29 Дек 2010, 09:30

Слагаемые успеха при организации VIP-мероприятий

Выступления президента США Барака Обамы в Российской Экономической Школе. Первая пресс-конференция Лакшми Миттала в Украине. Анонсирование в России, Украине, Азербайджане и Казахстане нового дизайна 100-долларовой купюры. В портфолио The PBN Company,

Слагаемые успеха при организации VIP-мероприятий

 

Выступления президента США Барака Обамы в Российской Экономической Школе. Первая пресс-конференция Лакшми Миттала в Украине. Анонсирование в России, Украине, Азербайджане и Казахстане нового дизайна 100-долларовой купюры. В портфолио The PBN Company, специализирующейся на предоставлении услуг в сфере стратегических коммуникаций, PR и GR немало масштабных проектов для клиентов с именем. Эксклюзивно для MMR они  поделились секретами организации событий с большой буквы

 

Театр начинается с вешалки — крылатое выражение, которое мы часто употребляем в лексиконе.  И подразумеваем, что наше впечатление от спектакля во многом определяется уровнем организации: долго ли мы стояли в очереди на входе, сдавали пальто, искали свои места, смогли ли перекусить в антракте, пришлось ли нам после спектакля идти под дождем несколько кварталов до припаркованной машины…Тот же принцип лежит в основе организации любого мероприятия, которое может считаться успешным только тогда, когда все участники — и гости, и принимающая сторона, и выступающие звезды — покидают его с ощущением, что организаторы продумали все, учли пожелания и оправдали ожидания, не упустили ни единой мелочи.

 

Оцените ожидания участников и, учитывая точку зрения каждого присутствующего, убедитесь, что в каждый момент времени ему будет удобно, он сможет выполнить свою задачу, реализовать свои планы — и качественно организованное мероприятие в вашем портфолио.  Попытаюсь выделить несколько ключевых слагаемых успеха.

 

План

Куратор мероприятия должен иметь мастер-план подготовки, разбитый по ключевым направлениям работы, с указанием сроков исполнения и ответственных исполнителей за каждое из них.  При этом имеет смысл разрабатывать его по принципу «обратного отсчета» от даты проведения мероприятия. Тогда можно адекватно оценить и заложить сроки на разработку, изготовление и доставку материалов и визуальных элементов, рассылку приглашений и получение ответов, необходимые согласования и, что самое главное, обеспечить координацию между всеми этими блоками.  Если мероприятие масштабное, у кураторов отдельных блоков должны быть собственные, гораздо более детальные планы. Руководитель всего проекта в любой момент должен иметь полную картину происходящего, видеть слабые места и иметь возможность внести необходимые коррективы.

 

В ходе самого мероприятия на всех ключевых точках должны находиться представители агентства, обеспеченные средствами связи для общения между собой и с куратором проекта.

 

Профессионально составленный план также позволит контролировать затраты на мероприятие и сократить непредвиденные расходы.

 

Контроль

Доверяй, но проверяй. Хороший организатор всегда будет держать под контролем все моменты подготовки мероприятия, какие бы словесные гарантии ни давали ему подчиненные или подрядчики. Вера в то, что, казалось бы, очевидные вещи будут сделаны «по умолчанию», может привести к печальным последствиям. У организатора должно быть понимание того, что, как именно и в какие сроки будет происходить.  Желательно проверять промежуточные результаты, чтобы иметь возможность вовремя внести необходимые правки и уточнения.

 

Все договоренности должны фиксироваться в письменном виде — не нужно, однако, бюрократизировать этот процесс, достаточно отправить сообщение по электронной почте или просто SMS. Это занимает минуты, но часто экономит многие часы работы, тысячи и десятки тысяч евро, долларов, гривен или рублей, миллионы нервных клеток, а порой просто спасает мероприятие.

 

Подрядчики

У любого уважающего себя агентства, занимающегося организацией мероприятий, должна быть база данных качественных подрядчиков — дизайнеров, типографий, поставщиков светозвукового оборудования, переводчиков, курьерских служб, строителей, кейтеринговых служб и прочих сервисных компаний.

 

Скупой платит дважды. Очень часто клиенты или сами организаторы с целью экономии средств выбирают наиболее дешевого подрядчика или делают заказ по минимуму (продуктов питания или напитков, например). Закономерным результатом становится либо откровенно низкое качество (непопадание в корпоративные цвета, плохой звук или свет, голодные гости и пр.), либо значительные дополнительные затраты на исправление ситуации в последний момент.

