Засновник компанії Global Events, яка організовує Event Industry Forum, Денис Ринський розповів, навіщо Україні ще одна подія для івенторів, оцінив стан івент-індустрії в Україні та поділився універсальним рецептом ефективної події.

Раніше ви працювали директором стадіону «Арена Львів». Чому вирішили піти в івент-індустрію?   

Я завжди займався організацією подій. Досвід роботи на «Арені» дав мені, окрім великого управлінського досвіду, розуміння роботи з подіями як приймаюча локація. Стала більш зрозумілою позиція івентора, котрий приходить у пошуках залу, яких сервісів потребує і на що розраховує. Сьогодні ми працюємо у Global Events — це команда практикуючих івент-спеціалістів та їх співробітників, це спеціалізована агенція із компетентною експертизою та великими планами. 

Як досвід в управлінні стадіоном допоміг у створенні івенту для івенторів? 

На «Арені» події проводили багато організацій та івент-агенцій. Звісно від усіх контактів з ними я намагався брати краще, аналізував їх роботу. Основне — це системний підхід, відпрацьовані процеси та контроль. Ну, і звісно-ж креатив — без нього будь-яка робота буде схожа на сіре вікно.

Як починався Event Industry Forum, і який шлях йому довелося пройти, перш ніж вирости в масштабний захід з такою кількістю спікерів і відвідувачів? 

Прийшло розуміння того, що ринок потрібно розвивати і розширювати. Для цього потрібно було провести галузеву зустріч з метою навчання, обміну досвідом, знайомства та відпочинку. Подія відбувається після закінчення активного сезону роботи кожного з нас, отож самий час зібратись вдруге у Львові, чудово і корисно провести час. Івентори мають спілкуватись. Тоді, коли галузь буде помітною і публічною, івентів буде більше і наша справа буде розвиватись. Із такими думками наша команда прийнялася до організації форуму. Ми все зробили професійно, були гостинними і відкритими. Люди побачили це і приїхали до Львова. Так у 2018-му ми прийняли понад 800 гостей на Event Industry Forum. 

У чому кардинальна відмінність Event Industry Forum від подібних заходів? 

Насправді основний фідбек від івенторів був у тім, що подібних заходів в Україні не робили. Наскільки мені відомо, інші подієві конференції чи-то номінації збирали меншу кількість учасників. Щодо наповнення, то я не можу порівнювати, оскільки не був присутній. Можу лише зазначити, що відмінність нашого форуму, скоріше за все, у тім, що нас цікавлять знання та популяризація івенту як продукту. Разом із тим форум — самоокупна подія без завдання заробити на цьому.

Які цілі ви ставили перед собою спочатку? Чи вдалось їх досягнути? 

Основна ціль — популяризація івент-діяльності та збільшення кількості подій. Вважаю, що ріст галузі на 22-24% за 2018 рік є тенденцією, яка підтверджує правильність нашої місії. 

На що робите ставки цього року: про що буде контент, хто спікери? 

Основна відмінність EIF2019 — тематичний поділ на зали в залежності від видів і форматів подій: корпоративний сегмент, конвенції, масові заходи, wedding planet та центральні теми для усієї галузі. Я вважаю це більш ефективною формою комунікації з учасниками за так званими «івент-спеціальностями». 

Щодо спікерів, цього року в нас насправді зірковий склад гостей — це практикуючі івент-спеціалісти з 12-ти країн світу, за плечима котрих івенти зі світовим ім'ям, великий досвід та статус персонального бренду у галузі. Наприклад, Salvatore Sagone — організатор премії BEA World, Irfan van Ewijk — засновник фестивалю Tomorrowland, Bruce Redor — європейський спеціаліст з розвитку конференц-індустрії... Загалом це понад 70 спікерів, з якими говоритимемо про тенденції ринку майбутнього: про тендерні процедури, освіту івент-спеціаліста, ідеальні локації для подій, найкращі фестивалі та концерти, продюсування артистів, інновації у подіях, продаж квитків, декорації, персональний бренд івентора, розбиратимемо складні кейси та працюватимемо у хакатонах та про десятки інших речей – одним словом, буде гаряче та надзвичайно душевно!  

Кому must visit Event Industry Forum?  

