховувати ризики та ігнорувати дієвий інструмент комунікацій для сталості проєктів. Віртуальні формати впевнено займають окрему нішу й шукають ефективні бізнес-моделі. Організатори опанували безліч нових навичок, зробили з помилок чек-листи, прокачали команду й включили онлайн до стратегій. За три місяці ізоляції деякі офлайн-ініціативи швидко (іноді лише за тиждень) переформатовувались в протилежне поле, деякі концепти виникали за певними темами карантину, а хтось вирішив слідувати тенденції та робити хоч що-небудь в онлайні, аби не мовчати й не втрачати свою роками напрацьовану аудиторію. 

У червні організатори фестивалю соціальних інновацій та нової музики Plan B зробили дискусію Q Day: Нові правила організації подій, під час якої організатори таких подій, як Docudays, Інтерсіті Live,The Coffeerence та сам Plan B розбиралися з актуальними викликами щодо онлайн-подій у нашій новій реальності.

Для цих команд це був перший досвід проведення івенту в незвичному для себе форматі, тож без складнощів, помилок та дискомунікації не обійшлося.

Запитали в організаторів, як факапи перетворити на здобутки та які висновки вони зробили з онлайн-експериментів.

Plan B. Розділяйте підходи до формування офлайн та онлайн-програм

Фестиваль соціальних інновацій та нової музики Plan B за три тижні до офлайн-події перенесли на жовтень. Натомість організатори два місяці поспіль втілювали в онлайні проєкт «На карантині з Plan B». Це серія ефірів із лекціями та дискусіями, із вечірками та концертами, із менторськими сесіями для команд, що розвивають власні проєкти. 

Перший ефір відбувся 23 травня у колаборації з Культурою Звука: це була серія інтерв’ю з людьми із різних музичних формацій, а слідом за нею — кількагодинна вечірка за участю 12 діджеїв, яку подивилось 15 тис. людей. За два місяці проведено більше 10 подій, а сам проєкт завершився наприкінці червня.  

Зі слів організаторів, при плануванні онлайн-проєкту команда спиралась на офлайновий досвід. Але специфіка геть різна: інакше треба анонсувати, інакше поводять себе користувачі, технічна складова відрізняється.

В результаті роботи виявилось більше, ніж очікувалось. Для вирішення проблеми обрали більш прості формати щодо продакшену, налагодили чітку взаємодію всередині команди та з партнерами.

Чек-лист від Plan B 

1. Узгодити з партнерами розподіл завдань: хто спілкується з музикантами, хто робить медіаконтент, хто комунікує зі спікерами щодо ефіру.
2. Створити спільний документ з усією необхідною інформацією: контактами всіх учасників, логотипами, доступами до адмінок фейсбуку, титрами для ефіру, таймінгом трансляції.
3. Обов’язково провести тестовий ефір та технічний чек.
4. За день до ефіру кожній команді пройтися ще раз по власному чек-лісту, перевіряючи, що нічого не забули: опис до відео, заставка, затверджені з учасниками підписи тощо.
5. Після ефіру зібрати фідбек: надіслати форму для зворотнього зв’язку учасникам та партнерам, а в команді провести чесний мітинг.

Інтерсіті Live. Контролюйте якість та тривалість трансляції.

Ідея онлайн-фестивалю Інтерсіті Live з’явилась на початку карантину. Це була спроба об’єднати 8 промоутерів із різних регіонів України з метою створення спільного культурного продукту. За 100 днів карантину зроблено три фестивалі.

Команда зазначає, що протягом першого фестивалю якість трансляції була поганою, адже швидкість інтернету в режисерському штабі  виявилась недостатньою.

Режисери були не зовсім підготовлені до такого тривалого ефіру та багато речей робили на льоту.

Для другого фестивалю найбільшою важкістю була тривалість події. Команда провела на майданчику майже добу. Також треба враховувати, що ютюб може зберегти лише 12 годин трансляції, тому 4 години фесту просто зникли із історії. 

Важливим висновком є й те, що на допомогу спонсорів у час пандемії розраховувати не варто. Організаторам Інтерсіті пощастило із частковим покриттям першого фесту, другий глядачі покрили повністю, третій вийшов у великий мінус. 

Із досвіду третього стало зрозуміло, що влітку розважальні онлайн-формати втрачають актуальність. Не врятував навіть той факт, що фестиваль був міжконтинентальним. 