 

Безопасность

В наше время приоритетными становятся вопросы безопасности.  Согласование списков гостей со службами безопасности, пропуск на мероприятие, наличие оружия у сотрудников служб безопасности VIP-персон, зонирование территории, ограничения на передвижения гостей — все эти вопросы представляют собой отдельный блок при подготовке к мероприятию. Целый ряд неудобств, связанных с требованиями безопасности, неизбежны, и чаще всего гости, включая VIP-персон, с пониманием к этому относятся. Однако задача организаторов — как можно больше минимизировать неудобства.  Каким образом?  Постоянно взаимодействовать с основной службой безопасности на мероприятии, оказывать ей максимальное содействие, стараться понимать и выполнять ее требования, предлагать разумные компромиссы и заранее предупреждать гостей об этих требованиях.

 

 В случае с выступлением президента США Барака Обамы, мы заранее список гостей со всеми возможными данными (адреса, контакты, номера паспортов), что даже превышало требования ФСО и Секретной Службы. В результате накладок с пропуском гостей на охраняемое мероприятие не произошло.

 

Пресса

Пресса — это особая группа гостей на всех мероприятиях со своими задачами, требованиями и ожиданиями. Работа с прессой — еще одна самостоятельная часть подготовки и проведения мероприятия. Речь здесь может идти об отдельных списках и приглашениях, составлении специального графика, особой процедуре допуска, специфических технических требованиях, организации пресс-центра или возможности передачи материала в редакцию и т.д. Организаторы мероприятия должны быть хорошо знакомы с ожиданиями прессы и делать все от них зависящее для того, чтобы работа журналистов сопровождалась минимумом неудобств и ограничений. В конце концов недовольство журналиста вполне может отразиться и на качестве материала!  И конечно, журналисты ни в коем случае не должны чувствовать себя «людьми второго сорта», например, с тоской наблюдать, как другие гости наслаждаются угощением.

 

Другие организаторы

У семи нянек дитя без глазу. Такая опасность возникает практически всегда, когда речь идет о VIP-персонах, имеющих свои службы протокола, безопасности и пресс-службы. Крайне важно обеспечить тесное взаимодействие и координацию с каждой из них. На начальном этапе подготовки следует организовать совместное обсуждение с участием представителей всех или большинства этих служб, чтобы определить пожелания, ожидания и ограничения, которые существуют у каждой из VIP-персон.

 

Учитывая, что презентация «новых долларов» проходила на территории посольства США в Москве, мы заранее встретились с пресс-службой и службой протокола, в письменном виде зафиксировали обязанности сторон и более уже не вмешивались в работу друг друга без острой на то необходимости, лишь время от времени «сверяя часы». Это позволило нам не только избежать накладок, но и существенно сэкономить время всех организаторов мероприятия.

 

План «Б»

«Ожидание неожиданного — признак современного интеллекта», — сказал Оскар Уйальд. Это высказывание как нельзя лучше подходит к нашей теме. Чем крупнее и значимее мероприятие, чем выше уровень гостей и выступающих, тем тщательнее нужно готовиться к неожиданностям, к примеру, опозданию основного гостя, провокационной выходке в зале или отключению электричества. План «Б» необходим!

 

Так, например, из-за автомобильных пробок в Вашингтоне была существенно задержана презентация новой 100-долларовой купюры, которая должна была проходить одновременно в разных странах. Нам пришлось в срочном порядке организовывать фуршет на два часа раньше, чтобы занять 120 с лишним человек, ожидающих начала мероприятия в стенах посольства США. Благодаря договоренности о том, что все необходимое должно быть доставлено заранее, гости отправились на мероприятие в сытом и благодушном настроении. На случай нехватки «провианта» у нас была договоренность с местным кафетерием о срочной доставке дополнительной еды.

 

Это одновременно подтверждает и тот факт, что наличие ответственных подрядчиков является важной слагаемой успеха.

 

И, возвращаясь к аналогии с театром, — все-таки люди в театр идут на спектакль. Поэтому творческий подход к концепции, сценарию и оформлению зала представляет собой вторую половину успеха любого мероприятия. Именно сочетание опыта, организованности и дисциплины с креативом и стремлением создать уникальный продукт является залогом успеха мероприятия.

 

Александр Кравцов, вице-президент The PBN Comp

 

Расскажите друзьям про новость

Новое видео