Форс-мажоры случаются даже у самых опытных организаторов мероприятий. Более того: если хоть что-то может пойти не так, скорее всего, так и будет. Но это не повод впадать в панику: ивент можно спасти, и нет необходимости поджигать свои велосипеды и вас с ними. Делюсь своим чек-листом спасательных кругов ивента.
Что может пойти не так на ивенте
Когда вы проводите классическое мероприятие, которых в вашей практике уже было немало — например, традиционную конференцию или корпоратив на популярную тематику — вероятность того, что что-то пойдёт не так, гораздо меньше: многие нюансы уже отработаны.
Но наше агентство специализируется на том, чтобы делать что-то новое, неожиданное, сложное. И если аналогичного мероприятия в вашей практике еще не было, то рисков и неожиданностей уже намного больше, и предугадать их куда сложнее.
Вот несколько примеров реальных факапов из нашей практики:
- привезли не ту сцену в поле
- пройти тысячу кругов согласований, а в итоге построить другой стенд
- фура со спецоборудованием застряла на таможне
- ведущий сломал ногу за день до начала события
- на корпоративе в поле на гостей побежал отвязавшийся бычок
- огромное 7-метровое пасхальное яйцо на чертежах выглядело как нужно, а в результате было больше похоже на ракету
- или когда автобус с гостями приехал на три часа позже, а другой автобус с топ-менеджментом потерялся в лесу
- на сцене 360 градусов из-за жары сгорел проектор
- танцоры приехали без костюмов
- народный коллектив, который выполнял роль аниматоров, вдруг вышел на главную сцену
Как вы понимаете, все эти истории закончились в итоге хорошо, и именно благодаря умению команды действовать в форс-мажорных обстоятельствах. Хотя нет, конечно же не все. Но какой именно форс-мажор уладить не удалось, я вам не скажу 😀
Подобные ситуации случаются и на мероприятиях, к которым приковано внимание всего мира. Олимпийские игры 1956 года в Кортина-д’Ампеццо были первыми зимними играми, которые транслировались в прямом эфире. Но факелоносец на пути к чаше, где должен был зажечься олимпийский огонь, споткнулся о телевизионный кабель и упал. В другой раз церемония откладывалась из-за снегопадов в Калифорнии; голуби, символизирующие мир и единство, сгорели заживо над чашей с огнем; одно из пяти колец не раскрылось… И таких факапов было немало.
Я поделюсь некоторыми правилами подготовки и реагирования на ситуацию, которые мы внедряем в ANT@HILL.
До ивента
- Провести негативный мозговой штурм
Примерно за три дня до ивента мы в агентстве устраиваем чекап-митинг, на котором проговариваем все возможные риски: все, что теоретически может пойти не так. Тогда же мы проводим и креативную сессию по разработке плана В и С.
- Прописать чек-листы
Универсального чек-листа подготовки к ивенту, который бы идеально подходил под любое мероприятие и не требовал никаких дополнений, не существует. Но каждый раз изобретать велосипед тоже не стоит: несколько списков по главным моментам подготовки стоит всегда иметь под рукой.
- Общие инструкции всем командам. Базовые установки, что делать нужно, а чего — нельзя, к кому обращаться в случае возникновения вопросов.
- Чек-лист контроля монтажа. Самый объемный и важный. Из-за множества моментов, которые важно проконтролировать, такие вещи точно стоит прописать.
- «Сундук ивентора». Список вещей, которые точно нужно взять с собой, и их количество: от техники и инструментов до канцелярии.
Во время ивента
Универсального рецепта решений форс-мажоров тоже нет и быть не может: на то он и форс-мажор, чтобы действовать по ситуации. Но есть принципы.
- Определить важность проблемы
Если проблема незначительна и не влияет на ход всего события, то не стоит на нее отвлекаться вообще, чтобы в это время не потерять управление всем мероприятием.
- Смотреть в суть
Объясню на конкретном, не таком уж редком примере. На сцене отключается свет прямо посреди выступления артиста. Что можно сделать в такой ситуации? Можно побежать искать электрика, которого наверняка на месте нет, вызванивать специализированные службы… А можно попробовать голосом оттянуть на себя внимание гостей: поинтерактивить с ними, поиграть. В данном случае суть проблемы не в электричестве, а в том, что исчезла точка внимания — сцена. А задача — не включить свет, а вернуть точку внимания. Поэтому первым решением будет выход ведущего в зал и общение с гостями. Вопросы с рубильниками и прочим нужно будет решить или позже, или параллельно.
В случае с длительным мероприятием, которое занимает не один день, пусть не исправить, но красиво обыграть ситуацию можно чуть позже, но все еще в рамках ивента. Приведу пример с теми же Олимпийскими играми: факапы, которые произошли на церемонии открытия, стараются обыграть на церемонии закрытия. Так было с нераскрывшимися кольцами на Олимпиаде-2014: в конце одного из номеров артисты составили олимпийские кольца с той самой нераскрывшейся звездой, и тут они наконец раскрылись.
После ивента
Работа ивент-менеджера не заканчивается одновременно с мероприятием. Обязательный организационный этап — прокоммуницировать с клиентом и всеми участниками после ивента. Все форс-мажоры имеют свойство забываться со временем, поэтому отчетное общение лучше не затягивать.
Мероприятие проходит хорошо, когда минимум 80% времени подготовки было потрачено на работу в офисе, а 20% — уже непосредственно на реализацию. Верьте в лучшее, готовьтесь ко всему и не давайте внезапным проблемам испортить впечатление от вашей работы.
Кавер: Unsplash