В івент-індустрії працюють тисячі людей з десятків різних професій: івент-агенції, маркетологи та HR як івент-представники корпоративних організацій, фестивальні та концертні організатори, тікетінг-оператори, технічні компанії, прокатні організації, музиканти, артисти усіх жанрів, фото- та відеоспеціалісти, представники локацій та багато багато інших людей. Суть нашого заходу — познайомити усіх цих фахівців і дати їм цінну інформацію щодо подальшої успішної роботи в івент-індустрії.

Назвіть та розвінчайте три міфи в івент-індустрії, які зустрічаються найчастіше. 

1. Слова про те, що будь-який івент має недопрацювання та факапи та нібито «всього не передбачиш» — неправда. Якщо все ідеально підготувати, розрахувати сили та процеси — вдасться провести ідеальний івент.  

2. Багато молоді думає, що життя івентора складається з нескінченних веселощів, спілкування із зірками та вишуканого кейтерингу. Це помилка, адже за кожною проведеною подією стоїть величезна організаційна праця: розробка концепту, погодження маси документів, підбір та переговори з постачальниками, пошук локації, технічна підготовка та оформлення, сценарії та хронометражі, безсонні ночі, контроль, логістика тощо. Завдання івентора — врахувати всі побажання замовника, скласти всі ресурси в єдину систему та виконати все бездоганно у рамках зазначеного бюджету. Безумовно це яскраве життя, за котрим стоїть тяжка праця.  

3. Фуршет розійдеться до дванадцятої =)) Забудьте! О дванадцятій все тільки починається!)

Слова про те, що будь-який івент має недопрацювання та факапи та нібито «всього не передбачиш» — неправда. Якщо все ідеально підготувати, розрахувати сили та процеси — вдасться провести ідеальний івент.

Які світові тренди в івент-індустрії можете виділити, на які нам в Україні варто звернути увагу? 

Сьогодні прослідковуються світова тенденція зростання ролі івент-маркетингу в житті корпорацій та окремих спільнот людей. На подіях вирішуються ділові питання та відбуваються стратегічні знайомства та переговори, завдяки подіям відбуваються відкриття об’єктів та презентації торгівельних марок, на подіях відпочивають та святкують найважливіші моменти життя. У найближчому майбутньому івент стане найефективнішою формою комунікації для усіх середовищ. Тому вважаю, що за івент-індустрією велике майбутнє. 

Як ви оцінюєте стан івент-індустрії в Україні? Яке майбутнє її чекає і до чого івенторам слід готуватися? 

Зважаючи на те, що для багатьох корпоративних клієнтів івент лише усвідомлюється як необхідна форма комунікації, все ж бачу зростання запитів на корпоративні свята. Замовник хоче оригінальну концепцію та цікаву локацію, дуже активно приймає участь у творчому процесі. 

Що стосується ділових заходів, то останні три роки я би назвав тотальною форумоманією. Конференції, форуми та семінари організовуються на безліч тем: від мотивації і лідерських коуч-практик до вузькоспеціалізованих креативних індустрій чи наукових досліджень. 

Стало прийнятим обов’язково робити урочисте відкриття по факту запуску об’єкту, офісу чи іншої діяльності. Це як перший день народження для бренду. Загалом справа розвивається, це прослідковується у розважальній програмі, високотехнологічній інноваційній техніці на івенті, ретельно підібраному якісному декорі, правильній рекламі та промоції заходів. Думаю, у найближчі роки ця справа буде добре розвиватись. 

У найближчому майбутньому івент стане найефективнішою формою комунікації для усіх середовищ. Тому вважаю, що за івент-індустрією велике майбутнє.

Дайте універсальний рецепт ефективного івенту: з яких інгредієнтів він складається? 

Має бути розроблена унікальна креативна ідея, до деталей прорахований та погоджений бюджет. 

По процесах події має бути підготовлено чек-лист — документ покрокової реалізації заходу, призначені та пробріфовані відповідальні по процесах, проведено репетиції та прогони сценаріїв, виступів або інших елементів програми. 

Це ті речі, які потрібно ретельно підготувати. Тоді є шанс, що вам вдасться уникнути факапів. Окрім цього, дуже важливо, щоби ваші менеджери були налаштовані позитивно та виглядали привітно у будь-яких ситуаціях чи випадках.