Чек-лист від Інтерсіті Live:

1. Вибір артистів не тільки за критерієм якісної музики, в першу чергу, на виступ має бути цікаво дивитись.
2. Створення гармонійного динамічного лайнапу. Коли фестиваль триває 12 чи 16 годин, і це все на екрані ноутбука, утримувати увагу глядача критично важко. Тому кожен гурт має виступати не більше 30 хвилин.
3. Варто залучати великі медіа та їхніх спеціалістів. Завдяки підтримці Телебачення Торонто організатори змогли забезпечити щонайменше половину із 85 000 глядачів другого фестивалю.
4. Передбачення інтеракції для глядачів. Завдяки інтерактивності в організаторів вийшло створити ком‘юніті глядачів, які зараз спілкуються з організаторами у самостійно створених чатах.
5. Варто забезпечити зручну комунікацію між режисерами всіх локацій, генеральний штаб повинен заздалегідь продумати технічні варіанти виходу в ефір для кожного артиста, стежити за прямим ефіром і при цьому бути гнучким до змін.

Docudays UA. Постійно комунікуйте з аудиторією. 

У квітні Міжнародний фестиваль документального кіно про права людини Docudays UA відбувся онлайн. На підготовку у команди було лише 30 днів. За 17 днів фестивалю фільми переглянули 52 689 разів, що було неочікуваним позитивним результатом для всієї команди.

На деякі фільми була обмежена кількість переглядів через певні домовленості з правовласниками. Організатори не прокомунікували про ці обмеження публічно, бо не очікували такої популярності. Багато глядачів були незадоволені, не розуміли, що відбувається.

Соцмережі були сповнені обурення. У процесі зрозуміли, що потрібна освітня складова для подальшого спілкування, адже аудиторія погано розуміє, як фестивальне кіно до неї потрапляє. Для розвитку стосунків організатори надалі планують залучати аудиторію до процесу, пояснювати про принципи та механізми роботи. 

Чек-лист від Docudays: 

1. Перевірте інтернет. Обов’язково робити тести та технічні зідзвони з кожним спікером та учасником. 
2. Тримайте зворотній зв’язок. Для учасників та гостей онлайнової події найбільша проблема — відсутність фідбеку. Важливо інтегрувати інтерактивні інструменти для такого спілкування. Або банально написати, розказати, як все пройшло. 
3. Зменшіть кількість спікерів. Традиційні для офлайну модеровані дискусійні панелі працюють погано. Проблема модератованих дискусій часто така, що всі потрошки щось сказали, а до суті так і не дійшли. Найуспішніші онлайн-розмови на фестивалі були тет-а-тет.
4. Зробіть гарячу лінію підтримки. Якщо у вас велика подія, то технічні проблеми неминучі. Тому важливо доручити окремим людям бути на зв’язку з вашими глядачами. У випадку фестивалю це були  досвідчені волонтери, які працювали позмінно.

The Coffeerence. Заздалегідь розпишіть всі можливі варіанти розвитку подій.

Проєкт The Coffeerence був придуманий як рішення для комунікації з учасниками запланованого раніше Storm Coffee Show. Ця подія створювалась як комунікаційний майданчик для власників кавового бізнесу, ресторанів та барів; бариста, барменів, маркетологів фуд-сегмента, щоб розібратися — що чекає на кавову індустрію.

У даному випадку карантин навіть зіграв на руку організаторам: вдалось долучити знаних спікерів з 15 країн, чого б не дозволив бюджет офлайнової події. Підготовка до проєкту тривала два тижні, а за 2 дні трансляції охопили понад 5 тисяч осіб, що перевищило очікування в 3 рази.

Найнесподіванішим для організаторів стала неможливість вбудувати трансляцію YouTube-каналу до стороннього сайту (спочатку в планах була трансляція безпосередньо на сайті конференції).

Причина в тому, що YouTube не дозволяє вбудовувати такі відео, якщо канал не розгойданий до рівня «партнерської програми». Тому зараз одним з пріоритетів команди конференції є прокачування каналу.

Чек-лист від The Coffeerence:

1. Висока пропускна здатність інтернет-каналу у всіх учасників. Будьте впевнені в тому, що всі учасники вашої події готові віддавати якісний відеоконтент.
2. Замотивована команда організаторів. Організація онлайн-події вимагає інших навичок і компетенцій від команди. Дуже важливо, щоб команда буквально «горіла» проектом, щоб ви могли оперативно та дружно вирішувати кризові питання.
3. Заздалегідь розписати всі можливі варіанти розвитку подій. Оскільки ви не можете бути до кінця впевненими в тому, що техніка не відмовить, потрібно передбачити всі можливі шляхи розвитку подій, а також всі проблеми, які можуть виникнути, щоб бути готовим до всього.
4. Добре виспатися перед початком івенту. Ніщо, крім вашого швидкого розуму, не допоможе вам у вирішенні всіх завдань.

За час карантину організатори подій напрацювали певний інструментарій для якісного втілення онлайн-проєктів та івентів. Так як ситуація із офлайном досить незрозуміла,  експерименти в онлайні продовжаться з метою пошуку власної ідеальної моделі взаємодії із глядачем. Тож чек-листи щодо do’s don’ts будуть постійно поповнюватись новими пунктами, технологічними фішками й організаторськими лайфхаками, як зробити процес ефективнішим. 

Кавер: MMR